Notatki - skrót od memorandum - są prawie takie same jak litery. Główną różnicą między nimi jest to, że litery przekazują informacje osobom spoza organizacji, podczas gdy notatki są zazwyczaj pisane ludziom w środku. Kolejną różnicą między literami i notatkami jest format. List wykorzystuje pozdrowienie ("Szanowna Pani") i zamknięcie ("Z poważaniem"); notatka nie. Notatka zawsze zawiera wiersz tematu. Notatki mogą być formalne lub nieformalne, w zależności od tego, kto je przeczyta.
$config[code] not foundZaplanuj zawartość
Wymień punkty, które powinieneś zrobić w notatce i zapisz informacje potrzebne do wsparcia tych punktów. Dołącz informacje podstawowe potrzebne do nadania tematowi kontekstu.
Zamów informacje. Jeśli temat jest złożony, nieprzyjemny lub kontrowersyjny, kontekst tła prawdopodobnie powinien pójść pierwszy. W przeciwnym razie zacznij od głównej idei.
Sprawdź, czy nie pominąłeś wsparcia lub głównych informacji.
Wideo dnia
Dostarczone przez Sapling Dostarczone przez SaplingZbierz dokumenty pomocnicze potrzebne do odniesienia podczas pisania notatki.
Sformatuj notatkę
Sprawdź, czy Twoja firma ma preferowany format powiadomień za rozmowy. Niektóre firmy mają nawet przygotowane wcześniej formularze memoriałowe. Użyj preferowanego lub wstępnie wydrukowanego formatu, jeśli jest dostępny.
Ustaw marginesy, pozostawiając przynajmniej 1 1/2 cala na górze i na dole oraz 1-calowe miejsce na każdej stronie. Treść notatki powinna być wyśrodkowana na stronie; jeśli notatka jest bardzo krótka, górny i boczny margines powinien zostać zwiększony.
Ustaw styl dokumentu edytora tekstu na format blokowy: wyrównany do lewej, pojedynczy odstęp, z odstępem między akapitami.
Utwórz nagłówek
Wpisz elementy nagłówka, aby rozpocząć notowanie, jeden komponent na pojedynczą linię. Po każdym komponencie powinien pojawić się dwukropek. Na przykład: Data: Do: Od: Temat:
Wypełnij informacje o temacie za pomocą stylu tytułu. Oznacza to, że słowa w temacie powinny być pisane wielką literą, z wyjątkiem artykułów, przyimków i spójników zawierających mniej niż cztery litery, chyba że zaczynają lub kończą tytuł. Określ temat.
Wypełnij wiersze "Data", "Do" i "Od", wyrównując pierwsze słowo każdego z pierwszym słowem wiersza tematu. Data powinna być napisana na przykład w ortograficznym miesiącu - 4 lipca 2020 r. Użyj pełnych nazw dla linii "Do" i "Od".
Utwórz nagłówek na drugiej i kolejnych stronach, jeśli notatka będzie dłuższa niż jedna strona. Jeśli notatka jest skierowana do wielu odbiorców, użyj skróconej formy wiersza tematu, pojedynczego spacji i ponownie podaj datę, a następnie spację i numer strony. Jeśli do jednej osoby, możesz użyć alternatywnego formularza, zawierającego nazwisko czytelnika, numer strony i datę w jednym wierszu, wyrównane do prawej, wyśrodkowane i wyrównane do lewej.
Napisz ciało
Napisz akapit wprowadzający, jeśli czytelnik potrzebuje go do kontekstu. Ten akapit podaje historię, stwierdza problem, który ma zostać rozwiązany w notatce i / lub odświeża pamięć czytelnika na temat poprzednich komunikatów na ten temat.
Podaj główną ideę notatki. To będzie początkowa linia, jeśli nie napisałeś wstępnego akapitu. Tutaj ogłaszasz politykę, rozwiązanie, decyzję, zalecenie, znalezienie lub wydarzenie. Jeśli nie było wprowadzenia, podaj krótki kontekst, na przykład: "Jak mówiliśmy …" lub "Ponieważ w stołówce występują długie wiersze …"
Podaj wszelkie informacje potrzebne do wyjaśnienia, wsparcia lub pełnego przekazania informacji potrzebnych czytelnikowi do zrozumienia tematu.
Dokończyć
Podaj notacje na dole, na przykład "cc:", jeśli wysyłasz kopię notatki innej osobie niż osoba wymieniona w nagłówku.
Edytuj notatkę. Upewnij się, że pisownia i gramatyka są poprawne, powstają pomysły i czytelnik zrozumie, co powinieneś powiedzieć.
Wydrukuj notatkę i zainicjuj ją. Niektóre organizacje chcą inicjałów zapisanych w wierszu "Od" w nagłówku. Inni chcą inicjałów na dole. Sprawdź zasady firmy.
Wskazówka
Bez względu na to, czy piszesz memo do przełożonego lub podwładnego, do kilku osób, czy też informujesz innych o kontrowersyjnych lub niepożądanych tematach, zachowuj ton rzeczowo i formalnie. Pamiętaj, że notatki są zwięzłe, jasne i łatwe do odczytania.
Ostrzeżenie
Pisząc, pamiętaj, że notatki nie są już tymczasową komunikacją, tak jak kiedyś. Treści najprawdopodobniej utrzymają się w nieskończoność, przechowywane w aktach jako zapis działalności firmy i historii. Więc pamiętaj o trwałości.
