Przedsiębiorcy i właściciele małych firm są znani z tego, że nie korzystają z wakacji. Sześćdziesiąt sześć procent właścicieli małych firm ma trudności z robieniem wakacji, wynika z raportu Small Business Index z czerwca 2015 r. Office Depot.
Szkoda, ponieważ relaksujący urlop jest dobry dla Twojej firmy. Wrócisz ze świeżymi pomysłami i nową, pozytywną postawą. To, co wydawało się miażdżącymi problemami lub zawsze obecnymi zmartwieniami, zostało postawione w perspektywie.
$config[code] not foundWasze życie osobiste również skorzysta. Tak wielu właścicieli firm składa wyrzeczenia i godzinami w tygodniu. Wakacje to okazja, aby ponownie połączyć się z małżonkiem i dziećmi.
Sztuczka do bezproblemowego wypoczynku to właściwe planowanie. Postępuj zgodnie z tymi wskazówkami, aby przygotować się na wakacje, a wkrótce wpadniesz do pary klapek:
1. Przydziel zastępcę
Będziesz potrzebował kogoś, kto będzie odpowiedzialny za ciebie, kiedy odejdziesz.
Jeśli masz menedżerów w swojej firmie, oni już znają swoje role. Jeśli masz więcej niż jednego menedżera w swoim zespole i są oni rówieśnikami, może pomóc wyznaczyć jednego z nich jako główną osobę odpowiedzialną, w razie nagłej potrzeby.
Zaakceptuj, że błędy się wydarzą. Upewnij się, że twój zastępca wie, że ma pełne zaufanie.
Ale co, jeśli nie masz menedżerów? To wtedy musisz być bardziej przejrzysty ze swoimi pracownikami. Mogą potrzebować specjalnych instrukcji co do ich autorytetu i zakresu tego rozszerzenia. Upewnij się, że wiedzą, kiedy skontaktować się z Tobą.
2. Wyczyść swój talerz
Nie będziesz lubił myśleć o tym stosie niedokończonych projektów, kiedy kopiesz palce w piasek, z kremem do opalania w jednej ręce i margaritą w drugiej.
Jeśli nie masz personelu, któremu możesz delegować, gdy jesteś na zewnątrz, wyjaśnij, jak usunąć niektóre z tych rzeczy z płyty przed wyjazdem. Po prostu zapisz dodatkową godzinę lub dwie każdego dnia na tydzień lub dwa wcześniej, usuwając te projekty. To o wiele lepsze, niż wyciąganie wszystkiego, zanim wyruszysz na plażę 12 godzin.
Jeśli jesteś prokrastynatorem, zacznij od najłatwiejszego zadania. Dokończ to - a poczucie spełnienia może spowodować, że zostaniesz wystrzelony na tyle, by poradzić sobie z innym projektem. I kolejny.
Projekty dostarczone przed terminem sprawiają, że klienci są zadowoleni. Zadowoleni klienci rzadziej wypełniają skrzynkę pocztową za pomocą wiadomości lub robią błąd telefonicznie, podczas gdy próbujesz rozpakować się w raju.
3. Niech ludzie wiedzą
Powiedz kluczowym osobom, takim jak klienci i inni, którzy są przyzwyczajeni do osobistego kontaktu z Tobą, że Cię nie będzie. Określa oczekiwania. Wiedząc o tym, większość ludzi nie spełni pilnych wymagań tuż przed wyjazdem.
Powiadom je kilka tygodni przed odlotem. Następnie podaj kolejne przypomnienie na kilka dni przed zapakowaniem toreb. Oto przykład "wysyłania wiadomości e-mail z wakacji" do klientów i innych kluczowych osób:
"Tylko krótka notatka, aby przypomnieć, że będę na wakacjach 10-30 sierpnia, ciesząc się słonecznym oceanem w Myrtle Beach. W przypadku jakichkolwiek problemów z produktem lub usługą Joe może Ci pomóc w telefonie / e-mailu. Aby uzyskać cokolwiek innego, proszę skontaktować się z Mary pod moją nieobecność na telefon / email. "
Kolejną korzyścią jest utrzymanie klientów w pętli. Dyskusja na temat twoich planów urlopowych sprawia, że stajesz się bardziej ludzki w ich oczach. Nie jesteś już tylko właścicielem firmy. Ty i inna osoba możecie na przykład znaleźć wspólny interes w nurkowaniu z rurką i lepiej się połączyć.
4. Zaktualizuj swoje wiadomości
Niektórzy lubią tworzyć wiadomości z automatyczną odpowiedzią na swój e-mail. W ten sposób, gdy pojawi się nowy e-mail, nadawca natychmiast otrzyma odpowiedź, że nie ma go w biurze. Po prostu dostosuj komunikat w Tip 3 powyżej.
W przypadku pakietu Microsoft Office 365 skonfiguruj funkcję Automatyczne odpowiedzi. Lub użyj funkcji Reguły i szablony dla wersji komputerowych Outlook.
Wiadomości e-mail w Gmailu i Google Apps mają funkcję odpowiedzi z urzędu, która jest łatwa do skonfigurowania.
Nie zapomnij również o poczcie głosowej. Rozważ pozostawienie nagranej wiadomości ostrzegającej ludzi o tym, że jesteś poza domem i będą powracać wiadomości wolniej niż zwykle. Oto przykładowa wakacyjna wiadomość poczty głosowej:
"Cześć, to jest ja. Dziękuję za telefon! Jestem poza biurem do daty. Jeśli masz pilną sprawę, zadzwoń do Bretanii pod numer numer. Chętnie Ci pomoże. W przeciwnym razie zostaw wiadomość, a wrócę do ciebie po powrocie. "
Ważne: umieść przypomnienie w swoim kalendarzu, aby zamienić te wiadomości, gdy tylko wrócisz. Nie bądź osobą, która jeszcze kilka tygodni później ma tę starą wakacyjną wiadomość poczty głosowej.
5. Zaplanuj problemy
Nie zakładaj automatycznie, że wszystko pójdzie nie tak podczas twojej nieobecności - nie będzie! Ale kiedy szykujesz się na wakacje, spróbuj przewidzieć potencjalne scenariusze, które mogą wybuchnąć.
Pokaż swój zespół. Wyjaśnij, co zrobiłbyś w każdej sytuacji.
Zapewnij ich, że możesz się z tobą skontaktować, jeśli uważają, że sytuacja jest poza nimi.Lepiej przerwać wakacje na godzinę, niż spędzić kilka dni na naprawie katastrofy po powrocie.
6. Określ numery alarmowe
Sporządź listę dwóch rodzajów numerów alarmowych, aby przekazać kluczowym pracownikom.
Pierwszy zestaw numerów alarmowych to twoje własne, dla pracowników, którzy mogą potrzebować się z tobą skontaktować.
Numer telefonu komórkowego jest najlepszy. Podaj także zastępcę, na wypadek gdyby twój był wyłączony lub bateria nie działa - być może telefon komórkowy współmałżonka.
Określ, czy chcesz SMS-y lub połączenia. Krótka wymiana wiadomości tekstowych może być mniej inwazyjna niż połączenie głosowe, ale bardziej bezpośrednie niż poczta elektroniczna.
Następnie na liście kontaktów alarmowych wyznacz ludzi, którzy mogą być w stanie odpowiedzieć na pytania podczas twojej nieobecności. Ta lista może obejmować Twojego agenta ds. Ubezpieczeń biznesowych, prawnika lub konsultanta IT.
7. Procedury zapisu
Przejdź przez ważne procedury biznesowe, które będziesz delegował w czasie swojej nieobecności. Na przykład ktoś inny niż ty może być zmuszony do otwarcia sklepu rano lub zamknięcia biura w nocy. Typowe procedury, które wyzwalają ludzi obejmują:
- ustawienie alarmu bezpieczeństwa lub wyłączenie go na wypadek, gdyby zostało przypadkowo uruchomione,
- prowadzenie transakcji kartą kredytową,
- przetwarzanie listy płac,
- ponowne uruchamianie serwerów,
- logowanie się jako administrator do kluczowych systemów oprogramowania, lub
- cokolwiek osoba nie jest przyzwyczajona do obsługi.
Poproś pracownika, aby wykonał kilka procedur przed wyjazdem.
Zawsze zapisuj procedury jako kopię zapasową. (Pamięć jest trudna.)
Szybki film z twoimi kluczowymi procedurami może być jeszcze lepszy. Poproś pracownika, aby użył telefonu komórkowego do jego nagrania, aby mógł być wygodnym przypomnieniem.
8. Zapłać swoje rachunki
Niezapłacone rachunki mają sposób na dokuczanie i niepokojenie w naszych umysłach. Kto tego potrzebuje?
Zostaw na wakacje z czystym kontem zobowiązań. Płać faktury, wyciągi z kart kredytowych i rachunki, które będą należne, gdy odejdziesz. Upewnij się, że lista płac jest przygotowana do przetwarzania, gdy Ty też nie masz pracy.
9. Wyczyść swój kalendarz
To może wydawać się oczywiste, ale problem powstaje, gdy ludzie próbują przejść przez pamięć. Lub zapominają o powtarzających się telekonferencjach i stałych spotkaniach, które nie pojawiają się w kalendarzu.
Właściwie sprawdź swój kalendarz - zanim odejdziesz. I poświęć chwilę, aby świadomie pomyśleć o tych stałych spotkaniach i rozmowach, abyś mógł powiedzieć ludziom, by nie oczekiwali ciebie.
10. Nie bądź dostępny (dużo)
Oprzyj się pokusie podjęcia pracy z tobą. Jeśli jesteś przyklejony do laptopa lub telefonu, nie tylko zepsuje to Twój czas, ale także czas Twojej rodziny. Wyobraź sobie zrzędliwe twarze swojej rodziny, kiedy siedzą i czekają, aż wysiądziesz z telefonu, aby wszyscy mogli iść na wędrówkę.
Mimo to większość właścicieli firm chce pozostać w kontakcie. Po prostu nie chcą angażować się tak bardzo, że przestaje czuć się jak wakacje. Siedemdziesiąt sześć procent właścicieli firm sprawdza telefony i pocztę e-mail na wakacjach, wynika z badania przeprowadzonego przez firmę Office Depot Small Business Index.
Jeśli musisz pozostać w kontakcie z firmą, ogranicz ją do określonego przedziału czasowego każdego dnia. Możesz na przykład odłożyć na pół godziny każdego ranka o godz. 9:00, aby wysyłać wiadomości, które nie mogą czekać lub odprawić się z personelem. Gdy minie 30 minut, pozwól sobie na zabawę z czystym sumieniem.
11. Pack Light Tech
Na szczęście technologia sprawiła, że zdalne pozostawanie w kontakcie jest łatwiejsze niż kiedykolwiek. Dla tych, którzy nie mają personelu, ale nadal muszą wykonywać kilka krytycznych zadań podczas wakacji, urządzenia mobilne są darem niebios.
Tablet lub nawet smartfon może zastąpić laptopa podczas podróży. Poświęć trochę czasu, aby pobrać kilka kluczowych aplikacji mobilnych z wyprzedzeniem, jeśli zajdzie taka potrzeba. Dobra aplikacja może przyspieszyć i ułatwić dokonywanie transakcji mobilnych.
Dostęp do dokumentów przechowywanych w chmurze można uzyskać ze smartfona lub tabletu. Jeśli nie używasz chmury, poświęć kilka minut, zanim wyjdziesz, aby przenieść najważniejsze pliki na dysk twardy.
12. Udostępnij wspomnienia
Pamiętaj: trochę R i R może przynieść pewien zwrot z inwestycji (zwrot z inwestycji).
Po powrocie podziel się wspomnieniami ze swoim zespołem na kilka minut. Nie nudzić ich ani nie sprawiać im przykrości, że byliście na wakacjach, a nie byli - ale aby odsłonić swoją ludzką stronę. Wzmacnia relacje z pracownikami.
Miłym akcentem jest przynieść coś niedrogiego dla członków zespołu, jeśli jest to praktyczne. Pudełka z toffi ze słoną wodą, t-shirty lub kubki do kawy pokazują, że myślisz o swojej drużynie i zależy ci na tym.
Wskazówka bonusowa: Unikaj mediów społecznościowych "Dead Giveaway"
Dobrze jest pozwolić "prawie" wszystkim wiedzieć, że wyjeżdżasz na wakacje. Ale dziś jest duży wyjątek: serwisy społecznościowe. Oto kilka wskazówek dla świadomych bezpieczeństwa:
- Oprzyj się pokusie, aby powiedzieć wszystkim na Facebooku, że odejdziesz na dwa tygodnie. Nie chcesz ryzykować, że ktoś może włamać się do twojego domu - lub do twojego miejsca prowadzenia działalności, jeśli nie masz regularnego personelu - podczas twojej nieobecności. Włamywacze są znani z monitorowania witryn takich jak Facebook.
- Nie używaj "aplikacji do zameldowania", takich jak Foursquare, które pokazują Cię na lotnisku lub jadą kolację w odległym miejscu.
- Unikaj przesyłania zabawnych zdjęć rodzinnych z odległego miejsca na Instagram lub Twitter, gdy jesteś daleko. Zapisz te zdjęcia i malownicze opisy tej doskonałej plaży na Maui aż do powrotu. Zdjęcia i wspomnienia pozostaną. Twoi współpracownicy, klienci, znajomi i dalsza rodzina z chęcią usłyszą o twoich przygodach tak samo, jak bezpiecznie wrócisz do domu.
Wakacje Zdjęcie przez Shutterstock
Więcej w: motywacyjne 2 Komentarze ▼
