Obowiązki sekretarza zazwyczaj obejmują organizację podróży dla jej szefa i / lub innych pracowników. Ponieważ sekretarki są zazwyczaj odpowiedzialne za przestrzeganie harmonogramu dla zapracowanych dyrektorów, zajmują się również planami podróży i zapewniają, że są one załatwiane, w tym rezerwacje hoteli i wynajem samochodów.
Planowanie przygotowania podróży
Gdy sekretarka odkryje, że jej szef musi podróżować w interesach, musi poznać dokładne daty przewidywanej podróży. Jeśli jesteś odpowiedzialny za organizowanie podróży dla wszystkich osób w twoim dziale lub biurze, musisz ustalić, czy inni członkowie personelu podróżują w tym samym czasie. W zależności od firmy, dla której pracujesz, możesz określić budżet na koszty podróży lub skontaktować się z działem księgowości, aby sprawdzić, czy pieniądze są w budżecie na podróże. Musisz dowiedzieć się, jakie hotele znajdują się w okolicy, gdzie Twój szef będzie podróżował, czy ma jakieś preferencje, a także uzyskać koszty i dostępność pokoi.
$config[code] not foundDokonywanie uzgodnień dotyczących podróży
Teraz, gdy potwierdziłeś dni i liczbę osób podróżujących, musisz dokonać rzeczywistych ustaleń dotyczących podróży. Obowiązki sekretarza mogą polegać na przejściu do trybu online i dokonaniu rezerwacji osobiście lub skontaktowaniu się z biurem podróży z wszystkimi szczegółami. Większe firmy mogą mieć wydział podróży, w którym sekretarz musi jedynie zaproponować plan podróży, a personel podróży jest odpowiedzialny za wykonanie wszystkich uzgodnień. Twoja odpowiedzialność będzie obejmować również sprawdzenie potwierdzenia ustaleń i upewnienie się, że są one poprawne. Musisz wiedzieć, czy twój szef ma jakieś preferencje dotyczące miejsca siedzącego w samolocie, ile sztuk bagażu zostanie zabranych i czy trzeba je sprawdzić. Spotkanie lub konferencja, w której uczestniczy twój szef, może wymagać rezerwacji miejsca i prawdopodobnie będziesz odpowiedzialny za wysłanie RSVP w jej imieniu.
Uzupełnienie aranżacji
Inną częścią przygotowywania podróży jest dbanie o potrzeby podróżowania dla swojego szefa, gdy ona jest nieobecna. Musisz wiedzieć, czy Twój szef potrzebuje transportu na lotnisko, czy też zostanie mu zwrócona opłata za parkowanie jej samochodu na lotnisku. Powinieneś dostarczyć wydrukowaną kopię planu podróży, aby twój szef użył jej, gdy dotrze do miejsca docelowego, aby znała jej dzienny rozkład dnia i zawierała adresy hotelu oraz lokalizację spotkania lub konferencji. Możesz zarezerwować wypożyczony samochód z wyprzedzeniem, który będzie dostępny po jej przyjeździe lub zorganizować transfer hotelowy, aby zabrać ją do hotelu. Obowiązki sekretarza w zakresie organizacji podróży obejmują zapewnienie, że każdy aspekt podróży jest objęty.
