Najwyżsi dyrektorzy, tacy jak CEO, wiceprezesi i menedżerowie operacyjni, obsługują swoje organizacje przy pomocy wsparcia administracyjnego wykonawczego. Często nazywani są sekretarzami wykonawczymi, administratorami wykonawczymi lub asystentami wykonawczymi, specjaliści zajmują się potrzebami informacyjnymi i szczegółami administracyjnymi swoich szefów. Dzięki kontaktowi z najważniejszymi pracownikami organizacji mogą wykonywać wiele zadań na wyższym poziomie, takich jak uczęszczanie na ważne spotkania i prowadzenie ważnych badań.
$config[code] not foundUmiejętności
Ponieważ zajmują się menedżerami, menedżerami, personelem technicznym i urzędnikami na wszystkich szczeblach organizacji, a także klientami, administratorzy wykonawczy potrzebują doskonałych umiejętności interpersonalnych. Muszą uważnie słuchać instrukcji od swoich szefów, wyjaśniać informacje werbalnie podwładnym i pisać raporty, które rozumieją generalni pracownicy. Ich spostrzegawczość społeczna pomaga im uzyskać informacje od ludzi i zmotywować innych do działania. Potrzebne są dobre umiejętności organizacyjne i czasowe, ponieważ żonglują wieloma zadaniami jednocześnie i mogą pracować dla więcej niż jednego wykonawcy. Administratorzy wykonawczy muszą posiadać skuteczne umiejętności obsługi komputera w zakresie korzystania z oprogramowania do efektywnego przetwarzania, organizowania i prezentacji danych.
Obowiązki
Administratorzy wykonawczy pełnią funkcję strażników dla swoich kierowników, przeglądając ich połączenia telefoniczne i listy oraz przyjmując wiadomości. Odwiedzający firmę muszą przejść przez nie, aby mogli zdecydować, czy zezwolić na dostęp do kluczowych menedżerów. Organizują również podróże, planują spotkania i uczestniczą w nich w nagrywaniu minut i kompilują dane, o które prosi ich szef. Sprawdzają i piszą korespondencję oraz inne dokumenty biznesowe kierowników, a także rozpowszechniają notatki lub inne pisemne komunikaty. W ramach swojej wiedzy mogą oni obsługiwać tak różnorodne urządzenia biurowe, jak komputery, kopiarki, faksy i systemy telefoniczne.
Wideo dnia
Dostarczone przez Sapling Dostarczone przez SaplingNadzór
W dużych organizacjach administratorzy wykonawczy mogą być odpowiedzialni za inne sekretarki, asystentów i urzędników, dzięki czemu mogą dodawać zadania związane z zarządzaniem do opisu stanowiska. Publikują opisy stanowisk pracy, a następnie rozmawiają i sprawdzają kwalifikacje kandydatów. Następnie zatrudniają, szkolą i motywują podległych administratorów. Przydzielają również zadania i harmonogramy, przydzielają powierzchnię biurową i zasoby oraz monitorują postęp i jakość pracy. Administratorzy wykonawczy mogą być również odpowiedzialni za podwyżki i awanse - a także zwolnienie - z podwładnych.
Kwalifikacje
O * NET OnLine pokazuje, że 41 procent administratorów wykonawczych ma kilka post-drugich klas, ale bez żadnego stopnia, 28 procent ma dyplom ukończenia szkoły średniej lub GED, a 26 procent ma stopień naukowy. Niektórzy administratorzy rozpoczynają pracę na niższych stanowiskach urzędniczych, ale dzięki doświadczeniu i dodatkowym szkoleniom stają na stanowiskach o rosnącej odpowiedzialności, dopóki nie osiągną szczebla kierowniczego. Powiązane tytuły dla asystentów wykonawczych trwają dwa lata i są dostępne w szkołach biznesowych i uczelniach lokalnych. Kilku sekretarzy wykonawczych idzie na studia licencjackie z administracji biznesu na uniwersytetach, co zajmuje cztery lata. Dobrowolna certyfikacja jest dostępna od organizacji krajowych, co może zwiększyć możliwości zatrudnienia.
