Zorganizowany umysł tworzy zorganizowany dorobek w każdym przedsięwzięciu, w którym się angażuje. Dobrze zorganizowany biznes oznacza zorganizowany umysł, który uruchamia program, a to rodzaj biznesu, który osiąga cele.
Łatwo jest utrzymać porządek w przestrzeni fizycznej, ale pod względem finansowego sukcesu liczy się to, co jest w środku. W szczególności pliki i foldery komputera. Bez zorganizowanego komputera nieskazitelne biuro nie jest warte wzgórza fasoli.
$config[code] not foundJakie pliki i foldery na zorganizowanym komputerze wyglądają
Zorganizowany komputer zawiera pliki i foldery o nazwie i rozmieszczone, aby użytkownicy mogli łatwo znaleźć to, czego szukają. Większość ludzi ma tę intencję podczas zapisywania plików i tworzenia folderów, ale nie trwa to długo.
Wszystko za szybko, komputery stają się zaśmiecone, przepełnienie folderów pobierania i cofnięte pliki instalacyjne pochłaniają dużą część dysków twardych. Nowe foldery są tworzone, gdy nie można znaleźć istniejących, a pliki są nazwane, co wydaje się wygodne w danym momencie. To nie działa, gdy musisz przynieść określone pliki na spotkanie lub gdy masz zespół pracowników, którzy potrzebują dostępu do plików na twoim serwerze. Nazywanie plików pierwszą rzeczą, która przychodzi ci na myśl, tworzysz dezorganizację.
Porządkowanie plików komputerowych rozpoczyna się od zamówienia
Organizacja plików zaczyna się od konwencji nazewnictwa. Konwencja nazewnictwa to predefiniowany szablon lub struktura nazw plików. Na przykład, jeśli regularnie tworzysz dokumenty Microsoft Word, możesz zapisać je z nazwą pliku rozpoczynającą się datą utworzenia. Jeśli twoje dokumenty zawierają informacje skompilowane z różnych zdarzeń, możesz zapisać swoje pliki jako " data + nazwa zdarzenia + opis dokumentu. "Pozwala to na pogrupowanie twoich plików według daty i zdarzenia w folderze.
Dzięki konwencji nazewnictwa, gdy patrzysz na listę nazw plików, rozpoznasz je natychmiast i będziesz w stanie znaleźć to, czego potrzebujesz. Korzystanie z konwencji nazewnictwa robi różnicę na świecie, co widać w przykładach opublikowanych przez RevEngine Marketing.
Każda konwencja nazewnictwa powinna być oparta na tym, jak najprawdopodobniej będziesz szukać plików i folderów później. Wśród opisów kilku pomocnych narzędzi organizacji Setapp zwraca uwagę na ważną kwestię: dobra nazwa pliku pozwala poznać zawartość pliku bez jego otwierania. Jeśli jest już za późno i masz spore pliki spiętrzone różnymi nazwami, potrzebujesz tylko kilku minut, by wymyślić konwencję nazewnictwa i masową aplikację do zmiany nazwy, aby wykonać pracę.
Zanim zaczniesz zmieniać nazwy plików i folderów, wymyśl konwencję nazewnictwa. Konwencja nazewnicza powinna zawierać ważne informacje w nazwie pliku, takie jak:
- Data utworzenia pliku. W przypadku plików marketingowych działa to dobrze. Na przykład, powiedz, że tworzysz swoje biuletyny e-mailowe w dokumentach programu Word, zanim zostaną wysłane i utworzysz wiele wersji. Będziesz chciał zapisać każdą nową wersję roboczą wraz z datą jej utworzenia. W ten sposób, jeśli zdecydujesz, że chcesz wrócić do wersji roboczej utworzonej wczoraj, możesz.
- Data reprezentowania zawartości pliku. Na przykład, jeśli zbierasz dane o zdarzeniach historycznych, które zostaną wprowadzone na osi czasu, możesz użyć daty historycznego wydarzenia w nazwie pliku. Po wyświetleniu tych plików w folderze będą one alfanumerycznie uporządkowane według daty, dzięki czemu łatwiej będzie wyodrębnić zawartość w porządku chronologicznym.
- Lokalizacja, z której pochodzą Twoje treści. Jeśli zbierzesz informacje podczas uczestnictwa w wydarzeniach sieciowych, dodanie lokalizacji w nazwie pliku pomoże ci uzyskać dostęp do właściwych informacji w późniejszym czasie. Może pojawić się nagła potrzeba i trzeba uzyskać dostęp do pliku zawierającego informacje z zeszłorocznego Digital Hollywood, ale jeśli w nazwie pliku nie umieścisz "Digital Hollywood" lub "DH", będziesz musiał otworzyć dokumenty, aby je znaleźć.
- Konkretne alternatywne daty. Zamiast używać pełnej daty, np. "08-12-2015", możesz odwoływać się do kwartałów w nazwie pliku. Na przykład "2015-Q3" oznaczałby trzeci kwartał 2015 roku. Jeśli potrzebujesz informacji referencyjnych z trzeciego kwartału każdego roku, twoje nazwy plików powinny być uporządkowane według kwartałów. W przeciwnym razie musisz wykonać matematykę, aby przetłumaczyć konkretne daty na kwartały, zanim wiesz, że masz właściwy plik.
Potrzebujesz intuicyjnych konwencji nazewnictwa
Pliki zapisane bez konwencji nazewnictwa są trudne do znalezienia. Jeśli Ty lub ktokolwiek z Twojej firmy ma problemy ze znalezieniem plików, nie jest za późno na stworzenie i wdrożenie konwencji nazewnictwa.
Zdjęcie za pośrednictwem Shutterstock
1
