Etykieta biznesowa do podpisywania dokumentów i listów rozwija się wraz z postępem technologicznym, ale niektóre kwestie wciąż wymagają tradycyjnych metod wskazywania, że napisałeś lub akceptujesz dokument i jego zawartość. Najlepsze praktyki i właściwa etykieta podpisów to nie tylko wiedza o tym, kiedy podpisać, ale także o tym, jak podpisać dokument.
Podpis jako dowód
Umieszczenie twojego Johna Hancocka w dokumencie może być dla notatki, którą faktycznie zapisałeś w umowie z dokumentem i wszystkim, co zawiera, w tym umowami. Oprócz dodawania podpisu do dokumentu, umieszczenie inicjałów w obszarach, w których dokonujesz zmian, oznacza, że akceptujesz zmiany, nawet jeśli są one pisane odręcznie jako poprawka do formalnej umowy.
$config[code] not foundPodpisywanie kogoś innego
W przypadkach, gdy autor dokumentu nie może go podpisać, właściwa etykieta biznesowa sugeruje, że osoba, która przygotowała dokument lub inna upoważniona strona, może podpisać się w imieniu autora. Na przykład asystent administracyjny, który przepisuje list, który jej szef chce natychmiast rozdać, może podpisać nazwisko swojego szefa, jeśli jej szef nie jest w biurze, aby umieścić swój prawdziwy podpis na liście. W tym przypadku, jeśli asystent ma na imię Mary Smith, a nazwisko szefa to Jane Doe, właściwym sposobem podpisania dokumentu przez Mary jest: "Jane Doe / signed ms" lub prosta, "Jane Doe / by ms", która oznacza, że Maryja podpisuje się pod nieobecność Jane.
Wideo dnia
Dostarczone przez Sapling Dostarczone przez SaplingGdy wymagane są mokre sygnatury
Technologia daje nam możliwość podpisywania dokumentów bez wkładania długopisu na papier. Kiedy podpisujesz dokument atramentem, jest on nazywany "mokrym" podpisem. Wiele oficjalnych dokumentów, takich jak umowy federalne, osobiste zaświadczenia lub dokumenty, które podpisuje notariusz, wymaga podpisu na mokro. W przypadkach, w których notariusz umieszcza swój podpis i pieczęć, oznacza to, że osoba podpisująca dokument jest tym, za kogo się podaje - podpis notariusza nie świadczy o prawdziwości treści dokumentu ani o tym, czy podpisujący prawidłowo podpisał dokument.
Podpisy elektroniczne
Elektroniczne i cyfrowe podpisy oszczędzają czas i pieniądze. Dzięki tym opcjom nie trzeba przesyłać papierowych kopii tam iz powrotem, przesyłając dokumenty pocztą e-mail, a nie pocztą w Stanach Zjednoczonych lub telefaksie z lat 90. XX wieku. Kilku dostawców udostępnia metody dołączania podpisu elektronicznego lub cyfrowego do dokumentu; jednak najlepiej jest zapytać, czy ten rodzaj podpisu jest akceptowalny, zanim podejmiesz problem z jego wytworzeniem, tylko po to, aby odkryć, że musisz podpisać dokument piórem atramentowym.
To osobiste
Zawsze podpisuj list w tuszu, jeśli piszesz list gratulacyjny do kolegi lub przepisujesz pochwałę jednemu z twoich pracowników. Podpis cyfrowy po prostu nie jest taki sam, gdy twoim celem jest przekazanie uznania dla kogoś, kto wykonuje dobrą robotę lub wyraża swoje osobiste myśli. Wiele osób umieszcza wyższą wartość na ręcznie podpisanym liście, ponieważ pokazuje, że pisarka zrobiła dodatkowy krok, aby rozszerzyć swoje osobiste życzenia.
