W wielu firmach dział zasobów ludzkich obsługuje wszystkie zapisy personalne każdego pracownika, przeszłego i obecnego. Te zapisy były tradycyjnie przechowywane na papierze, tworząc problemy z przechowywaniem, możliwością lokalizowania rekordów i długowieczności. Przejście do skomputeryzowanego systemu personelu może pomóc rozwiązać niektóre z tych problemów.
Przestrzeń
Prowadzenie dokumentacji papierowej zajmuje dużo miejsca. Im więcej pracowników posiada firma, tym więcej miejsca potrzebuje na przechowywanie wszystkich rekordów, zwłaszcza jeśli firma prowadzi ewidencję dla byłych pracowników. Skomputeryzowany system pozwala firmie przesyłać papierowe dokumenty do postaci cyfrowej, która zajmuje tylko miejsce na komputer. Większość komputerów ma dużo miejsca na dysku twardym do przechowywania wszystkich wymaganych rekordów pracowników. Następnie firma może swobodnie wykorzystywać dawne miejsce do przechowywania dokumentacji papierowej do innego biura lub innego rodzaju magazynu.
$config[code] not foundDostępność
Rejestry papieru, bez względu na to, jak dobrze są składane, mogą zająć kilka minut, aby wyszukać poszczególne informacje. Musisz znaleźć plik dla właściwego pracownika, który jest zwykle łatwy, o ile pliki są przechowywane w dobrym porządku alfabetycznym, ale może wciąż wymagać czasu w zależności od tego, ile szafek na dokumenty musisz przejść, aby się do niego dostać. Następnie musisz zlokalizować konkretny dokument, którego potrzebujesz, co może trochę potrwać, zwłaszcza jeśli plik pracownika jest gruby. Jednakże, jeśli system kadrowy jest przechowywany na komputerze, znalezienie informacji, których szukasz za pomocą funkcji wyszukiwania komputera, zajmuje kilka sekund. Pracodawcy mogą wyświetlać pliki z wielu komputerów, a nawet biur zlokalizowanych w wielu miastach.
Wideo dnia
Dostarczone przez Sapling Dostarczone przez SaplingCzas
Oprócz oszczędności czasu podczas wyszukiwania określonych dokumentów w plikach papierowych, pracodawcy mogą zaoszczędzić czas w inny sposób. Jeśli pracodawca wymaga czyjegoś pliku papierowego z powodu działań dyscyplinarnych lub przeglądu wydajności, będzie musiała poczekać, aż ktoś zlokalizuje plik i dostarczy go. Kiedy system jest skomputeryzowany, może po prostu wyszukać informacje na swoim komputerze bez konieczności oczekiwania. Złożenie dokumentów również odbywa się szybciej, co oszczędza czas na wypełnianie dokumentów.
Statystyka
Pracodawcy czasami polegają na statystykach, aby ocenić swoich pracowników i potrzeby firmy. Kiedy zapisy personalne są skomputeryzowane, pracodawca może poinstruować komputer, aby zebrał określone statystyki, takie jak poziomy produkcji, nieobecności lub wskaźniki rotacji, aby znaleźć sposoby na ulepszenie firmy. Te statystyki mogą dostarczyć pracodawcy wielu ważnych informacji. Jeśli wyższe kierownictwo żąda tych statystyk, komputer ułatwia kompilację informacji i może szybko utworzyć wykres, aby lepiej zilustrować statystyki.
Trendy
Niektórzy pracownicy wykazują tendencje w swoich nawykach pracy, które mogą wskazać pracodawcy na potencjalne problemy. Na przykład pracownik może mieć nawyk wywoływania choroby raz na kilka tygodni w tym samym dniu tygodnia. Niektórzy pracownicy wybierają poniedziałek lub piątek, aby przedłużyć weekend, podczas gdy inni wybierają bardziej dyskretną trasę, wykorzystując dzień w środku tygodnia. Skomputeryzowany system personelu może pomóc pracodawcy zidentyfikować takie tendencje łatwiej niż poleganie na papierowych zapisach i pamięci.
