Dzięki wszystkim dostępnym metodom komunikacji możesz pomyśleć, że Twoi pracownicy nie będą wymagać przeszkolenia w komunikacji między sobą. Prawda jest taka, że różnorodność opcji często utrudnia wybór właściwej ścieżki. Ustalenie kilku zasad i najlepszych praktyk zapewnia, że pracownicy dokonują właściwych wyborów, gdy wiele biur jest zaangażowanych w dialog. Kiedy masz jasne protokoły, występuje mniej konfliktów i nieporozumień.
$config[code] not foundTworzenie zasad i procedur
Redagowanie, pisanie, poprawianie i publikowanie zasad i procedur formalizuje podstawowe interakcje zachodzące w Twojej firmie. Jeśli nie poświęcisz czasu na rozważenie tych sytuacji, naruszenia bezpieczeństwa i obawy o prywatność mogą spowodować utratę twoich operacji. Należy określić standardy dotyczące zbierania, przetwarzania, przekazywania i wykorzystywania informacji między biurami, korzystania z poczty elektronicznej, specjalnych kopert dla poczty i innych innych przyspieszonych metod. Zadbaj o ochronę danych osobowych i klientów oraz upewnij się, że jesteś w zgodzie z prawem. Na przykład przeszkoleni pracownicy mogą wykrywać podejrzane e-maile przedstawiające phishing lub inne oszukańcze działania w Internecie.
Opracowywanie szablonów
Szkolenie pracowników w komunikacji między urzędami powinno obejmować sposób korzystania z szablonów wiadomości e-mail, biuletynów, prezentacji i innych informacji biurowych. Tworząc standardowy format wymuszasz użycie logo firmy, czcionek i kolorów. Publikowanie ich na firmowej stronie intranetowej sprawia, że są łatwo dostępne dla wszystkich pracowników. Szkolenie obejmuje opisanie celu szablonu, jak go dostosować i używać.
Prowadzenie ćwiczeń z odgrywaniem ról
Nieefektywna komunikacja między urzędami występuje wtedy, gdy ludzie nie wyrażają się jasno, słuchają uważnie i szanują się nawzajem. Prowadząc ćwiczenia budowania zespołu, zapewniasz swoim pracownikom możliwość ćwiczenia komunikacji w środowisku, w którym nie ma zagrożenia. Na przykład podziel grupę pracowników z różnych lokalizacji na pary. Poproś uczestników, aby pomyśleli o trudnej rozmowie, takiej jak wypowiedzenie pracownika. Jedna osoba pełni rolę menedżera, a druga osoba pełni rolę pracownika. Po pięciu minutach dostarczania wiadomości poproś uczestników o przedyskutowanie rozmowy i to, co zadziałało lub nie pomogło w procesie. Nie możemy uniknąć nieporozumień i negocjacji w miejscu pracy. Jednak ucząc się, jak odszyfrować wzorce, które nie przyczyniają się do rozwiązania, możemy rozmawiać bez obrony, słuchać prawdziwego znaczenia tego, co zostało powiedziane, zachować spokój pomimo oskarżeń i gniewu, i skupić się na produktywnym rozwiązywaniu problemów.
Nagradzanie i rozpoznawanie dobrych komunikatorów
Po ustaleniu wzorców skutecznej komunikacji, utrwalaj ten trend, nagradzając i rozpoznając osoby, które rozpraszają konflikt i współpracują. Możesz na przykład nagradzać graczy zespołowych, którzy w odpowiedzialny sposób wykorzystują media społecznościowe do promowania produktów firmy, rozdając małe dowody uznania, takie jak karty podarunkowe, bilety do kina lub kupony. Możesz również publicznie podziękować pracownikom za ich zdolność do informowania ludzi na spotkaniach firm, wydarzeniach i ceremoniach. Na przykład podaj certyfikat osiągnięcia najlepszego biuletynu rozpowszechnianego w Twojej firmie.
