Dzięki nowoczesnej technologii wiele biur jest prawie całkowicie pozbawionych papieru. Ważne dokumenty są tworzone, podpisywane i wysyłane wyłącznie online i przechowywane dla łatwego dostępu dla wszystkich stron. Chociaż wygodnie jest mieć wszystkie dokumenty biznesowe w formie cyfrowej, możesz nie chcieć jeszcze pozbyć się swojej drukarki. Poprosiliśmy panel ekspertów z Young Entrepreneur Council o:
$config[code] not found"Teraz mnóstwo pracy dzieje się online, a wiele dokumentów nigdy nie jest drukowanych. Mimo to są sytuacje, w których wymagany jest wydruk. Jaki jest jeden dokument, zawsze powinieneś mieć fizyczną kopię i dlaczego? "
Dokumenty biznesowe należy zawsze drukować
Oto, co członkowie społeczności YEC mieli do powiedzenia:
1. Twoje wartości firmy
"Posiadanie przedmiotów wydrukowanych na papierze zawsze czyni je bardziej realnymi. Możliwość dotykania, dotykania, komentowania, a nawet wyrzucania sprawia, że są bardziej prawdziwe. Osobiście lubię, gdy twoje wartości firmy drukowane i siedząc na biurku lub zawieszone na ścianie, służyć jako stałe przypomnienie tego, co jesteś (i nie są). "~ Corey Eulas, Factorial Digital
2. Umowy
"Jedynym rodzajem dokumentu, który moim zdaniem powinien zawsze być wydrukowany i przechowywany online, jest jakakolwiek umowa. Są to ważne negocjacje i dokumenty prawne, a ty nigdy nie wiesz, kiedy musisz wrócić i odnieść się do niego. "~ Jacqueline Marrano, Marrano Solutions, LLC.
3. Licencje, zezwolenia i dokumenty "Podniesiona pieczęć"
"Powinieneś zachować papierowe kopie licencji biznesowych i pozwoleń, ponieważ często wymagają tego przepisy. Ponadto należy przechowywać i umieszczać w bezpiecznym miejscu fizyczne dokumenty zawierające oryginał lub pieczęć. Powielanie przedmiotów z pieczęciami nie będzie poprawnie wyświetlane w formie cyfrowej i nie będzie uważane za oryginalne przez wiele podmiotów. "~ Blair Thomas, eMerchantBroker
4. Plany awaryjne
"Ważne jest, aby zachować fizyczną kopię wszelkich informacji lub procedur, które będą potrzebne w sytuacjach awaryjnych, uniemożliwiających dostęp do komputera. Może to obejmować dane kontaktowe w nagłych wypadkach, procedury bezpieczeństwa przeciwpożarowego, procedury ewakuacji biura i plany ciągłości działania. "~ Roger Lee, Human Interest
5. Twoje cele
"Nie używam już długopisu i papieru. Wszystko jest przechowywane na moim komputerze lub urządzeniu mobilnym. Wierzę również w bycie zielonym i ograniczanie papieru. Ale gdybym wydrukował jakikolwiek kawałek papieru, byłby to mój cel. Mam listę kwartalnych, rocznych, trzyletnich i 10-letnich celów, które sprawdzam co miesiąc, aby upewnić się, że jestem na dobrej drodze. "~ Jean Ginzburg, Ginball Digital Marketing
6. Twoje CV
"Jedynym dokumentem, który zawsze powinieneś mieć fizyczną kopię, jest twoje CV. Zawsze dobrze jest mieć swoje CV ze sobą jako odniesienie w wywiadzie. Pokazuje również, że jesteś przygotowany i poważnie podchodzisz do celu. "~ Vladimir Gendelman, Company Folders, Inc
7. Hasła
"Zachowaj fizyczną kopię wszystkich haseł, których używasz w ciągu dnia. Informacje te prawdopodobnie nie powinny być przechowywane w ogóle w Internecie, aby zapobiec możliwości włamania się lub kradzieży tożsamości. "~ Andrew Schrage, Money Crashers Personal Finance
8. Certyfikaty giełdowe
"Podczas wydawania zapasów partnerom biznesowym lub pracownikom, ważne jest, aby zachować zarówno kopię papierową, jak i kopię cyfrową, na wypadek, gdyby utracono wydruk. Zazwyczaj pracownicy otrzymują wydruk, gdy tylko skorzystają z opcji zakupu akcji. "~ Syed Balkhi, WPBeginner
9. Wszelkie pliki kluczowe dla twoich operacji
"Istnieje kilka rodzajów dokumentów, które możemy znaleźć w druku. Należą do nich podpisane umowy z klientami, pliki HR pracowników i przeglądy półroczne, nasze podręczniki polityki firmy (jedna na pracownika), podstawowe wartości naszej firmy (zawieszone z dumą), wizualne kokpity menedżerskie do sprzedaży, kluczowe postępy w realizacji kwartalnych celów oraz wymagane korporacyjne, ubezpieczenia i państwowe zlecenia HR. "~ Joe Beccalori, marketing interakcji
10. Wpływy z płatności
"Wprawdzie cyfrowe paragony są świetne, nadal dobrze jest mieć możliwość drukowania paragonów, gdy jest to konieczne ze względów podatkowych lub innej dokumentacji." ~ Serenity Gibbons, NAACP
11. Twoja wizytówka
"Zawsze trzymam wizytówki pod ręką. Nigdy nie wiesz, gdzie i kiedy spotkasz się z kimś na zewnątrz i kto zechce się z tobą połączyć później. Przechowuję 10 lub więcej w różnych miejscach, takich jak moja torba, kurtka, samochód, portfel, posiadacz paszportu, biurko i dom. Upewnij się też, że Twoje karty są tak samo niezapomniane jak Ty. Łatwo jest je zgubić, więc rób co możesz, aby zaprojektować coś, co odzwierciedla Twoją wyjątkowość. "~ Karlo Tanjuakio, GoLeanSixSigma.com
Zdjęcie za pośrednictwem Shutterstock
4 Komentarze ▼
