Co sądzisz: Czy wszyscy nie doceniamy znaczenia poczty elektronicznej? Może dlatego, że gubi się w spamie lub z powodu alternatywnych kanałów w Twitterze, LinkedIn i Facebooku? Inteligentna osoba przypomniała mi ostatnio, że poczta elektroniczna jest kręgosłupem mediów społecznościowych.
W niedawnym poście o etykiecie biznesowej na American Express OPEN Forum, ekspert ds. Małych przedsiębiorstw Steve Strauss napisał:
"Email jest obecnie dominującą formą komunikacji biznesowej i powinien być traktowany jako taki. Niektóre jednolite zasady pomagają wszystkim pozostać na dobrej drodze. "
$config[code] not found
Mówię, że nawet z "e" przed nim, to wciąż poczta. To jest twoja komunikacja biznesowa. To nie tylko sprzedaż. A nasze zanurzenie w szybkim i niedbałym przekazie tekstowym nie oznacza, że nie powinniśmy zwracać uwagi na nasze własne e-maile. A jeśli masz zamiar to zrobić - i zmierzyć się z tym, jesteś - rób to dobrze. Myślę, że moja lista tutaj nie jest niczym, co wszyscy już wiemy, ale możemy potrzebować przypomnień. Mam nadzieję, że to pomoże:
1. Niech to będzie krótkie. Wszyscy jesteśmy zajęci. Większość z nas przegląda nasze e-maile, szuka kluczowych punktów i próbuje szybko się z nich dostać. Nigdy nie napisałem niczego, co nie byłoby bardziej użyteczne, gdy zostało pocięte na połowę jego długości.
2. Ustaw temat na podsumowanie. Ta wydaje się oczywista, ale skanuj swoje e-maile, a większość tematów jest przypadkowa. Mamy wątki, które rosną jak śnieżki związane z tematem pierwszej wiadomości, temat, który już dawno został zmieniony. Mamy takie tematy jak nagłówki gazet, próbujące namówić nas do dalszej lektury. Nie brzmi jak spamer. Opisz swoją wiadomość w temacie wiadomości.
3. Zacznij i zakończ od "ty". Jest to jedna z podstawowych zasad pisania listów biznesowych: rozwiń swój własny interes czytelnika. Zacznij pierwszy akapit słowem "Ty" i wpisz coś w stylu "zadałeś mi …" lub "chciałeś …" lub "wspomniałeś" lub "potrzebujesz". Zacznij swój poprzedni akapit od "ty" ponownie i podkreśl, co czytelnik wydostanie się z robienia czegokolwiek, o co prosisz.
4. Tylko jeden temat na wiadomość. Przekonasz się, że rzeczywiste wyniki e-maili idą w górę, gdy łamiesz wiadomości e-mail w jednej wiadomości dla każdego tematu. Te dodatkowe wiadomości, które chcesz uwzględnić, są znacznie bardziej narażone na zagubienie. Przerwij wiadomości.
5. Użyj odpowiedniego tonu. Zachowaj ostrożność i zachowaj ostrożność tonem. Sarkazm, parodia i ironia ciężko jest umieścić w zimnym, twardym, czarno-białym tekście. Dźwięki są bardzo łatwo źle zrozumiane. Nigdy nie pisz e-maila, który mógłby zostać źle zinterpretowany i przekazany komuś poza kontekstem. Nigdy nie pisz e-maila, który byłby kłopotliwy, gdyby został zacytowany.
6. Nie wysyłaj dodatkowych kopii. To wiadomość, a nie archiwum czy skarbiec. Wszyscy nienawidzimy tych zakrywających tył-dodatkowych kopii wysyłanych pocztą e-mail do każdego, kto może niejasno pewnego dnia oskarżyć cię o nie wysłanie czegoś, lub załatwienie czegoś lub kontynuację. Wyślij swój e-mail do osób, do których jest przeznaczony, i nikogo więcej.
7. Przestrzegaj pisowni i gramatyki. Używaj przynajmniej sprawdzania pisowni, ale rozpoznaj, jak to się dzieje, że pisownię nie łapią wielu rażąco złych błędów. Używając "tam" na przykład "ich" lub bardzo powszechnego pomieszania apostrofów i liczby mnogiej, tak jakby każde słowo w liczbie mnogiej wymagało apostrofu. Wypróbuj to wyszukiwanie google lub mój osobisty ulubiony, 10 typowych błędów ortograficznych na oatmeal.com. Te błędy powodują komunikację, jak duży uśmiech szpinaku złapany w zęby.
8. Pamiętaj, że to nie jest prywatne. Twój firmowy adres e-mail należy do firmy, a Twój osobisty adres e-mail może zostać wezwany do sądu. Ludzie, którzy chcą i wiedzą, jak można podsłuchiwać w e-mailach. Nigdy nie pisuj w e-mailu niczego, co jest dla ciebie lub twojego odbiorcy kłopotliwe, nieodpowiednie, bigoteryjne, nielegalne lub głupie.
9. E-mail nie jest dla argumentów. Złe słowa nie są biodegradowalne. Nigdy nie dyskutuj w e-mailu. Spacer po korytarzu lub skorzystaj z telefonu. Nauczyłem się tego na własnej skórze, myśląc, że moje genialne użycie języka angielskiego może jakoś sprawić, że sprawa jest lepsza niż w przypadku staromodnych rozmów. Nigdy tak nie jest. E-mail prawie nigdy nie wygrywa ani nie zatrzymuje argumentów. Niemal zawsze sprawia, że rzeczy stają się gorsze, a nie lepsze.
10. Uważaj na te wątki. Większość naszego oprogramowania do obsługi poczty e-mail buduje długie e-maile, takie jak dzieci, które rozwijają śnieżki toczące się w dół. Każdy nowy e-mail jest zebrany poniżej w wątku. Czy jest ktoś, kto choć raz zdał sobie sprawę z konsternacji, zbyt późno, że przypadkowo wysłałeś długi wątek, który zawierał zbyt wiele informacji lub jakiś zawstydzający komentarz o kimś po drodze. Czy nie nienawidzisz tego, kiedy to się dzieje? Poza tym, oprócz tego problemu, pojawia się zwykły obłęd bezużytecznych informacji, ponieważ każdy nowy e-mail w wątku zawiera wszystkie poprzednie e-maile. Pomyśl, ile szlamu wysyłamy przez rurociąg. Czy w każdym e-mailu trzeba każdemu otrzymywać przypomnienia o wszystkim, co zostało powiedziane we wszystkich powiązanych e-mailach?
