Odpowiednia etykieta telefoniczna jest niezbędna do prezentacji profesjonalnego wizerunku i utrzymania sprawnego funkcjonowania biura. Prawidłowe niuanse są ważne, ponieważ połączenie telefoniczne zwykle stanowi pierwsze spotkanie klienta z firmą. Te same niepisane zasady odnoszą się również do relacji ze współpracownikami, w których jedna niegrzeczna osoba może łatwo zakłócić harmonijne otoczenie. Poznanie podstawowych podstawowych zasad telefonicznej etykiety biurowej pozwoli Ci teraz zaoszczędzić Ci kłopotów.
$config[code] not foundOgłoś się szybko
Nie pozostawiaj rozmówców zgadujących na twoją tożsamość w odpowiadaniu na nie. Odpowiedz na swoje pełne imię i nazwisko oraz formalne powitanie firmy, jeśli twój pracodawca tego wymaga. Na przykład recepcjonista z recepcji może powiedzieć coś w rodzaju: "Dzień dobry, mówię do Jane Doe, w czym mogę pomóc?" Nigdy nie jedz ani nie żuć gumy podczas korzystania z telefonu. Jeśli dzwoniący zostawia wiadomość, powtórz szczegóły na głos, aby wiedział, że je rozumiesz. Zanotuj czas i datę każdego połączenia przed włączeniem komunikatu wiadomości.
Ogranicz swój zestaw głośnomówiący
Ograniczyć zestaw głośnomówiący do prywatnych ustawień, takich jak połączenia konferencyjne, gdzie łatwo można zawrzeć poziomy głośności za zamkniętymi drzwiami. Trzymaj je poza kabinami lub otwartymi przestrzeniami, aby uniknąć przeszkadzających współpracowników. Robiąc interesy, upewnij się, że wszystkie strony wiedzą, że korzystasz z głośnika i uzyskaj zgodę przed rozpoczęciem. Gdy spotkanie dobiegnie końca, upewnij się, że naprawdę rozłączyłeś zestaw głośnomówiący, aby nie słyszeć żadnych przypadkowych komentarzy, które Ty lub inni piszecie.
Wideo dnia
Dostarczone przez Sapling Dostarczone przez SaplingPorzuć słuchawki
Przechowuj słuchawki lub zestawy słuchawkowe Bluetooth na biurku, gdy zostawisz je na dłuższy czas, na przykład za pomocą toalety lub podczas osobistej przerwy we wspólnym obszarze. W przeciwnym razie współpracownicy będą walczyć o uwagę, ponieważ nie będą mieli pojęcia, czy dzwonisz.Noszenie słuchawek lub słuchawek, gdy ich nie używasz, jest również niegrzeczne, ponieważ sugeruje, że nie chcesz angażować się w kontakt z innymi ludźmi.
Zmniejsz głośność
Nigdy nie trać kontaktu z otoczeniem, gdy rozmawiasz przez telefon. Mów przez cały czas cichym, rozmownym tonem - ale obniżaj swój głos, jeśli współpracownicy będą irytować spojrzenia - radzi Barbara Pachter, trenerka wywiadu w artykule Business Insider z października 2013 r. "Osiem zasad dotyczących etykiety telefonu, które powinien znać każdy profesjonalista". Przestrzegaj podobnych zasad dla urządzeń takich jak telefony komórkowe. Zostawić je wibracją, aby uniknąć zakłóceń funkcji pracy i wybrać normalne dzwonki. Współpracownicy mogą nie podzielić się na przykład twoją miłością do szorstkiego hip-hopu lub speed metalu.
Mind Your Voicemails
Podaj swoje imię i nazwisko, tytuł oraz instrukcje dla dzwoniących w powitaniach na poczcie głosowej. Postępuj zgodnie z wytycznymi dla użytkownika pracodawcy. Na przykład Uniwersytet Pacyfiku wymaga, aby pracownicy regularnie aktualizowali swoje pozdrowienia - więc osoby dzwoniące nie zastanawiają się, czy pracownik jest nadal na wakacjach. Bądź zwięzły w wiadomościach głosowych, ponieważ odbiorca może nie mieć czasu, aby usłyszeć więcej niż podstawowe informacje. Podaj swój numer telefonu powoli, aby rozmówca nie wracał wielokrotnie do Twojej wiadomości.
