Jednym z największych wyzwań, przed którymi stoi organizacja, jest zmuszanie pracowników do wypełniania kart pracy i śledzenia czasu.
W epoce "Wielkiego Brata" i większego nacisku na prywatność, niektórzy pracownicy mogą odważyć się na pomysł rozliczania się za swój czas, podczas gdy inni mogą mieć trudności ze złożeniem swoich grafików w całości.
Bez względu na powód wdrożenia tego procesu, czy ma to być zgodność z przepisami rządowymi, czy też lepsze zrozumienie kosztów, wynik końcowy jest taki sam: Twoi pracownicy powinni wejść na pokład i monitorować swój czas.
$config[code] not foundPrzyjrzyjmy się krokom, które mogą znacznie ułatwić pracownikom wypełnienie kart pracy.
Wyjaśnij, jak to się dzieje z nagrodami
Jednym z głównych kroków w kierunku motywowania pracowników jest wyjaśnianie im, dlaczego jest to ważne. Można to zrobić za pomocą systemu nagradzania lub pozytywnego / negatywnego systemu afirmacji.
Jedna z firm z Brazylii posunęła się tak daleko, że zainstalowała maszynę do piwa, która otworzyła się tylko wtedy, gdy wszyscy złożyli swoje karty pracy poprawnie i na czas.
Ale jeśli nie wybierasz się na trasę z alkoholem, prostym, ale skutecznym powodem dla pracowników do wypełnienia kart pracy jest ogromna korzyść, jaką przynosi im osobiście. Szacuje się, że każdego dnia gospodarka USA traci 50 milionów godzin rozliczeniowych, czyli 7,4 miliarda dolarów.
Co odpowiada za stratę? Według AffinityLive, profesjonalnej firmy zajmującej się automatyzacją usług, strata jest wynikiem złych metod śledzenia czasu. Firma mówi:
"Z powodu braku zaawansowania technologicznego i złych nawyków w śledzeniu czasu, AffinityLive odkryło, że 51 procent respondentów rzadko lub nigdy nie śledzi czasu spędzonego na czytaniu i odpowiadaniu na e-maile, a 28 procent powiedziało to samo na spotkaniach."
Rozwiązanie? Affinity Live dodaje:
"Przejście z cotygodniowych … aktualizacji grafiku do codziennego … pozwoli odzyskać 52 000 USD na osobę w przeliczeniu na rok w rozliczanym czasie."
W rezultacie najważniejszym krokiem pomagającym pracownikom w wypełnianiu kart czasu pracy jest uświadomienie im, że im lepiej śledzą swój czas, tym więcej godzin pracy zajmuje firma.
Z kolei te dodatkowe płatne godziny oznaczają więcej przychodzących przychodów i ogólnie lepsze wynagrodzenie dla pracowników. Niezależnie od przypadku, twoi pracownicy bezpośrednio odnoszą korzyści.
Uczynić to prostym
Ten może być tak prosty, jak utrzymywanie pracowników skoncentrowanych i na zadaniu. Możesz podążać śladami Iris, firmy, która wdrożyła program, w którym witryny takie jak Facebook i Google były w pełni zablokowane, dopóki ich pracownicy nie wypełnili zapisów czasu pracy.
Chociaż metody te mogą wydawać się trudne, są one absolutnie skuteczne w ustanawianiu złotego standardu dla łatwego i łatwego przydziału czasu na przydzielanie czasu pracownikom.
Kolejnym ważnym krokiem jest ułatwienie pracownikom wypełniania kart graficznych za pomocą aktualnego zautomatyzowanego oprogramowania, w tym czystych i prostych interfejsów użytkownika. Zbyt wiele firm polega na przestarzałym oprogramowaniu lub, co gorsza, nieskomputeryzowanych metodach ich śledzenia. Jednak inne firmy używają systemów, które są tak szczegółowe i szczegółowe, że pracownik potrzebuje legendy, aby zrozumieć, w jaki sposób kategoryzować swój czas.
Aby uniknąć tych problemów, spróbuj zautomatyzować proces tak bardzo, jak to możliwe. Nowoczesne oprogramowanie do śledzenia czasu może być nieocenionym atutem pomagającym pracownikom i menedżerom zarówno usprawnić, jak i zautomatyzować proces.
Najlepiej byłoby, gdyby wypełnianie kart pracy nie trwało dłużej niż kilka minut dziennie.
Połącz grafik z płatnością
Może się wydawać, że jest to proste rozwiązanie, ale czasami najprostsze rozwiązania działają najlepiej. Kiedy wszystko inne zawiedzie, wyjaśnij, że płatność zależy od wypełnienia kart pracy.
Jak podkreśla specjalistka ds. HR Suzanne Lucas, należy zachować ostrożność podczas korzystania z tej metody:
"Nie wolno nie płacić komuś za przepracowany czas, aw niektórych stanach można wpaść w kłopoty z opóźnieniem wypłaty, ale (sprawdź u prawnika w swoim stanie), dlaczego nie tylko ustawić termin i jeśli go przegapią, nie otrzymasz zapłaty za ten tydzień, aż do kolejnej rundy wypłat? Zastanów się, co próbujesz zmotywować do ich wykonania: wypełnij karty czasu, aby otrzymać zapłatę. "
Jeśli jednak pracownicy będą nadal borykać się z wypełnianiem kart czasu pracy, Lucas twierdzi, że zachowanie "może sugerować, że problem nie dotyczy nieumotywowanych pracowników, ale procesu, który zniechęca".
Dzięki wyjaśnieniu, dlaczego, ustalając przykład, ułatwiając i łącząc karty czasu pracy z płatnościami, organizacje mogą przejść długą drogę do nakłonienia pracowników do wypełnienia kart pracy i, miejmy nadzieję, pomóc im docenić korzyści płynące z tego.
Zegar czasu Zdjęcie przez Shutterstock
1 komentarz ▼
