Na stanowisku recepcjonisty osoba jest odpowiedzialna za sprawne i sprawne zarządzanie recepcją podczas reprezentowania firmy. W końcu pierwszą osobą, którą widzisz, kiedy wchodzisz do firmy, zwykle jest recepcjonista. Będąc skutecznym recepcjonistą, osoba musi dobrze znać umiejętności administracyjne i umysłowe oraz komunikację interpersonalną.
Poznaj swoją drogę dookoła komputera. Aby dobrze obsługiwać recepcję, dana osoba musi dobrze poruszać się po komputerze. Wiele z tego, że jest recepcjonistą, to odpowiadanie na e-maile, drukowanie cotygodniowych agend i rozsyłanie ogłoszeń do pracowników. Niektóre programy przydatne dla recepcjonistek to Microsoft Word, Office, PowerPoint, Excel, QuickBooks i Access. Szybkie pisanie z dokładnością to także plus.
$config[code] not foundZmierz się z problemami. Duża część bycia efektywną recepcjonistką to umiejętność wydajnego i terminowego rozwiązywania problemów. Szybkie umiejętności krytycznego myślenia to niezbędnik, niezależnie od tego, czy musisz poradzić sobie z zacięciem papieru w drukarce, czy też szef spóźnia się na krytyczne spotkanie w innym mieście.
Skuteczna komunikacja z innymi. Pracująca recepcja to idealna pozycja dla osób, które posiadają przyjazne, jasne osobowości i silne umiejętności interpersonalne. Ta praca z pewnością nie jest antyspołeczna. Aby być recepcjonistą, musisz być w stanie komunikować się jasno i zwięźle z innymi ludźmi. Ważne jest również, aby zawsze zachować opanowaną, zrelaksowaną i profesjonalną postawę, bez względu na to, jak bardzo jesteś gorączkowy lub przytłoczony.
Użyj telefonu jak profesjonalista. W recepcji telefon musi być twoim najlepszym przyjacielem. Recepcjonistki spędzają dużą część dnia na telefonie, niezależnie od tego, czy odbierają wiadomości dla szefa, kierują dzwoniących do poszczególnych linii personelu lub konfigurują połączenia konferencyjne. Aby prawidłowo obsługiwać telefon, recepcjonistka musi zawsze mówić uprzejmym tonem, unikać jedzenia podczas rozmowy, powstrzymywać się od używania słabego języka i wykazywać autentyczną troskę o pomaganie osobie po drugiej stronie linii.
Wyraźny zmysł organizacji. Umiejętności organizacyjne są niezbędne do dobrego funkcjonowania recepcji. Bycie recepcjonistką polega na wielozadaniowości.Czasami możesz być odpowiedzialny za obsługę kilkunastu rzeczy naraz, od trzymania kogoś w ukryciu, po rozmowę z kimś, kto czeka na spotkanie w celu wysłania faksów i wpisywania faktur. Pozycja może być chaotyczna, ale wykwalifikowana recepcjonistka musi mieć możliwość łatwego posługiwania się nią.
Wskazówka
Bądź elastyczny i przychylny. Aby błyszczeć jako recepcjonista, musisz mieć gotowość do przyjmowania nowych ról i wychodzenia poza nie, nawet jeśli nie jest to część twojego opisu stanowiska. Jeśli stażysta jest na jeden dzień, a zbliża się wielkie spotkanie, nie wahaj się, aby wziąć udział w szybkiej kawie dla dyrektorów biura.
