Oszustwo zwrotu kosztów może być bardzo kosztowne dla małych firm. Niedawne badania przeprowadzone przez Chrome River Technologies wskazują, że każdego roku firmy amerykańskie mogą kosztować nawet 1,9 miliarda dolarów.
To około 35 000 USD na firmę. Trendy dla małych firm rozmawiały z Anne Becknell, starszym wiceprezesem ds. Sukcesu klientów w Chrome River Technologies, o tym, co powinna wiedzieć mała firma.
$config[code] not foundPodobnie jak sugeruje nazwa, oszustwo zwrotu kosztów jest przestępstwem, które ma miejsce, gdy pracownik składa roszczenie o otrzymanie zapłaty za fałszywe koszty biznesowe.
Jak uniknąć oszustw kosztowych
Użyj zaktualizowanej technologii
Zarządzanie i audytowanie raportów wydatków musi być efektywne przy użyciu nowoczesnej technologii. Wykorzystanie ręcznych raportów wydatków było najważniejszym problemem z ankiety.
"To zadziwiające, jak wiele małych i średnich firm wciąż wykorzystuje metodę świec i kredek" - mówi Becknell. "Wciąż robią to za pomocą papieru lub arkuszy kalkulacyjnych Excela i wysyłają je pocztą elektroniczną w firmie."
Problem z tymi przestarzałymi systemami polega na niemożności śledzenia i obserwowania trendów, które powinny uruchamiać alarmy. Technologia wykorzystująca narzędzia, takie jak automatyczna analiza, pomaga wykrywać punkty aktywne, takie jak te same paragony, które zostały zgłoszone kilka razy.
Becknell twierdzi, że automatyzacja redukuje oszustwa zwrotu kosztów o połowę.
Zrozumieć Men Cheat More
Oszustwo zwrotu wydatków nie jest jednym z obszarów, w których istnieje równość płci. W rzeczywistości raport stwierdza, że mężczyźni popełniali przestępstwo dwa razy częściej niż ich kobiety. Co więcej, ponad cztery razy częściej dodawali co najmniej 1000 USD do swoich wydatków.
Wiem, że młodsi pracownicy popełniają więcej zbrodni
W rzeczywistości prawie 83% oszustw związanych z refundacją kosztów zostało popełnionych przez pracowników w wieku od 25 do 44 lat.
Wdrożenie formalnej polityki pisemnej
Ważna jest nie tylko pisana polityka, ale także mały biznes powinien przejść przez procedurę, która mówi pracownikom zarządzającym, że muszą przetworzyć to, co powinni wiedzieć. Becknell sugeruje, że skłonienie pracowników do podpisania dokumentu pomaga im przejąć odpowiedzialność za politykę.
"Kiedy podpisujesz coś, masz emocjonalne przywiązanie" - mówi.
Włącz zasady wysokiego poziomu
Polityka nie musi być zbyt szczegółowa, ale musi ustalać granice wydatków na wydatki. Na przykład, chociaż nie trzeba podawać dokładnej kwoty, jaką można wydać na jazdę taksówką, powinien on poinformować pracowników, czy klasa biznesowa lub autokarowa jest do przyjęcia.
Prostota powinna być jednym z benchmarków, których używasz tutaj.
Nie komplikuj procesu
Księgowi często dostrzegają szansę, aby wniknąć głęboko w wydatki firmy, gdy automatyzują proces. Rezultatem jest raport o wydatkach, który jest skomplikowany i ma tendencję do tworzenia się gumki bez dokładnego sprawdzenia.
Dlatego ważne jest, aby przyjrzeć się, ile razy i dlaczego raporty wydatków przechodzą z osoby na osobę. Małe firmy powinny dążyć do usprawnienia tej części procesu.
Zwróć uwagę na wydatki osobiste
Jednym z największych roszczeń związanych z oszustwami związanymi z kosztami jest zastępowanie wydatków osobistych kosztami służbowymi. Jedną z prezentowanych tu propozycji są roszczenia o posiłki weekendowe, gdy pracownik nie ma zaplanowanych podróży.
Uważaj na ekstrawaganckie wydatki
Ponad jedna trzecia osób, które przyznały się do oszukiwania w technologii Chrome River poinformowała o dodaniu kwot od 100 do 499 USD. Ilości, które wyglądają na zmienione, to czerwone flagi, których powinieneś szukać. Na przykład paragon, który wygląda tak, jakby używał dwóch różnych rodzajów atramentu, zwykle jest martwym gratisowym darem.
Zatwierdź zatwierdzających
"Będziesz chciał, aby zatwierdzenie tych paragrafów było znaczące i przeszkolić osoby zatwierdzające" - mówi Becknell. Dodaje, że ważne jest, aby rozumieli, czego szukać i zostali pociągnięci do odpowiedzialności za złapanie wszelkich oszukańczych roszczeń.
Użyj firmowych kart kredytowych jako proaktywnego kroku
Wszędzie tam, gdzie jest to możliwe, korzystanie z firmowych kart kredytowych zniechęca do nieuczciwych roszczeń. To doskonały sposób na zablokowanie ważnych informacji, takich jak data i kwota transakcji.
Zdjęcie za pośrednictwem Shutterstock
