Odpowiedzialność większości małych właścicieli firm prawdopodobnie zostanie zapomniana. Ale konieczne jest, aby ktokolwiek prowadził coś większego niż jednoosobowa działalność gospodarcza. Twoim obowiązkiem jest rejestrowanie pracowników. Chociaż nie jest to najbardziej ekscytująca część prowadzenia firmy, jest to ważne.
Wymagania dotyczące przechowywania rekordów pracowników
Rządy federalne, stanowe i lokalne mają różne wymagania, jeśli chodzi o przechowywanie dokładnej dokumentacji dotyczącej zatrudniania i innych funkcji HR w celu ochrony zarówno pracowników, jak i firm. Jako firma, niezapisanie tych zapisów pod ręką może otworzyć cię na bezprawne kombinacje przerwań lub podobne reperkusje bez papierkowej roboty do obrony. Oto niektóre z wymagań, które Twoja firma może spełnić, jeśli chodzi o prowadzenie ewidencji pracowniczej.
$config[code] not foundProwadź rekordy rekrutacyjne przez rok
Kiedy zatrudnisz na nowe stanowisko, ustawy federalne, takie jak Ustawa o Niepełnosprawnych Amerykach i tytuł VII, wymagają, abyś był niedyskryminujący w procesie rekrutacji. Należy zatem przechowywać wszystkie wnioski, wznowienia i inną dokumentację z procesu zatrudniania przez co najmniej rok po wypełnieniu pracy, jeżeli którakolwiek ze stron, która nie otrzymała pracy, zdecyduje się złożyć pozew.
Przechowuj listy płac na okres trzech lat
Listy płac są niezbędne, aby zapewnić pracownikom sprawiedliwą rekompensatę za przepracowane godziny oraz za to, że Twoja firma spełnia wszelkie wymagania dotyczące nadgodzin i płacy minimalnej. Prawo wymaga, abyś trzymał te zapiski pod ręką dla pracowników niezwolnionych przez trzy lata. Jednak pracownicy mogą również składać sprawy sądowe, jeśli uważają, że są zobowiązani do zapłaty za przepracowane nadgodziny. Tak więc korzystne może być trzymanie ich na ręce przez pięć lat po zakończeniu.
Przechowuj formularze I-9 przez rok po wypowiedzeniu
Formularze I-9 są wymagane, aby firmy mogły wykazać, że zweryfikowały, że pracownik kwalifikuje się do pracy w Stanach Zjednoczonych. Zgodnie z prawem wymagane jest przechowywanie tych formularzy przez trzy lata po zatrudnieniu pracownika lub po upływie jednego roku od wypowiedzenia pracownika, w zależności od tego, która z tych dat przypada później. Wymagane jest również przechowywanie tych formularzy niezależnie od innych zapisów dotyczących personelu.
Zachowaj dokumentację dotyczącą separacji przez pięć lat od wypowiedzenia
Utrzymywanie dokumentacji związanej z zakończeniem lub separacją jest również niezbędne w przypadku jakichkolwiek problemów związanych z nieprawidłowym rozwiązaniem umowy. Przechowuj listy rezygnacyjne i wypisuj dokumentację z wywiady na ręce przez trzy lata po odejściu pracownika i papierkowej separacji przez pięć lat.
Keep FMLA Leave Reports na trzy lata po wypowiedzeniu
Ustawa o urlopie rodzinnym ma na celu zapewnienie uprawnionym pracownikom urlopu bezpłatnego, jeżeli ich praca jest chroniona w przypadku problemów zdrowotnych lub rodzinnych. Jeśli pracownik składa wniosek o urlop FMLA, powinieneś przechowywać te informacje w swoich rejestrach przez co najmniej trzy lata po tym, jak pracownik rozstał się z Twoją firmą, niezależnie od tego, czy urlop został przyznany, czy nie.
Zachowaj formularze świadczeń emerytalnych na sześć lat
Jeżeli pracownik zapewnia świadczenia emerytalne pracownikom, należy przechowywać te informacje przez co najmniej sześć lat po odejściu pracownika lub rozwiązaniu go, zgodnie z Ustawą o przechodzeniu na emeryturę pracowniczą. Ponadto, sądy ustalają, że obowiązkiem firmy jest udowodnienie, że zapewniały wystarczające ubezpieczenie i świadczenia w przypadku, gdy pracownik złoży pozew, a nie odpowiedzialność pracownika za udowodnienie, że zakres ubezpieczenia był niewystarczający.
Przechowuj dokumentację badań narkotyków przez pięć lat
W niektórych przypadkach informacje sprawdzające i informacje o testowaniu narkotyków mogą należeć do innych informacji o zatrudnieniu. Jeśli jednak praca związana jest z transportem, musisz przechowywać zapisy testów leków przeprowadzanych przez pięć lat w ramach przepisów bezpieczeństwa Departamentu Transportu.
Prowadź rejestry podatku od pracowników przez cztery lata
Jeśli chodzi o podatki związane z pracownikami, IRS zaleca prowadzenie ewidencji przez cztery lata w przypadku audytu. Powinno to obejmować wszystkie płace, wypłaty emerytur, informacje napiwków, formularze W-2 i W-4 oraz wszelkie inne powiązane informacje.
Zachowaj dokumentację zdrowia i bezpieczeństwa pracowników na pięć lat
Ustawa o bezpieczeństwie i higienie pracy wymaga, abyś sporządzał i rejestrował wszelkie obrażenia i choroby pracowników uzyskane w miejscu pracy wraz z krótkim opisem i wszelkimi innymi stosownymi informacjami. Ma to zapewnić pracownikom bezpieczne środowisko pracy oraz odpowiednie rozwiązywanie wszelkich problemów.
Przechowuj informacje na temat ubezpieczenia od bezrobocia przez okres do siedmiu lat
Wymagania dotyczące ubezpieczenia na wypadek bezrobocia różnią się w zależności od państwa. Jednak w niektórych przypadkach może być wymagane przechowywanie tych zapisów przez okres od czterech do siedmiu lat. Konkretnie, Washington D.C. wymaga od firm przechowywania tych dokumentów przez siedem lat.
Zachowaj kontrakty na okres do pięciu lat
Jeśli współpracujesz z niezależnymi kontrahentami lub stronami trzecimi, być może będziesz musiał spełnić pewne wymagania dotyczące przechowywania dokumentów. W Wirginii firmy muszą utrzymywać kontrakty przez pięć lat po zawarciu porozumienia. A niektóre inne państwa również mają podobne wymagania od trzech do czterech lat.
Zdjęcie za pośrednictwem Shutterstock
2 Komentarze ▼
