Jeśli szukasz pracy biurowej, możesz nie wiedzieć, co pracodawcy mają na myśli, gdy pytają o ogólne umiejętności biurowe. Mimo że każde miejsce pracy jest wyjątkowe, obowiązują ogólne obowiązki, które powinny być wykonywane przez ogólną pomoc biurową. Im więcej umiejętności możesz zaoferować potencjalnemu pracodawcy, tym większe masz szanse na uzyskanie pożądanej pracy. Niezależnie od tego, czy stanowisko jest ogólnym asystentem, dyrektorem generalnym, czy urzędnikiem, oto niektóre z umiejętności, jakich najczęściej poszukują pracodawcy przy wykonywaniu ogólnych obowiązków biurowych:
$config[code] not foundPisanie na maszynie
Pracodawcy zazwyczaj oczekują, że wpiszesz co najmniej 60 słów na minutę (WPM). Jeśli jesteś przyzwyczajony do wysyłania wiadomości znajomym za pomocą kciuków i smartfona, myśl o użyciu wszystkich 10 palców i pełnowymiarowej klawiatury może wydawać się zniechęcająca. Jeśli nauczyłeś się pisać w szkole, możesz trochę zwiększyć swoją szybkość. Otwórz artykuł z czasopisma lub książkę i skopiuj to, co czytasz. Wysyłaj wiadomości e-mail do rodziny i znajomych, aby ćwiczyć pisanie pełnych zdań i korektę swojej pracy. Skróty i skróty używane podczas swobodnej komunikacji z przyjaciółmi są niedopuszczalne w korespondencji biznesowej.
Nawet jeśli nigdy nie nauczyłeś się pisać, możesz uczyć się przez jeden z darmowych samouczków dostępnych w Internecie. Po nauczeniu się, gdzie umieścić palce, chodzi o to, aby zdobyć jak najwięcej ćwiczeń, aby poprawić szybkość i celność.
Wprowadzanie danych
Pomyśl o wprowadzaniu danych jako pisaniu na klawiaturze numerycznej. Klawiatura, zwana także klawiaturą numeryczną, klawiaturą numeryczną lub klawiszem 10, jest częścią standardowej klawiatury komputerowej. Zwykle umieszczony po prawej stronie klawiszy alfanumerycznych wygląda jak kalkulator. Gdy będziesz biegły na klawiaturze numerycznej, okaże się, że jest znacznie szybszy i bardziej wydajny w pisaniu liczb niż rząd klawiszy nad alfabetem.
Aby rozpocząć, sprawdź niektóre bezpłatne samouczki online. Dokładność jest niezwykle ważna, ponieważ liczby i sekwencje liczbowe są unikalne. Nie ma sprawdzania pisowni ani autokorekty, więc musisz mieć pewność, że wprowadzasz informacje poprawnie za każdym razem.
Wideo dnia
Dostarczone przez Sapling Dostarczone przez SaplingOdkładanie do akt
Zgłoszenie to coś więcej niż znajomość swoich ABC.Większość ludzi może łatwo rozpoznać początkową literę w nazwie pliku i zobaczyć, że "koń" idzie przed "igloo". Może to być nieco trudniejsze, gdy musisz spojrzeć na drugą lub trzecią literę, gdy początkowe litery są takie same. Na przykład "koń" pojawia się po "poręcznym", ponieważ "o" występuje po "a". Ponieważ oba "koń" i "dom" mają tę samą pierwszą i drugą literę, musisz spojrzeć na trzecią literę. "Koń" pojawia się przed "domem", ponieważ "r" pojawia się przed "u".
Zanim technologia była powszechna w ustawieniach biurowych, archiwizacja oznaczała zarządzanie papierowymi dokumentami. Teraz składanie może obejmować również przechowywanie i pobieranie dokumentów cyfrowych.
Telefon
Czy potrzebujesz uśmiechu na twarzy, aby rozmawiać z klientami przez telefon? Odpowiedź brzmi: tak, ponieważ twój uśmiech pojawia się w twoim głosie, kiedy mówisz. Chociaż ważne jest, aby wiedzieć, jak przekazywać połączenia i zawieszać połączenia, najważniejszym elementem umiejętności obsługi telefonu jest umiejętność bycia przyjemnym i spokojnym, nawet jeśli rozmówca jest sfrustrowany, niecierpliwy lub po prostu nieuprzejmy. Jako osoba, która odbierze telefon, możesz być początkowym kontaktem klienta z firmą. Pierwsze wrażenie, jakie robisz, to ten, który sprawi, że klienci będą wracać.
Microsoft Office
Microsoft Office to zestaw programów przeznaczonych do różnych typów zarządzania danymi. Trzy najczęściej używane to Word, Excel i Outlook. Program Word jest programem do edycji tekstu, służącym do tworzenia dokumentów, takich jak listy, ulotki, broszury, notatki i inne formy materiałów pisemnych. Excel to program do obsługi wielu różnych aplikacji, takich jak zarządzanie zapasami, tworzenie harmonogramów pracowniczych i śledzenie wydatków. Program Outlook jest używany do obsługi poczty e-mail, obsługi kalendarzy indywidualnych i grupowych, zarządzania zadaniami i kilku innych funkcji organizacyjnych. Podobnie jak w przypadku pisania i wprowadzania danych, istnieje wiele tutoriali dostępnych online, które pomogą Ci nauczyć się oprogramowania. Jeśli chcesz wejść głębiej, wiele community colleges i programów rozszerzeń oferuje kursy niekwalifikujące się do pakietu Microsoft Office, które możesz ukończyć w kilka wieczorów.
Maszyny biurowe
Urządzenia biurowe obejmują komputery, kopiarki, telefony wieloliniowe, faksy, niszczarki i liczniki pocztowe. Podstawowe operacje każdego rodzaju maszyny mogą się różnić w zależności od marki i modelu maszyny. Nie trzeba wykonywać dużych napraw, ale pracownicy biurowi często ponoszą odpowiedzialność za rutynowe czynności konserwacyjne, takie jak wymiana papieru i atramentu na urządzeniach, które z nich korzystają.
Umiejętności miękkie
Umiejętności miękkie mogą być trudne do oszacowania, ale są niezbędne w świecie biznesu. Rozważ następujące umiejętności i jak mogą one być aktywami dla pracodawcy:
- Zdolność adaptacji
- Współpraca
- Przywództwo
- Zarządzanie
- Wielozadaniowość
- Priorytetyzacja
- Rozwiązywanie problemów
- Praca zespołowa
- Zarządzanie czasem
Według Roberta Halfa, międzynarodowej firmy zajmującej się zasobami ludzkimi, dowody na umiejętności miękkie mogą przechylić równowagę na twoją korzyść, gdy twoje umiejętności i doświadczenie są porównywalne z umiejętnościami innych kandydatów. Niektórzy menedżerowie ds. Zatrudniania twierdzą, że umiejętności miękkie są jeszcze ważniejsze. Umiejętności techniczne są łatwe do nauczenia. Znacznie trudniej uczyć umiejętności interpersonalne i decyzyjne. Pisząc swoje CV lub rozmawiając o sobie w rozmowie kwalifikacyjnej, podkreśl swoje umiejętności miękkie używając takich fraz:
- "Z powodzeniem żonglował wieloma projektami i terminami"
- "Prowadziłem 3-osobowy zespół, który usprawnił proces aplikacji i zarządzanie towarzyszącą papierkową robotą"
- "Uspokój priorytetowe projekty w szybko zmieniającym się środowisku"
- "Zawsze gotowe projekty na czas lub przed upływem terminu"
- "Konsekwentne wypełnianie zobowiązań dotyczących pracy, prowadzące do awansu i większej odpowiedzialności"
- "Wdrożono nowy system, aby skrócić czas zgłoszenia o 20 procent"
Wymagania edukacyjne
Nie ma formalnych wymagań edukacyjnych dotyczących ogólnego stanowiska biurowego. Wiele osób wchodzi na pole z dyplomem ukończenia szkoły średniej. W zależności od pracodawcy może być wymagane ukończenie studiów wyższych lub nawet stopnia. Pracodawcy chcą wiedzieć, że możesz wykonać tę pracę. Dla większości twoje umiejętności i kwalifikacje w zakresie administracji są ważniejsze niż określony stopień. Każda organizacja ma swoje własne cele i procedury. Poza swoimi podstawowymi umiejętnościami, dowiesz się, co powinieneś wiedzieć, gdy jesteś w pracy.
Środowisko pracy
Pracownicy generalni znajdują się w różnych ustawieniach, od małych firm po duże korporacje. Ogólna pomoc biurowa jest potrzebna w niemal każdej branży, w której możesz myśleć, w tym w instytucjach akademickich, placówkach opieki zdrowotnej, agencjach rządowych, firmach nastawionych na zysk i organizacjach non-profit. Większość pracowników biurowych to kobiety. Około jednej czwartej pracowników pracuje na pół etatu.
Prognoza wynagrodzeń i ofert pracy
Mediana wynagrodzenia dla pracownika biurowego wynosi 15,14 USD za godzinę lub 31 500 USD rocznie. Mediana wynagrodzenia to liczba, przy której połowa zawodu zarabia więcej, a połowa zarabia mniej. Wynagrodzenia różnią się znacznie w zależności od pracodawcy, lokalizacji geograficznej, lat doświadczenia i wykształcenia oraz umiejętności. Amerykańskie Biuro Statystyki Pracy przewiduje niewielki wzrost lub brak wzrostu liczby miejsc pracy dla pracowników biurowych do 2026 r. Nie oznacza to, że nie możesz znaleźć pracy. Oznacza to po prostu, że wiele nowych miejsc pracy nie zostanie utworzonych. Technologia zwiększyła wydajność pracowników biurowych, więc nie tak wiele osób jest potrzebnych, jak w poprzednich pokoleniach. Mimo to, nowi urzędnicy generalni są potrzebni dla tych, którzy przechodzą na emeryturę lub rezygnują z pracy z innych powodów.
Uzyskanie pracy biurowej z niewielkim lub żadnym doświadczeniem zawodowym
Generalny pracownik biurowy jest często pozycją początkową. To dobre miejsce na rozpoczęcie, jeśli pierwszy raz wchodzisz na rynek pracy lub po dłuższej nieobecności. Jest to również dobre miejsce do rozpoczęcia, jeśli zmieniasz pola i nie masz doświadczenia, które odnosi się bezpośrednio do innych zadań. Nawet przy niewielkim lub zerowym doświadczeniu przyszli pracodawcy chcą wiedzieć, że możesz zajmować się urzędnikami i obowiązkami, których wymaga praca.
Zwróć uwagę potencjalnego pracodawcy na CV, które podkreśla twoje umiejętności. W internecie jest mnóstwo dobrych przykładów. Uwzględnij osiągnięcia z liceum, jeśli jesteś ostatnim absolwentem. Jeśli odbyłeś praktykę lub wykonałeś jakąś sensowną pracę wolontariacką, załóż ją. Wymień listę ukończonych kursów i zdobyte certyfikaty, jeśli odnoszą się bezpośrednio do pracy, o którą się ubiegasz. W przeciwnym razie nie wypełniaj swojego CV niepotrzebnymi informacjami, aby spróbować wypełnić stronę. Klasa "Wprowadzenie do komputerów" odnosi się do prawie każdej ogólnej pozycji biurowej. Lekcja "Podstawowy Posłuszeństwo psa" nie poprawia twojego CV, chyba że ubiegasz się o pracę w biurze weterynaryjnym lub ośrodku opieki nad zwierzętami. Jednakże, jeśli posiadasz certyfikat pierwszej pomocy lub resuscytacji krążeniowo-oddechowej (CPR), możesz je wymienić. Te umiejętności są atutem dla pracodawcy, niezależnie od branży czy branży.
Przyjrzyj się uważnie ofertom pracy pracodawcy i spróbuj dopasować każde wymaganie pokazując swoją wiedzę lub umiejętności. Użyj wyrażeń takich jak "Wpisz dokładnie z prędkością 60 WPM" lub "Zdobyte świadectwo w programie Microsoft Word od ABC Community College."
Przybijanie do rozmowy kwalifikacyjnej
Celem CV nie jest uzyskanie pracy. Chodzi o to, żebyś odbył rozmowę o pracę. W życiorysie zwraca się uwagę potencjalnego pracodawcy. Kiedy rozmawiasz z tą osobą twarzą w twarz, masz możliwość podkreślenia swoich kwalifikacji. To także okazja do zadawania pytań na temat stanowiska i firmy. Ponieważ pracodawca ustala, czy będziesz odpowiedni do pracy, powinieneś ustalić, czy praca jest dla ciebie odpowiednia.
Ubierz się zgrabnie i konserwatywnie na rozmowę kwalifikacyjną. Chcesz, aby potencjalny pracodawca skupił się na twoich umiejętnościach i kwalifikacjach, a nie na wyglądzie bardziej odpowiednim na randkę lub wieczór w ulubionym klubie. Dopuszczalne stroje na rozmowę kwalifikacyjną mogą się różnić w zależności od lokalizacji geograficznej i pracodawcy. Jeśli współpracujesz z agencją pośrednictwa pracy lub doradcą ds. Kariery zawodowej, skonsultuj się z nimi w sprawie tego, co jest właściwe. Ogólnie rzecz biorąc, najprostsze, skromne style w neutralnych kolorach, takie jak granat i szary są najlepsze.
W noc przed rozmową upewnij się, że twoje ubranie jest czyste i wytłoczone oraz że nie ma żadnych brakujących guzików ani szwów. Sprawdź również swoje buty, aby upewnić się, że są czyste i odpowiednie dla Twojej firmy. W dniu rozmowy Twoje włosy powinny być czyste i stylizowane z dala od twarzy. Zachowaj biżuterię do minimum. Po uzyskaniu pracy prawdopodobnie uzyskasz pewną elastyczność w zakresie ubioru firmowego, aby pokazać swój styl. Jednak w rozmowie kwalifikacyjnej chcesz skupić się na swoich umiejętnościach, a nie na ubraniach
Patrząc w przyszłość
Praca jako urzędnik ogólnego zarządu może prowadzić do innych pozycji i wyższej płacy. Z doświadczeniem możesz awansować w firmie. Może się okazać, że jesteś wykwalifikowanym menedżerem z obowiązkami nadzorczymi nad jednym lub wieloma pracownikami urzędu. Chociaż technologia zmieniła charakter pracy biurowej, wiele organizacji nadal polega na wykwalifikowanych pracownikach biurowych, aby zapewnić sprawne działanie firmy. Główni pracownicy biurowi są niezbędnym personelem pomocniczym, który umożliwia innym pracownikom wykonywanie swojej pracy.
