Rola asystentów administracyjnych polega na wspieraniu profesjonalnego personelu, aby mogli skutecznie wykonywać swoje obowiązki. Niezależnie od tego, czy chodzi o organizacje rządowe, biznesowe, czy organizacje non-profit, administratorzy utrzymują w biurze brzęczenie, dbając o podstawowe elementy, takie jak dokumentacja i zapisy komputerowe. Zwykle wykonują również pewne obowiązki administracyjne, ale konkretne zadania zależą od poziomu pracy i rodzaju urzędu.
$config[code] not foundObowiązki z dnia na dzień
Asystenci administracyjni wykonują obowiązki, takie jak organizowanie spotkań, planowanie spotkań, prowadzenie kalendarza biura, odpowiadanie na telefony i edytowanie korespondencji. Utrzymują pliki biurowe i bazy danych oraz tworzą komputerowe arkusze kalkulacyjne i prezentacje. Często ich obowiązki obejmują również zakupy materiałów i zarządzanie pokojem zaopatrzeniowym.
Ich obowiązki w zakresie obsługi klienta obejmują przyjmowanie gości biurowych i otrzymywanie potrzebnej pomocy.
Dodatkowe obowiązki
Druga praca asystentów administracyjnych często zależy od konkretnej branży. W kancelariach prawnych administratorzy pomagają w przygotowaniu dokumentów prawnych, natomiast w gabinetach medycznych wystawiają rachunki firmom ubezpieczeniowym. W biurach szkolnych prowadzenie ksiąg uczniów i komunikowanie się z rodzicami należy do ich obowiązków.
Poziom i tytuł określają, jak dużą odpowiedzialność ponosi asystent administracyjny. Administratorzy na poziomie podstawowym koncentrują się na funkcjach biurowych i podstawowych zadaniach komputerowych, ale starsi administratorzy z zaawansowanymi umiejętnościami komputerowymi zazwyczaj podejmują obowiązki administracyjne, w tym nadzorowanie kadry urzędniczej i szkolenie nowych pracowników. Asystenci administracyjni dla dyrektorów wykonują również badania, piszą raporty, uczestniczą w spotkaniach, nadzorują innych administratorów i organizują podróże.
Wiedza i umiejętności
Zdolności organizacyjne są niezbędne ponieważ głównym zadaniem administratora jest prowadzenie rejestrów biurowych i śledzenie spotkań i spotkań. Administratorzy muszą również umieć dobrze komunikować się w języku angielskim, ustnie i pisemnie oraz przeprowadzać badania w Internecie. Praca wymaga biegłości w posługiwaniu się sprzętem biurowym, w tym komputerami, kserokopiarkami, systemami telefonicznymi, faksami i sprzętem wideokonferencyjnym.
W zależności od pozycji i branży, administratorzy potrzebują biegłości w różnych programach komputerowych, takich jak poczta elektroniczna, księgowość, baza danych, arkusz kalkulacyjny i oprogramowanie do przetwarzania tekstu.
Kwalifikacje do pracy
Asystenci administracyjni potrzebują minimum dyplomu ukończenia szkoły średniej, który obejmuje zajęcia w zakresie praktyk biurowych i oprogramowania komputerowego. Pomocne jest dodatkowe szkolenie z zakresu umiejętności posługiwania się językiem angielskim i obsługi komputera, a wielu administratorów podjęło pewne techniczne zajęcia w szkole lub na uczelni wyższej lub uzyskało stopień naukowy. Pracodawcy zazwyczaj również szkolą nowych pracowników w swoich procedurach biurowych i słownictwie danej firmy - na przykład słownictwie prawnym.
Administratorzy mogą uzyskać dobrowolną certyfikację od Międzynarodowego Stowarzyszenia Specjalistów Administracyjnych. Certyfikacja wymaga od dwóch do czterech lat doświadczenia, w zależności od wykształcenia administratora, a kandydaci muszą zdać egzamin.
