Pracownicy administracji biurowej zapewniają pomoc pracownikom biurowym. Prowadzą rejestry i systemy archiwizacji i często odpowiadają za wprowadzanie danych.Mogą prowadzić bazę danych klientów lub inwentarza i tworzyć korespondencję do korespondencji, a także czytać i przekazywać pocztę do właściwego działu. Ogólnym celem każdego administratora biura jest ułatwienie pracy swojego przełożonego.
Zarządzania bazami danych
Zwykle nie oczekuje się, że pracownik administracji biurowej zbuduje bazę danych, ale będzie musiał wprowadzić szczegóły i być w stanie przywołać rekordy spełniające określone kryteria w krótkim czasie. Muszą również tworzyć raporty na podstawie informacji z bazy danych. Raporty te są zwykle przekazywane członkom personelu wyższego szczebla lub prezentowane na konferencji.
Przygotowywanie korespondencji
Korespondencja może być pojedynczym listem lub biuletynem przeznaczonym dla wszystkich klientów. Pracownicy administracji biura muszą przygotowywać notatki i ogłoszenia oraz przesyłać je do wszystkich pracowników. Oczekuje się, że pracownicy administracji biurowej zajmą się zapytaniami w wiadomościach e-mail i albo odpowiedzą na wiadomość e-mail odpowiednim działom.
Wideo dnia
Dostarczone przez Sapling Dostarczone przez SaplingZaplanuj zarządzanie
Rezerwacja spotkań, planowanie konferencji i informowanie personelu o harmonogramach tradycyjnie oznaczało zapisywanie wszystkich spotkań w centralnym dzienniku i wysyłanie cotygodniowych lub codziennych aktualizacji do personelu. Obecnie większość harmonogramów jest wykonywana elektronicznie z programami do zarządzania danymi, takimi jak Outlook, iCal lub Eudora. Pozwala to pracownikowi biura administracji na aktualizowanie i publikowanie kilku kalendarzy w formie elektronicznej. Dzięki temu inni pracownicy mogą jednocześnie sprawdzać kalendarze, wprowadzając w razie potrzeby poprawki.
Odbierz telefony
Pracownicy administracji biurowej odbierają telefony i kontaktują się z klientami lub przekazują je do działu, który lepiej odpowiada ich zapytaniom. Obowiązkiem pracowników administracji biurowej jest rejestrowanie szczegółowych komunikatów wraz z wszelkimi informacjami kontaktowymi dzwoniącego.
