Jeśli w ciągu ostatniej dekady pojawiło się jedno słowo opisujące, jak małe i średnie firmy zmieniły się, słowo to prawdopodobnie brzmiałoby "technologia".
W stosunkowo krótkim czasie technologia umożliwiła mniejszym firmom:
- Wybieraj z lokalnych firm, aby dotrzeć do rynków globalnych.
- Działaj z pracownikami zdalnymi i rozproszonymi, zmniejszając obciążenie biura.
- Osiągnij większą przepustowość dzięki automatyzacji.
- Obsługuj klientów lepiej dzięki technologii.
- Wyrównaj szanse, jeśli chodzi o konkurowanie z większymi podmiotami.
- Untether właściciele i pracownicy z naszych biurek, integrując pracę i życie lepiej.
W jaki sposób Twoja firma jest powiązana z obecnym małym przedsiębiorstwem XXI wieku? Zajrzyj do dzisiejszej małej firmy i jej sprawdzonych metod, aby zobaczyć, jak się porównujesz. Dzisiejsze małe firmy przestrzegają pięciu najlepszych praktyk:
Najlepsza praktyka 1: Udostępnianie plików w chmurze
Nigdy więcej najważniejszych plików, zarówno zdjęć, jak i filmów, nie trzeba przechowywać na dysku twardym lub serwerze na miejscu. Albo (horror) w papierowych szafkach na dokumenty.
Po prostu weźmy jeden scenariusz. Wyobraź sobie, że robisz prezentację dla klientów. W przeszłości musiałbyś pobrać prezentację i zabrać ją ze sobą. Jeśli zapomniałeś lub potrzebujesz zmian w ostatniej chwili, asystent prawdopodobnie musiał wysłać ci plik e-mailem w drodze. W przeszłości zmarnowałem więcej czasu, próbując jedynie koordynować prezentacje podczas podróży, niż pamiętam.
Dzisiaj jest o wiele łatwiej. To tylko kwestia ściągania plików z chmury, niezależnie od tego, czy jesteś na konferencji, czy w siedzibie klienta w odległym mieście.
Udostępnianie plików w chmurze to więcej niż wygoda podczas podróży. Dzisiejsze małe firmy obsługują wirtualne biura za pomocą narzędzi chmurowych, aby umożliwić współpracę z partnerami i pracownikami w całym kraju i na całym świecie.
I nigdy nie musisz się martwić o awarię sprzętu powodującą katastrofę, jeśli przechowujesz wszystkie pliki i dane w chmurze. Byłem tam, robiłem to - i spędzanie godzin na próbie odzyskania utraconych plików nigdy nie jest piękne.
Istnieje wiele narzędzi, które mogą pomóc dzisiaj. Na przykład Microsoft OneDrive umożliwia synchronizację i przechowywanie plików, dzięki czemu można uzyskać do nich dostęp z dowolnej przeglądarki lub urządzenia mobilnego. Co więcej, możesz skonfigurować komputery, aby domyślnie zapisywać wszystko w usłudze OneDrive, aby Ty i Twoi pracownicy nigdy nie musieli ręcznie przenosić niczego do chmury.
Oznacza to, że możesz udostępniać i współpracować z dowolnego miejsca. Office 365 pozwala budować wirtualne sieci do 300 użytkowników, którzy mogą udostępniać pliki za pośrednictwem internetowych wersji programów Outlook, Word, Excel i PowerPoint.
Jeśli Twoja firma musi szybko się rozwijać, możesz skalować niedrogo za pośrednictwem SharePoint na Microsoft Azure.
Najlepsza praktyka 2: Zwiększ moc pracy zespołowej dzięki współpracy
Technologia umożliwiła także pracownikom współpracę z dowolnego miejsca. Powstało prawdziwie wirtualne biuro, którego pracownicy nie muszą już być w tym samym mieście, a nawet na tym samym kontynencie.
Istnieje wiele narzędzi technicznych, które umożliwiają Tobie, Twoim partnerom i pracownikom współtworzenie w programach Word, PowerPoint i OneNote.
Skype dla firm pozwala uzyskiwać dane wejściowe i organizować spotkania za pośrednictwem komunikatorów, udostępniania ekranu, rozmów lub czatów wideo. W Small Business Trends cały nasz zespół polega na Skype, aby współpracować. Na przykład organizujemy spotkania zespołu wykonawczego za pośrednictwem Skype'a, przeglądając raporty z posiedzeń w udostępnianych dokumentach w chmurze. Co więcej, używamy Skype'a, aby pozostać w kontakcie z freelancerów i partnerami, ponieważ jest tak wszechobecny, że niemal każdy, kogo spotykamy, ma identyfikator Skype.
Czy masz dokumenty zawierające informacje, które chcesz udostępnić, oraz informacje, których nie chcesz udostępniać? Microsoft GigJam zapewnia przełomowy sposób udostępniania właściwych informacji właściwym osobom w czasie rzeczywistym.
Najlepsza praktyka 3: Spraw, by Security Core działał
W dobie internetu bezpieczeństwo danych jest tak samo ważne jak bezpieczeństwo fizyczne w biurach.
Istnieje wiele narzędzi do ochrony danych biznesowych w świecie złośliwego oprogramowania, phishingu, schematów przekierowania plików hosta i innych. Najważniejszą rzeczą, jaką robi współczesny mały biznes, jest tak ścisłe zintegrowanie bezpieczeństwa z codziennymi operacjami, że ty i twoi pracownicy nie traktujesz tego jako specjalnego wydarzenia. Bezpieczeństwo obliczeniowe jest po prostu na wszystkich poziomach, przez cały czas.
Ochrona danych jest wbudowana w Enterprise Data Protection i Office 365 Mobile Device Management dla wszystkich urządzeń - nawet w sytuacjach "przynoszących własne urządzenie".
Możesz bezpiecznie uzyskać dostęp do treści w dowolnym miejscu dzięki uwierzytelnianiu wieloczynnikowemu, gdy jesteś z dala od sieci firmowej. Aktualizacje zabezpieczeń dla usługi Office 365 są dostarczane co miesiąc, aby zapewnić bezpieczeństwo danych.
Aha, i nie zapomnij o darmowej ochronie antywirusowej programu Windows Defender zintegrowanej z systemem Windows 10 i ochronie przed logowaniem przez cześć Windows dla każdego pracownika.
Najlepsza praktyka 4: Wykorzystaj moc sztucznej inteligencji
Technologia dołączyła do świata biznesu jako coś więcej niż narzędzie. Dziś technologia w postaci sztucznej inteligencji działa prawie jak pracownik ludzki.
Pomoc wirtualna może być aktywowana z komputera stacjonarnego lub urządzenia mobilnego i dostarczać ważnych informacji w ułamku czasu potrzebnego na samodzielne wykonanie badań lub przypisanie ich pracownikowi.
Cortana może na przykład zarządzać kalendarzem i zapewniać przypomnienia o spotkaniach, śledzić pakiety, zespoły, zainteresowania i loty. Cortana może wysyłać e-maile i SMS-y, tworzyć listy i zarządzać nimi oraz otwierać dowolną aplikację w Twoim systemie.
Kolejna iteracja tej inteligentnej technologii - botów - może odpowiedzieć na proste pytania klientów i dostarczyć informacji niezbędnych do zapewnienia lepszej obsługi klienta.
Za pomocą platformy Microsoft Bot Framework można budować własne boty w celu interakcji z użytkownikami systemu i klientami za pośrednictwem wiadomości SMS, Skype, witryny internetowej lub poczty Office 365.
Najlepsza praktyka 5: Pracuj w ruchu lub zdalnie
Praca zdalna przynosi wiele korzyści.
Mniej czasu marnuje się na dojazdy i mniej stresu. Co więcej, pracownicy, którzy pracują w domu, są często bardziej zadowoleni, lepiej łączą się z pracą i są bardziej produktywni, gdy mają wybór.
Technologia ułatwia pozostawanie w kontakcie.
Na przykład cała moja firma działa wirtualnie. Wszyscy w Trendach Małych Firm działają z jego domowego biura. Bez udostępnionych plików, narzędzi do współpracy i różnych urządzeń mobilnych - nie moglibyśmy działać.
Są też ciężkie korzyści biznesowe. Wykorzystując technologię do działania praktycznie moja firma była w stanie zmaksymalizować zyskowność i samofinansować nasz rozwój, ponieważ koszty ogólne są niskie.
Co więcej, nasi pracownicy sprawiają, że praca pasuje do naszego życia - nie na odwrót. Nie jesteśmy przywiązani do naszych biurka. Jeśli potrzebujemy dostępu do pliku, możemy go wywołać na naszych urządzeniach mobilnych, gdziekolwiek się znajdujemy. Możemy swobodnie podróżować lub po prostu załatwiać sprawunki, aby utrzymać ciało i duszę razem.
Mam nadzieję, że dałem wam posmak nowoczesnego SMB, w tym pięć najlepszych praktyk. Ważne jest, aby zrozumieć, że Microsoft może być Twoim partnerem, który przekształci Twój biznes w nowoczesną SMB iw pełni wdroży te najlepsze praktyki. Dlatego cieszę się, że mogę zostać Ambasadorem Microsoft Small Business, ponieważ wykorzystałem moc technologii do prowadzenia działalności w dzisiejszym świecie w sposób efektywny i opłacalny. A Microsoft był niezbędny, aby to umożliwić.
W chwili pisania tego tekstu Anita Campbell uczestniczy w programie Microsoft Small Business Ambassador.
Nowoczesna osoba biznesowa Zdjęcie za pośrednictwem Shutterstock
Więcej w: Sponsorowane 1
