Jak przenosić działalność bez utraty wydajności

Wykonaj wizualną ewidencję

Proces planowania można rozpocząć fizycznie poruszając się po przestrzeni i wykonując wizualne "zapasy" wszystkiego, co musi zostać przeniesione do nowej lokalizacji firmy:

• Ile produktów i zapasów trzeba przenieść?
• A co z meblami i sprzętem biurowym? Duże przedmioty wymagają szczególnej uwagi.
• Nie zapomnij podręczników, folderów plików i zawartości poszczególnych stacji roboczych.
• Panele kabinowe mogą wymagać podziału i ponownego złożenia w nowym biurze.
• A co ze sprzętem elektronicznym, w tym komputerami, urządzeniami telefonicznymi i monitorami ściennymi?

Rozważ zastąpienie starego na nowy

Ważne jest również strategiczne ustalenie, czego nie planujesz przenieść. Przeprowadzka to szansa na odpluskwianie - oszczędność czasu i pieniędzy (mniejsza objętość do przeniesienia, niższe koszty ruchome).

Przenoszenie to także możliwość wprowadzania innowacji lub ulepszania. Na przykład może to być okazja do zastąpienia starych, niewygodnych krzeseł biurowych. Nowe meble nie wymagają dużo większych nakładów niż przenoszenie starszych mebli. Dodatkowa korzyść: Twoi pracownicy zyskują motywację dzięki nowym meblom.

Jeśli chodzi o sprzęt biurowy, starsze przedmioty mogą wymagać większej konserwacji i nie oferują funkcji nowszych modeli. Może to być okazja do zastąpienia przestarzałego sprzętu, takiego jak stare, nieaktualne drukarki i uzyskania korzyści produkcyjnych z nowszych modeli.

Kupno nowego może ułatwić koordynację ruchu również. Jeśli możesz ustawić wcześniej w nowej siedzibie, dzień przeprowadzki jest mniej intensywny.

Rozważ przekazanie przedmiotów, które wymieniasz, na ewentualne potrącenia na cele charytatywne.

Śledź swój ruch w arkuszu kalkulacyjnym

Zrób listę lub arkusz kalkulacyjny wszystkiego, co planujesz przenieść. Niezbędna jest szczegółowa lista.

Gdy masz już jasne pojęcie o tym, co należy przenieść, możesz rozpocząć organizowanie w celu przeniesienia. Będziesz w stanie lepiej ocenić, ile i jakie typy materiałów potrzebnych do pakowania potrzebujesz, jak duża jest ciężarówka do przenoszenia i jak długo potrwa sam ruch.

Dokładna lista pomaga również upewnić się, że przedmioty nie są niewłaściwie umieszczone w trakcie przeprowadzki.

Utwórz oś czasu i harmonogram przenoszenia

Wymyśl realistyczną oś czasu i harmonogram swojego ruchu:

• Ile masz czasu, zanim będziesz musiał opuścić swoją obecną lokalizację?
• Na ile nakładają się na siebie momenty, w których można uzyskać dostęp do nowej lokalizacji i kiedy trzeba wyjść ze starej?
• Jeśli przejdziesz przez proces stopniowo, łatwiej będzie Tobie i Twojemu zespołowi nadążać za codziennymi zadaniami prowadzenia firmy.

Niezależnie od tego, musisz się upewnić, że zaplanujesz sobie i swojemu zespołowi wystarczająco dużo czasu, aby wszystko zostało posortowane i spakowane przed datą przeprowadzki.

Spakuj z wyprzedzeniem, jeśli potrafisz

Jeśli masz rzeczy, które mogą być przechowywane w pudełkach przez jakiś czas, bez potrzeby ich codziennej pracy, rozładuj obciążenie przez wcześniejsze pakowanie.

Zdobądź odpowiednie materiały do ​​pakowania

Jeśli chodzi o faktyczny proces pakowania, oto kilka materiałów pomocnych w prawidłowym wykonaniu zadania:

• Rolki folii bąbelkowej i / lub papieru do pakowania
• Pakowanie orzeszków ziemnych
• Różne pudełka o różnej wielkości przeznaczone do różnych celów pakowania
• Taśma do pakowania i dozowniki
• Etykiety
• Długopisy Sharpie
• Przenoszenie koców
• Folia termokurczliwa
• Przewoźnicy i suwaki do mebli

Użyj specjalnych i różnych rozmiarów skrzynek

Oczywiście potrzebujesz skrzynek, a te są łatwo dostępne w sklepach takich jak Staples. Podsumuj, ile potrzebujesz, jakie rozmiary potrzebujesz, oraz wszelkie skrzynki specjalnego przeznaczenia, które mogą być potrzebne w przypadku delikatnych lub ciężkich przedmiotów.

Nie kupuj tylko dużych pudełek. Małe i średnie pudełka są łatwiejsze do podniesienia i przenoszenia. Skrzynie bankierów są idealnym rozmiarem do folderów na pliki, ponieważ dokumenty są zwykle ciężkie.

Oznacz wszystkie pola. To sprawia, że ​​proces rozpakowywania jest szybszy i łatwiejszy. Niektórzy używają oznaczeń oznaczonych kolorami, aby określić, dokąd zmierza nowa lokalizacja.

Zapakuj prawidłowo

O wiele kosztowniej jest zastępować kosztowności niż pakować je prawidłowo, gdy przenosisz firmę.

Bąbelkowe bułki i orzeszki do pakowania zapewniają prawdziwą ochronę Twoim najcenniejszym przedmiotom. Papier do pakowania jest również ekonomiczną opcją. Używaj skrzynek do ciężkich prac na łamanie i ciężkich przedmiotach, aby pudełko nie zostało zmiażdżone ani rozerwane.

Urządzenia elektroniczne, takie jak komputery, monitory i telewizory, powinny być pakowane w folię bąbelkową i umieszczane w specjalnych pudełkach, takich jak telewizory z płaskim ekranem. Meble powinny być przykryte ruchomymi kocami i owinięte w folię, aby uniknąć wgnieceń i zabrudzeń.

Użyj taśmy pakunkowej, aby zamknąć wszystkie pudełka i oznaczyć zawartość pudełka