Jednym z najbardziej stresujących momentów dla większości właścicieli małych firm jest sytuacja, gdy przepływ środków pieniężnych staje się napięty, ponieważ płatności nie pochodzą od klientów. Niekoniecznie, że Twoja firma nie idzie gładko, ale dlatego, że Twoi klienci nie płacą w odpowiednim czasie.
W tym przewodniku po wystawianiu faktur i otrzymywaniu zapłaty chcemy udostępnić Ci sprawdzone metody fakturowania klientów. Ponadto chcemy udostępniać sposoby na to, aby otrzymywać wynagrodzenie na czas (lub tak blisko jak to możliwe), aby nie musieć się martwić przepływem środków pieniężnych.
$config[code] not foundUżyj oprogramowania do fakturowania
Korzystanie z oprogramowania do fakturowania, takiego jak Hiveage, ma wiele zalet dla Twojej firmy. Na początek pokazuje klientom, że Twój proces księgowy jest profesjonalny i zorganizowany. Będą również wiedzieć, że nie będą w stanie wymknąć się z pęknięć i stracić zapłaty.
Na koniec będziesz mógł łatwo śledzić specjalne promocje oferowane określonym klientom, jak szybko lub powoli klienci płacą, które faktury są przeterminowane i wiele więcej.
Będziesz także mógł uruchamiać szczegółowe raporty, które pomogą Ci, gdy klienci będą zainteresowani fakturowaniem kontra historii płatności. Te raporty można również uruchamiać, gdy klienci protestują z ilością produktów lub usług, które otrzymali, w stosunku do kwot, na które zostały zafakturowane.
Omów szczegóły fakturowania na początku
Kiedy zaczynasz pracę z nowym klientem, dobrze jest jak najszybciej potwierdzić szczegóły faktury. Niektórzy klienci wstrzymują płatności z tytułu faktury tylko dlatego, że brakuje jednej rzeczy, np. Numeru zamówienia. Oto, czego potrzebujesz od samego początku, aby zapewnić pomyślną przyszłość fakturowania.
Czy Twój klient potrzebuje twojego W-9 na początku wspólnej pracy? Czy twój klient chce konkretnej nazwy projektu lub numeru zamówienia na każdej fakturze? Czy Twój klient ma wiele adresów firmowych i potrzebuje konkretnej faktury do prawidłowego wyznaczania trasy? Znajdź te rzeczy, aby nie mieć uzasadnionego usprawiedliwienia dla opóźnienia płatności.
Większość klientów nie ma nic przeciwko fakturowaniu online za pośrednictwem poczty e-mail. Ale niektórzy nadal chcą, aby ta drukowana kopia znalazła się w poczcie. Pamiętaj, aby odpowiednio wysłać fakturę.
Różni klienci mają różne zasady dotyczące fakturowania. Niektóre faktury muszą zostać przekazane właścicielowi firmy do zatwierdzenia, a następnie zostaną przeniesione do księgowości. Inni muszą pójść do księgowości z CC do kierownika projektu, z którym pracujesz, aby mogli wysłać swoje OK do księgowości.
Czasami będziesz mieć klienta, którego faktura musi zostać przesłana jako plik PDF do jednej osoby w celu zatwierdzenia. Następnie musi zostać wysłany do innej osoby w celu zatwierdzenia. Wreszcie, musi zostać wysłany elektronicznie do zewnętrznego działu księgowości.
Dowiedz się, jaki jest proces dla Twojego klienta i postępuj zgodnie z nim.
Jasno określ swoje warunki
Co zaskakujące, niektórzy ludzie nie określają warunków płatności. Po prostu pozostawiają domyślne po otrzymaniu faktury. Jeśli warunki płatności nie są należne po otrzymaniu, należy je odpowiednio zmienić na fakturze. W przeciwnym razie ludzie będą zakładać, że nie zmieniłeś warunków płatności z domyślnego ustawienia i nie utworzysz własnych warunków płatności.
Mówiąc o terminach płatności, jednym ze sposobów upewnienia się, że otrzymujesz zapłatę przed wykonaniem pracy lub wysłaniem produktu, jest zaoferowanie zniżki na zaliczkę. Twoi klienci pokochają szansę zaoszczędzenia trochę, a spodoba ci się fakt, że nie musisz się martwić, że się zmęczysz.
Wyraźnie określ, kiedy należy się spodziewać fakturowania
Poinformuj klientów z góry, że zazwyczaj wystawiasz faktury pod koniec miesiąca, pierwszego dnia miesiąca, w połowie miesiąca, tygodnia, co dwa tygodnie lub po zakończeniu projektu. W ten sposób wiedzą, kiedy mogą oczekiwać otrzymania faktury i miejmy nadzieję, że będą ją szukać.
Oferta więcej niż jeden sposób płatności
Tylko dlatego, że 90 procent klientów korzysta z PayPal lub płatności online, nie oznacza, że pozostałe 10 procent będzie. Pozwalając klientom płacić kartą kredytową lub czekiem, będziesz w stanie usunąć większość barier w płatnościach dla większości klientów.
Aby upewnić się, że klienci mogą płacić w wybrany przez siebie sposób, podaj swój adres do korespondencji na fakturze i włącz dodatkowe opcje płatności, aby mogli dokonać płatności online poza PayPal.
Dobrym rozwiązaniem do obsługi kart kredytowych w systemie PayPal są Stripe, Braintree i Authorize. Wszystkie trzy mają podobne ceny 2,9% + 0,30 USD za transakcję. Dodatkowe opłaty obejmują:
- Braintree nie pobiera opłat transakcyjnych za pierwsze 50 tys. Przetworzone za ich pośrednictwem. Opłaty dodatkowe 1% za międzynarodowe transakcje walutowe.
- Braintree and Stripe pobierają opłatę zwrotną w wysokości 15 USD.
- Paski obciążają dodatkowe 2% dla międzynarodowych transakcji walutowych.
- Autoryzuj opłaty za opłatę instalacyjną w wysokości 49 USD, opłatę miesięczną w wysokości 25 USD, opłatę za ocenę w wysokości 1,5% w transakcjach międzynarodowych i opłatę zwrotną w wysokości 25 USD.
Jak więc wybrać? Oto kilka pytań dotyczących Twojej firmy.
- Czy chcesz akceptować płatności przez telefon lub na urządzeniu mobilnym osobiście?
- Czy chcesz tylko akceptować standardowe płatności kartą kredytową (Visa, Mastercard, Discover, AMEX itp.), Czy też chcesz zaakceptować nowsze metody płatności, takie jak Apple Pay, Bitcoin lub Venmo?
- Czy potrzebujesz abonamentu? Split opcje płatności?
- Czy masz klientów na całym świecie i w krajach, które nie mogą korzystać z systemu PayPal?
Gdy uzyskasz odpowiedzi na te pytania, powinieneś być w stanie dopasować funkcje procesorów płatności do swoich potrzeb, aby określić, który z nich jest odpowiedni dla Twojej firmy.
Pamiętaj też, że jeśli masz klientów, którzy nie płacą przez PayPal, ponieważ mają coś przeciwko PayPalowi, mogą nie lubić Braintree, odkąd Braintree został przejęty przez PayPal.
Potwierdź, że wysłałeś fakturę
Wiesz, że możesz polegać na swoim oprogramowaniu do fakturowania. Więc niekoniecznie robisz to, ponieważ nie wierzysz w swoje oprogramowanie, ale więcej, aby uzyskać pierwsze przypomnienie, że tak, wysłałeś fakturę.
Po wysłaniu faktury do klienta po raz pierwszy wyślij wiadomość e-mail do osoby, która ma otrzymać fakturę, oraz do wszystkich osób, które musiały zostać skopiowane na fakturze, którą właśnie wysłałeś na fakturę. Może być dołączony jako zwykła wzmianka, która towarzyszy aktualizacjom twojego projektu.
Zwykle potrzebujesz tego tylko w przypadku klientów, którzy po raz pierwszy lub często spóźniają się z płatnościami. Dzięki pierwszym klientom pozwala upewnić się, że szczegóły faktury są prawidłowe.
Wyślij łagodne przypomnienia
Nie każdy zapłaci w 100% na czas. Niektóre osoby będą legalnie tak zajęte, że niechcący zapominają o fakturze. Na początku chcesz założyć, że Twoja faktura została przez pomyłkę zapomniana i odpowiednio przyporządkować przypomnienia.
Podczas ponownego wysyłania faktury kilka świetnych sposobów podejścia do przypomnienia o fakturze obejmuje następujące elementy, w tym niektóre sformułowania dotyczące sytuacji specjalnych.
- Zauważyłem, że jeszcze nie przeglądałeś mojej faktury. Na wszelki wypadek, że nie przejdzie prawidłowo, ponownie go wyślę. Załączam również kopię za pomocą pliku PDF w oddzielnym e-mailu. Nigdy nie znasz filtrów spamu pocztą e-mail w tych dniach.
- Wiem, że ostatnio byłeś zajęty wprowadzaniem nowego projektu. Na wypadek, gdyby został pochowany w skrzynce odbiorczej, oto moja faktura za pracę z zeszłego miesiąca.
- Mam nadzieję, że miałeś dobrą wycieczkę! Wiem, że masz dużo do nadrobienia, więc chciałem się upewnić, że jest na szczycie listy od 30 dni.
- To tylko przyjacielskie przypomnienie o mojej fakturze z zeszłego miesiąca. Czas leci, ale odkąd minęło 30 dni, pomyślałem, że dam ci znać.
W większości przypadków powinno to rozwiązać problem, a Ty powinieneś otrzymać odpowiedź - i zapłatę. Jeśli nie otrzymujesz odpowiedzi od jednej osoby, zawsze możesz wysłać łagodne przypomnienie do kogoś innego. Poinformuj tę osobę, że nie słyszałeś o fakturze i chcesz się upewnić, że do niej dotarła.
Jeśli nie masz spersonalizowanych przypomnień, to też jest w porządku. Możesz zamiast tego wysyłać automatyczne przypomnienia!
Połóż stopę na Ziemii
Jeśli powyższe przypomnienia pozostaną niezauważone, być może będziesz musiał stać się nieco bardziej agresywny. Jest to szczególnie ważne, gdy faktura stała się poważnie przeterminowana. Przed podjęciem tej drogi należy rozważyć kilka rzeczy.
- Czy chcesz, aby ta firma pozostała klientem? Jeśli to zrobisz, sympatia do powolnej płatności może przynieść ci przyszłą lojalność.
- Czy możesz wstrzymać dostawę lub usługi z powodu braku płatności? Ponownie, ten wybór może sprowadzać się do tego, czy chcesz, aby ta firma pozostała klientem.
Mając na uwadze te odpowiedzi, postępuj odpowiednio. Zacznij od ponownego wysłania faktury, zarówno w formie cyfrowej, jak i pocztą. Zadzwoń do swojego klienta i daj mu znać, że rozumiesz, że sprawy mogą być trudne, ale ukończyłeś uzgodnione usługi lub wysłałeś produkty. W związku z tym bieżącą płatność należy się natychmiast.
Tak, może to być niewygodne. Ale to także biznes. Prawdopodobnie nie jesteś jedynym sprzedawcą, któremu klient spóźnia się z płatnościami, więc nie będziesz jedyną osobą, która egzekwuje ten problem. Ale jeśli jesteś jedynym, który wywiera na nich presję, najprawdopodobniej otrzymasz pierwsze pieniądze. Lub przynajmniej pierwszy po opłaceniu podstawowych usług, czynszu i innych rachunków.
Utrzymanie tego problemu może być frustrujące zarówno dla ciebie, jak i dla klienta, ale może być kluczem do uzyskania zapłaty. Niektórzy właściciele małych firm zgłosili, że zapłacili nawet dwa lata po terminie zapłaty. Choć spóźniony nigdy nie jest dobry, to lepiej niż nigdy.
Obraz faktury za pośrednictwem Shutterstock
Więcej w: Popularne artykuły 9 komentarzy ▼
