"Musimy porozmawiać o budżecie projektu …"
$config[code] not foundŻadna fraza nie może wzbudzić strachu w sercu młodszego i wyższego kierownictwa podobnie jak pilny e-mail w celu omówienia budżetu.
Jeśli jesteś kierownikiem projektu, wiesz doskonale, jak trudno jest utrzymać projekt na czas i przy budżecie. Między zmieniającym się zakresem projektu, nierealistycznymi wymaganiami klientów i nieoczekiwanymi niepowodzeniami, zarządzanie projektem często może przypominać wypasanie kotów.
Jeśli okaże się, że Twój zespół rutynowo pracuje nad budżetem (nawet jeśli początkowy budżet wydawał się być całkowicie w grze), problem może nie spoczywać na zespole, kierownictwie lub kliencie, ale na narzędziach, z których korzystasz. Tak, mówię o tej kosztownej (i mylącej) platformie zarządzania projektami, z której korzystasz.
Wybór niewłaściwego narzędzia do zarządzania projektami online może przygotować firmę do wielu problemów. Jest to jeden z najczęstszych sposobów, w jaki firmy mogą skończyć marnując poważną gotówkę, nawet nie zdając sobie z tego sprawy. Czy starasz się wybrać odpowiednie oprogramowanie do zarządzania projektami lub nie masz pewności, czy Twoja obecna platforma jest odpowiednia dla potrzeb Twojego zespołu?
Uważaj na następujące czerwone flagi:
Czerwona flaga nr 1
Planowanie projektu i praca ad-hoc nie korzystają z tej samej platformy.
Menedżerowie projektu poświęcają 90 procent czasu na komunikację. Czy Twoje oprogramowanie do zarządzania projektami nie powinno ułatwiać tego procesu?
Wybierając system zarządzania projektem, wybierz platformę, która ułatwia śledzenie wszystkich aspektów twoich projektów z jednego systemu. W ten sposób, gdy pojawiają się zadania ad-hoc, będziesz mógł dodawać te zadania do tej samej platformy projektowej, co ułatwi śledzenie obciążenia i dostępności każdego członka zespołu.
Łatwo określ, którzy członkowie mają więcej czasu w swoim harmonogramie i którzy są nadmiernie zaangażowani, aby płynnie przenosić obciążenie pracą w ramach priorytetów i zmiany dostępności.
Czerwona flaga nr 2
Nie ma standardowego wejścia na pokład.
Kiedy zarządzasz zespołem wirtualnym, pierwszym krokiem do sukcesu jest standaryzacja procesu wdrażania.
Od początku wszyscy na tej samej stronie, korzystając z podstawowego samouczka do korzystania z nowej platformy. Ustal oczekiwania dotyczące dostępności za pomocą przewodnika komunikacyjnego i arkusza informacji kontaktowych.
Najlepsze platformy do zarządzania projektami obejmują narzędzia do czatu wirtualnego i wewnętrzne programy do przesyłania wiadomości. Korzystanie z tego samego narzędzia czatu, które jest dołączone do oprogramowania do zarządzania projektami oznacza, że możesz natychmiast dostrajać zadania, dodawać notatki do różnych zadań lub przesuwać terminy bez opuszczania programu.
Czerwona flaga nr 3
Korzystasz z jednej usługi do zarządzania projektami, a drugiej do udostępniania plików w chmurze.
Tak, Dropbox i Google Docs są świetne, ale kiedy zarządzam dużym projektem, znacznie łatwiej jest przechowywać wszystkie pliki w tej samej lokalizacji, co listy rzeczy do zrobienia i spotkania z funkcją udostępniania ekranu / współpracy.
Mój zespół zawiera numer wersji w każdej nazwie pliku oraz inicjały ostatniej osoby, która wprowadzi jakiekolwiek zmiany w pliku. W ten sposób, jeśli pojawi się pytanie dotyczące treści lub tego, co zostało zmienione, natychmiast wiem, z kim się skontaktować. Pomaga to w ukrywaniu plików w łańcuchu wiadomości e-mail i edytowaniu ich przed duplikowaniem.
Bez względu na to, jaką konwencję nazewnictwa plików wybierzesz, ustaw system od pierwszego dnia na zarządzanie i śledzenie plików i trzymaj je wszystkie w jednym miejscu.
Czerwona flaga nr 4
Nie ma miejsca na wspólne dyskusje i wirtualne spotkania.
Oprogramowanie do zarządzania projektem jest czymś więcej niż tylko śledzeniem zadań i przechowywaniem plików.
Kiedy prowadzisz wirtualny zespół, regularne spotkania mogą być wyzwaniem. Mimo to, bez wyraźnej komunikacji, cały projekt może się rozpaść. Wybierz dzień i godzinę (np. W poniedziałki o 10:00 i w czwartki o 2:00), aby mieć cotygodniową sesję sprawdzania statusu projektu.
Uważaj na członków zespołu mieszkających w różnych strefach czasowych; spotkania w południe są na ogół najłatwiejsze do "uczestniczenia". Mając określony dzień i godzinę konsekwentnie planowany z wyprzedzeniem, wszyscy na tej samej stronie i projekt idą naprzód.
Czerwona flaga nr 5
Mnóstwo dzwonków i gwizdów, ale niewystarczająca funkcjonalność.
Wybierając platformę do zarządzania projektami, kuszące jest wybranie tej z najbardziej wyszukanymi funkcjami.
Upewnij się, że podstawowa funkcjonalność wspiera te dzwony i gwizdki. Niezależnie od tego, czy jest to pełna integracja z Gmailem i Dropbox, jedno kliknięcie, transformacja z poczty e-mail do zadania projektu, czy wiadomości błyskawiczne w ramach współużytkowanego obszaru roboczego, wybierz funkcje odpowiednie dla zespołu wirtualnego.
Wrike, Zoho Projects i Clarizen to trzy popularne internetowe opcje współpracy projektowej, które oferują podobne funkcje. Przed przystąpieniem do jednej platformy, weź je na jazdę próbną, aby ustalić, która jest najlepiej dopasowana do twoich potrzeb.
Dolna linia
Zrealizowane projekty nie materializują się dzięki czystej sile woli. Wydawanie zbyt dużych pieniędzy na drogie platformy zarządzania projektami, które nie wykonują zadania, nie tylko szkodzi dolnej linii przedsiębiorstwa, ale także spowalnia produktywność i przeciąga terminy.
Wracaj na prostą dzięki platformie zarządzania projektami, która śledzi zadania, przeglądy, przechowuje pliki, oferuje pełny przegląd członków zespołu i zapewnia łatwe wirtualne spotkania / wiadomości błyskawiczne z tego samego miejsca.
Bandaged Rany Zdjęcie przez Shutterstock
