Dlaczego płaca to jedna funkcja, którą powinieneś zlecić

"… firma miała jedną osobę wykonującą wszystkie funkcje przetwarzania płac. Firma outsourcinguje teraz funkcje w wyniku myślenia naprzód. Zdecydowali się na outsourcing funkcji, aby zmniejszyć ryzyko nierozliczania listy płac, aby zarządzać wzrostem, przewidując zwiększenie obowiązków związanych z płacami, które będą wymagane w miarę wzrostu firmy i zatrudniania większej liczby pracowników oraz nadążania za technologiami, takimi jak karty płatnicze. i bezpośredni depozyt. "

Idealnie outsourcing osiąga trzy główne cele:

• Pozwala to zaoszczędzić czas i zasoby, aby skupić się bardziej na podstawowej działalności.
• Daje dostęp do większej ilości technologii i wiedzy specjalistycznej, aby dobrze wykonywać rozliczenia.
• Zmniejsza koszty i ryzyko.

Zbadajmy szczegółowo każdą z tych korzyści i ich znaczenie.

1. Skup się lepiej na swojej podstawowej działalności

Płace to jedna z tych krytycznych funkcji, które nie mogą bezpośrednio zwiększać sprzedaży. Ale źle przeprowadzone, może sprawić, że Twoja firma stanie się bolesna.

A przede wszystkim może odciążyć wewnętrzny czas i uwagę od podstawowych działań.

Firmy muszą stosować się do szerokiego zakresu przepisów, jeśli chodzi o pracowników - od federalnych, przez stanowe i lokalne. Zajmowanie się nimi zajmuje dużo czasu i uwagi.

Istnieją oczywiste wymogi prawne, takie jak raportowanie i przekazywanie podatków. Istnieją wymagania dotyczące podatków potrącanych u źródła od wynagrodzenia pracownika, a także obliczania części podatków od pracodawcy. W niektórych przypadkach obowiązują elektroniczne wymagania dotyczące zgłoszenia. Musisz także wiedzieć, kiedy złożyć wniosek - na poziomie federalnym, stanowym i lokalnym.

Podatki to jednak dopiero początek.

"Jako pracodawca musisz również znać przepisy dotyczące płac i godzin. Na przykład musisz wiedzieć, kiedy musisz płacić za nadgodziny "- powiedział Andy Childs, wiceprezydent firmy Paychex w niedawnym wywiadzie dla Small Business Trends. Paychex to jedna z największych w kraju usług płacowych, obsługująca prawie 600 000 małych i średnich firm. Zasady dotyczące płac i godzin, powiedział Childs, mogą być wysoce techniczne.

Następnie mogą pojawić się nowe wymagania dotyczące raportowania wynajmu, a także wymagania państwowe dotyczące rekompensat dla bezrobotnych i odszkodowań dla pracowników.

Childs podkreślił, że jeszcze większym problemem jest niespodziewany zobowiązania czasowe.

"Być może odłożyłeś na pewien czas określoną ilość czasu na uruchomienie listy płac. Otrzymujesz niespodziewaną niespodziankę w postaci zawiadomienia z urzędu skarbowego. Ale nie chodzi tylko o to, że IRS informuje cię, że jesteś winien karę. Teraz musisz przejrzeć swoje zapiski i zbadać, czy rzeczywiście popełniłeś wykroczenie. Nagle jesteś zaangażowany w rozwiązywanie sporów "- powiedział Childs.

I nigdy nie dzieje się to w dogodnym momencie dla właściciela małej firmy, dodał.

2. Uzyskaj dostęp do wiedzy specjalistycznej i technologii

Kolejnym powodem outsourcingu jest uzyskanie dostępu do wiedzy i technologii.

Pracodawcy mają do czynienia z prawie 10 000 federalnych, stanowych i lokalnych jurysdykcji podatkowych w Stanach Zjednoczonych. Podczas gdy większość małych firm nie będzie musiała przestrzegać każdej z tych jurysdykcji, nadal wskazuje na złożoność przepisów. Co roku przyjmowane są setki nowych ustaw i rozporządzeń.

W przypadku małych firm na większej części (50 pełnoetatowych pracowników i więcej) sama ustawa Affordable Care Act nakłada znaczne wymagania dotyczące sprawozdawczości i zgodności. Zapytany o przykład, Childs wskazał na formularze IRS 1094-C i 1095-C. Formularze te będą wymagać od pracodawców poświadczenia, czy oferowali pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze godzin możliwość zapisania się na ubezpieczenie zapewniające minimalny podstawowy zakres ubezpieczenia.

"To nie będą proste formularze do wypełnienia" - dodał Childs. (Paychex założył internetowe centrum zasobów dla obowiązków związanych z reformą służby zdrowia ze względu na złożoność prawa).

Równie ważne jak ekspertyzy są nowe technologie. Obecnie pracodawcy polegają na technologii, aby działała wydajniej. Wraz z rozwojem firmy pracodawcy mają więcej rejestrów pracowników, a także potrzebują więcej raportów. Brak technologii staje się przeszkodą w zwiększaniu skali rozwoju biznesu.

Pracownicy oczekują również technologii. Obecnie pracownicy oczekują takich opcji, jak bezpośredni depozyt i samoobsługowy dostęp do informacji o płacach w Internecie. Pracodawcy, którzy nie są w stanie zapewnić takich opcji, mogą znaleźć się w gorszej sytuacji konkurencyjnej.

Ponadto eksplozja użycia urządzeń mobilnych wprowadza nowy poziom oczekiwań technologicznych. Jeśli chodzi o listę płac, nadal korzysta się z urządzeń mobilnych, ale "rośnie w szybkim tempie w Paychex", powiedział Childs.

Pracodawcy używają urządzeń mobilnych do przeglądania pewnych raportów i wyszukiwania informacji, takich jak ile pieniędzy muszą mieć w banku na datach płac, zauważył. Pracownicy zaczynają także korzystać z aplikacji mobilnych do sprawdzania własnych rekordów.

Childs spodziewa się, że mobilne korzystanie z listy płac będzie nadal rosło, ponieważ zwalnia właścicieli i menedżerów firm z biura.

"Dzięki mobilnym aplikacjom płacowym Paychex możesz zrobić prawie wszystko z plaży - jeśli chcesz," dodał Childs.

3. Zmniejsz koszty i ryzyko

Outsourcing listy płac może również pomóc w obniżeniu kosztów i ograniczeniu ryzyka. Średnio, powiedział Childs, firmy przepłacają pracowników o około 4 procent ze względu na różnice między czasem pracownika i dokładnym rekordem czasu.

"Posiadanie dokładniejszego czasu i rozwiązanie przechowywania zapisów obecności może zaoszczędzić pieniądze" - dodał. (Paychex ma tutaj kalkulator oszczędności).

Wtedy masz potencjalne kary za naruszenie raportów i inne wymagania. Według danych IRS, 40 procent małych firm płaci średnią karę w wysokości 845 USD rocznie za spóźnione lub nieprawidłowe złożenie dokumentów, zauważył Childs.

Obecnie istnieją rozwiązania outsourcingowe dla firm tak małych jak jeden pracownik, wskazuje Childs. Rozwiązania są przystępne, zaczynając od mniej niż 50 USD miesięcznie dla małych firm, w zależności od potrzeb.

Dobry dostawca płac oferuje możliwości wykraczające poza to, co możesz zrobić sam. Jeśli wcześniej nie rozważałeś rozwiązania outsourcingowego, spraw, aby rok w którym się przeszedł. Zapewni ci spokój właściciela, a także zwolni czas w firmie.

Wskazówki dotyczące wyboru zewnętrznego dostawcy listy płac

Jeśli zastanawiasz się nad outsourcingiem płac, jest to dane, które powinieneś zobaczyć typowe trzy punkty na co zwracasz uwagę przy wyborze dowolnego dostawcy:

• Cena £
• usługa
• reputacja

Ale jeśli chodzi o listę płac, są jeszcze inne kwestie do rozważenia:

Bezpieczeństwo i niezawodność dostawcy

Podajesz swoim dostawcom wynagrodzeń nazwiska, adresy, numery ubezpieczenia społecznego i numery kont bankowych Twoich pracowników. Udzielasz pełnomocnictwa do składania zeznań w Twoim imieniu.

Idź z dostawcą, który jest silny finansowo z dobrym sterowaniem w miejscu.

W przeciwnym razie możesz znaleźć firmę w powiązaniu, podobnie jak niektóre firmy z Południowej Karoliny, po tym, jak mały, rodzinny, dostawca płac został oskarżony o kradzież 11 milionów dolarów od klientów.

W 2014 roku klienci firmy Employee Services Net byli zszokowani, gdy odkryli, że dostawca list płac używał ich pieniędzy, by sfinansować rozrzutny styl życia, zamiast przekazywać je organom podatkowym. Ci klienci - wszystkie małe firmy - znaleźli się w sytuacji związanej z IRS. Czemu? Ponieważ ostatecznie pracodawca jest odpowiedzialny, nawet jeśli dostawca listy płac kradnie od nich. (IRS ma wskazówki, jak chronić firmę, jeśli zlecasz wypłaty na zewnątrz).

Śledź usługi świadczone przez firmy podobne do Twoich

Czy dostawca listy płac ma udokumentowane doświadczenie w obsłudze firm o twoim rozmiarze? Czy dostawca ma doświadczenie w swojej branży?

Uzupełniające oferty usług

Rozważ szersze usługi, których możesz potrzebować w miarę rozwoju firmy, takie jak świadczenia i usługi HR. Czy firma płacowa będzie w stanie je zapewnić?

Zgodność z przepisami

Czy dostawca listy płac dysponuje zasobami, aby nadążyć za rosnącymi przepisami i regulacjami dotyczącymi zatrudnienia, opieki zdrowotnej i podatków?

Technologia

Oceń technologię firmy płacowej, w tym jej mobilną gotowość. Czy firma płacowa inwestuje w nowe technologie? Czy mogą nadążyć za technologią, ponieważ rośnie popyt na nią po stronie pracodawcy i pracownika?

Interfejsy księgowe

Czy Twój księgowy może uzyskać łatwy dostęp do twojej listy płac i powiązanych dokumentów dla celów uzgadniania i zeznań podatkowych?

Obraz płacowy za pośrednictwem Shutterstock