Niezależnie od tego, jak dobrze radzisz sobie z ustalaniem priorytetów i żonglowaniem listami rzeczy do zrobienia, są jeszcze chwile, kiedy chcesz, aby zniknęły najbardziej żmudne zadania biznesowe. Znasz te: zbieranie danych, wprowadzanie danych, planowanie spotkań, zarządzanie skrzynką odbiorczą i tak dalej. Te zadania wyczerpują twoją energię, ale muszą być zrobione i dobrze zrobione, aby zapewnić sukces twojej małej firmie.
Jeśli te problemy brzmią znajomo, masz szczęście. Tam są narzędzia, które mogą sprawić, że najbardziej nużące zadania biznesowe znikną lub przynajmniej zajmą znacznie mniej czasu. Są tu trzy podstawowe zasady, z których każda pomaga zredukować czas spędzany na najbardziej żmudnych zadaniach: automatyzacji, pojedynczym punkcie wejścia i samoobsługi klienta / pracownika. Wszystkie są rozwiązywane za pomocą narzędzi wymienionych poniżej.
$config[code] not foundNarzędzia pulpitu nawigacyjnego dla małych firm
Uzyskanie szczegółowego spojrzenia na parametry życiowe Twojej firmy może być jednym z twoich najbardziej żmudnych zadań. Najpierw musisz zebrać potrzebne dane, odwiedzając wiele źródeł zarówno online, jak i offline. Następnie trzeba by poprawnie zsumować wszystkie te dane, zanim będzie można tworzyć i wyświetlać sensowne raporty.
Narzędzia w tej sekcji oszczędzają Cię na obu tych etapach. Automatycznie zbierają dane biznesowe, łączą dane ze wszystkich źródeł w jedną solidną całość, a następnie prezentują bardzo przydatne, łatwe do zrozumienia raporty na pulpicie nawigacyjnym. Co za oszczędność czasu!
Klipfolio
Jeden z najbardziej uniwersalnych pulpitów nawigacyjnych w tej cenie, Klipfolio może automatycznie zbierać dane z ponad 900 źródeł. Możesz nawet przesłać dane ręcznie. Klipfolio następnie łączy te dane w dowolny sposób, nawet jeśli pochodzi z wielu źródeł. Następnie prezentuje dane, jak widać poniżej, w przydatnym pulpicie nawigacyjnym na komputerze lub urządzeniu mobilnym.
Rzuć możliwość ustawiania progów i grafiki wskaźnika (np. Czerwony wykrzyknik, gdy przekroczone są złe progi) i możesz zobaczyć potencjalne korzyści.
DashThis
Kolejne potężne narzędzie do tworzenia pulpitu nawigacyjnego, DashThis może pobierać dane z wielu źródeł. Ale naprawdę wyróżnia to, że narzędzie oferuje dodatkową usługę. Tworzy połączenie z dowolnym źródłem, które jeszcze nie zostało uwzględnione. Może to pomóc w znalezieniu dodatkowych danych, które mogłeś pominąć.
Numeryczne
Numerics to aplikacja na urządzenia z systemem iOS, która może automatycznie pobierać dane z wielu najpopularniejszych rozwiązań internetowych, w tym Google Analytics, PayPal, Zendesk i WordPress. Rezultatem jest pulpit nawigacyjny "przeciągnij i upuść", w którym można dotknąć każdego panelu, aby zagłębić się w dowolny obszar. Zobacz zdjęcie poniżej.
Jedna fajna funkcja: możesz połączyć się za pomocą Airplay lub HDMI, aby wyświetlić pulpit nawigacyjny na dużym ekranie.
Narzędzia automatyzacji dla małych firm
Automatyka rządzi grzędami, jeśli chodzi o ograniczenie czasu spędzanego na żmudnych zadaniach biznesowych. Te narzędzia biorą wszystkie małe, codzienne (często wiele razy dziennie) zadania z twojego talerza. W ten sposób pozwalają ci pracować nad bardziej opłacalnymi zadaniami.
Zapier
Zapier pozwala uruchamiać akcję w jednej aplikacji, gdy coś dzieje się w innej. Oto przykład polecenia, które możesz wpisać: "Kiedy ktoś zarejestruje się w moim biuletynie, utwórz dla nich wpis w moim systemie zarządzania relacjami z klientami." Ile czasu zaoszczędziłbyś w ciągu jednego dnia? Oto kolejna: "Dodaj użytkowników Twittera do arkusza kalkulacyjnego na Dysku Google, gdy faworytują jedno z moich tweetów"? Masz pomysł. Jest to przydatny sposób na zebranie ciepłych tropów.
Dzięki hakom do ponad 200 aplikacji internetowych możliwości są ogromne.
If This Then That (IFTT)
Jeśli This Then That (IFTT) jest bardzo podobny do Zapiera, z wyjątkiem tego wolny. Prawda, że jesteś obecnie ograniczony do 145 "przepisów", terminu IFTT na "wykonaj, gdy to się stanie". Mimo to możliwości wydają się tu nie mieć końca. IFTT oferuje nawet możliwość podjęcia akcji w oparciu o możliwą lokalizację Twojego Androida lub iPhone'a - wyobraź sobie otrzymywanie wiadomości SMS, gdy znajdziesz się w pobliżu biura klienta, które przypomina Ci o tym, abyś przyszedł i powiedział: "Cześć!"
Co więcej, możesz użyć przepisów, które zostały już stworzone przez innych użytkowników IFTT, to prawdziwy krok w kierunku uzyskania jak najlepszego efektu z tego narzędzia.
Oasis Workflow
Ostatecznym narzędziem do automatyzacji wymienionym tutaj jest Oasis Workflow, wtyczka WordPress, która umożliwia tworzenie procesu zatwierdzania treści za pomocą kroków. Proces obejmuje warunkowe (jeśli zostało to zatwierdzone, jeśli nie zostało to zatwierdzone) oraz role (pisarzy, osób zatwierdzających) dla konkretnych graczy (na przykład rzeczywisty personel).
Oasis Workflow wydaje się być niesamowitą oszczędnością czasu z dwóch powodów. Po pierwsze, nie musisz pamiętać, aby wysłać e-mail lub tekst, aby ostrzec następną osobę w procesie, że nadszedł czas, aby zadziałały. Wtyczka obsługuje to za Ciebie. Po drugie, nie musisz przeszukiwać wiadomości, aby dokładnie wiedzieć, na jakim etapie jest obecnie dany element. Może to być przydatne narzędzie dla menedżerów treści.
Narzędzia e-mail małych firm
Dzięki zalewowi e-maili, które otrzymujesz każdego dnia, zarządzanie skrzynką odbiorczą stało się nieustającym, codziennym, całodniowym zadaniem. Narzędzia zawarte w tej sekcji mogą pomóc w ograniczeniu czasu poświęcanego na to żmudne zadanie, zapewniając jednocześnie, że nie przegapisz ważnych wiadomości.
ActiveInbox
ActiveInbox zmienia skrzynkę odbiorczą Gmail na listę rzeczy do zrobienia na sterydach. Za pomocą zaledwie kilku kliknięć przycisku możesz sortować wiadomości e-mail w grupy, takie jak "Do dziś", "Oczekiwanie na", "Działania do wykonania" i inne. Pomaga to szybko i sprawnie przetworzyć pocztę e-mail, tak aby ważne komunikaty unoszą się na wierzchu i pozostaną na twoim ekranie, podczas gdy mniej ważne wiadomości trafiają do wiaderka, z którym możesz sobie poradzić, kiedy możesz się do nich zbliżyć.
Są tu jeszcze dwie inne fajne funkcje. Jednym z nich jest możliwość zaplanowania wysyłania e-maili w przyszłości. Kolejnym jest dodanie folderów "Projekt", które umożliwiają grupowanie wiadomości e-mail i zadań według wspólnych celów.
Mailstrom
Mailstrom wykorzystuje sztuczną inteligencję do skanowania nagłówków wiadomości e-mail (ale nigdy nie do zawartości). Następnie sortuje każdą wiadomość w pakiety, które można traktować jako grupę. W przeciwieństwie do ActiveInbox, Mailstrom może być używany z dowolnym systemem poczty e-mail, w tym z Gmailem, AOL, Outlookiem i Apple.
Dostępna jest również funkcja anulowania subskrypcji, która usuwa wiadomości e-mail z list adresowych, które chcesz opuścić.
Narzędzia rezerwacyjne dla małych firm
Ile czasu zajęło ci zaplanowanie spotkania, a to samo będzie trwało? Narzędzia te eliminują tę frustrację, wprowadzając "samoobsługę", czyli sposób, w jaki klienci mogą planować spotkania w okresach, które zaznaczyliście jako dostępne. Proces eliminuje ciągłe przerwy, dzięki czemu możesz skupić się na zapewnieniu wyjątkowej obsługi.
MINDBODY
MINDBODY to narzędzie do rezerwacji spotkań, które oferuje naprawdę przydatne funkcje. Klienci mogą nie tylko korzystać z witryny w celu planowania spotkań, ale mogą także korzystać z widżetu Facebook pokazanego poniżej. Mogą również planować korzystanie z urządzeń mobilnych. Jest nawet bezpłatna aplikacja, z której mogą korzystać Twoi klienci.
Interesującą cechą jest "lista oczekujących", która umożliwia klientom zarejestrowanie się w przedziale czasowym, który został już zajęty. Funkcja następnie przenosi je na miejsce i powiadamia je, jeśli poprzedni klient anuluje. Dostępnych jest także wiele funkcji raportowania, logowania klienta i marketingu, które można znaleźć na tym narzędziu.
HarmonogramOdpowiedź
Jeśli szukasz narzędzia do tworzenia harmonogramów dla klientów, współpracowników i przestrzeni spotkań, możesz rozważyć ScheduleOnce. Klienci mogą korzystać z tego narzędzia, aby umówić się na spotkania i współpracownicy, aby znaleźć odpowiedni czas na spotkanie (bardzo żmudne zadanie biznesowe, o czym wie każdy mały właściciel firmy). Możesz jednak zarezerwować sale konferencyjne, a nawet zaplanować inną osobę, jeśli zostanie ona przyznana pozwolenie. Tak więc wydaje się to bardzo wszechstronne narzędzie, delikatnie mówiąc.
Narzędzia do planowania pracowników małych firm
Findmyshift
Jeśli prowadzisz małą firmę, w której pracownicy pracują na zmiany (na przykład w firmach handlowych, restauracjach i innych firmach usługowych), możesz rzucić okiem na Findmyshift. Po pierwsze, możesz skonfigurować harmonogram dla swoich pracowników, który będzie dostępny w dowolnym czasie i miejscu na dowolnym urządzeniu. Po drugie, możesz umożliwić swoim pracownikom samodzielne zgłaszanie roszczeń do własnego przedziału czasowego oraz zarządzanie zmianami i swapami na podstawie ich uprawnień.
Narzędzie oferuje także funkcję "przeciągnij i upuść", różne role i uprawnienia, automatyczne powiadomienia o przesunięciach i arkusze czasu, więc właściciele firm, którzy zarządzają pracownikami w ściśle określonych ramach czasowych, mogą chcieć rzucić okiem.
Small Business Data Gathering and Organization Tools
Jeśli Twoja firma używa wielu formularzy, list kontrolnych i innych metod gromadzenia danych, to ta sekcja jest dla Ciebie. Te narzędzia eliminują przerażające podwójne zadanie wprowadzania danych. Dzieje się tak, gdy ponownie wpisujesz to, co jest napisane na kartce papieru do systemów cyfrowych. Jest to żmudne zadanie, które marnuje czas i jest podatne na błędy. Oto kilka narzędzi, które mogą go wyeliminować.
Brezentowy
Canvas pobiera formularze i zamienia je w aplikacje mobilne, których można używać wszędzie, aby przechwytywać tekst, obrazy, a nawet podpisy. Po wypełnieniu formularza dane można zsynchronizować z systemami biznesowymi, eliminując podwójne wprowadzanie.
Ale tym, co jeszcze bardziej imponuje właścicielom firm, jest sklep z aplikacjami Canvas, na którym dostępne są tysiące aplikacji dodających zarówno formularze, jak i funkcje tego narzędzia. Jeśli nie możesz znaleźć tego, czego potrzebujesz, Canvas pozwala ci również tworzyć własne aplikacje.
FileThis
FileThis działa jak super-wydajny osobisty asystent, bezpiecznie pobierając wszystkie wyciągi online, rachunki i inne dokumenty od firm takich jak American Express, Chase, PayPal i Amazon bez konieczności logowania się na ich stronach indywidualnie.
Po złożeniu w wybranym przez Ciebie miejscu internetowym, takim jak Dropbox, Evernote lub Dysk Google, Twoje dane są posortowane, wyraźnie nazwane i przekonwertowane do pliku PDF. Korzystając z FileThis online lub na urządzeniu mobilnym, możesz przeszukiwać dane według nazwy, daty, słowa kluczowego i tagu.
Być może był czas, kiedy żmudne zadania w twoim biznesie były nieuniknione. Ale zanim zaakceptujesz, że to nadal jest prawdą, sprawdź niektóre narzędzia z tej listy. Technologia może wyeliminować czasochłonne zadania z Twojej firmy, dając Ci więcej czasu na stworzenie lepszego produktu lub usługi i lepszą obsługę klientów.
Rozciąganie zdjęć za pośrednictwem Shutterstock
15 komentarzy ▼
