Jako lider potrzebujesz produktywnego zespołu, więc sensownie jest wzmacniać terminowość i pomagać członkom zespołu w unikaniu złych nawyków pracy, takich jak zwlekanie.
Kunktatorstwo pochłania produktywność osoby, która odwleka. Co więcej, stres dodaje stresu zarówno prokrastynatorowi, jak i reszcie zespołu, który musi walczyć o zwolnienie z przekroczonych terminów.
$config[code] not foundProwadzi to również do negatywnych emocji, które osłabiają pracę zespołową. Prokrastynator niesie ze sobą poczucie winy, ponieważ nie jest na czas, a inni członkowie zespołu odczuwają niechęć do tego, że muszą nadrobić komuś innemu upuszczenie piłki.
Nie wspominając oczywiście, że może to zaszkodzić twojej dolnej linii biznesowej. Zwlekanie może prowadzić do nieszczęśliwych klientów, kar za opóźnienia i utratę sprzedaży w przyszłości.
Oprogramowanie zapewnia łatwe rozwiązanie, które pomoże Twojemu zespołowi przełamać nawyk zwlekania. Oto 5 prostych sposobów używania oprogramowania, aby oderwać się od zwlekania i sprawić, że Ty i Twój zespół będziecie bardziej produktywni.
Użyj kalendarzy do ich największego potencjału
Cyfrowe kalendarze są idealne, aby przerwać cykl zwlekania - jeśli użyjesz ich we właściwy sposób. Zachęć swój zespół do wypróbowania tych technik kalendarza (i skorzystaj z nich osobiście, aby dać przykład):
- Zablokuj określony czas na wykonanie ważnego projektu lub zadania w kalendarzu. Jeśli jest w kalendarzu z godziną lub dwiema godzinami, aby to zrobić, jesteś o krok bliżej niż po prostu umieszczenie zadania na liście spraw.
- Po ustawieniu powiadomienia o kalendarzu dodaj łącza do wszystkich dokumentów potrzebnych do wykonania zadania, bezpośrednio w powiadomieniu kalendarza. W ten sposób nie tracisz czasu na szukanie dokumentów, aby zacząć - lub rozpraszać się.
- Korzystaj z udostępnianych kalendarzy w swoich organizacjach, aby uniknąć przechodzenia w tę iz powrotem w celu sprawdzenia dostępności. Dzięki udostępnionym kalendarzom możesz sprawdzić, kto jest bezpłatny. Poznaj także funkcje programu kalendarza, aby znaleźć małe ataki ułatwiające planowanie. Na przykład kalendarze programu Outlook mają coś, co nazywa się Asystent planowania, który może przyspieszyć konfigurację spotkania.
Płukanie i powtarzanie: szablony, szablony, szablony
Nic nie sprzyja zwlekaniu, tak jak patrzenie na pusty ekran, zastanawiające się, od czego zacząć kolejny projekt. Szablon szybciej usuwa Cię z bloku przy zadaniach takich jak pisanie raportu, tworzenie prezentacji lub tworzenie agendy spotkania.
Istnieją dwa rodzaje szablonów. Jednym z nich są ogólne szablony, które można znaleźć w Internecie, a nawet w pakiecie Office, którego używasz. Office 365, na przykład, ma wiele darmowych szablonów w różnych modułach, takich jak arkusze kalkulacyjne i prezentacje.
Innym rodzajem szablonu są te, które są specjalnie dostosowane do Twojej firmy. Z biegiem czasu zbudujesz szablony do prezentacji sprzedaży, raportów i innych. Kluczem jest upewnienie się, że każdy może je znaleźć, kiedy ich potrzebują. Utwórz centralną bibliotekę szablonów i zachęć wszystkich do jej używania. Dzięki udostępnionym folderom i przechowywaniu plików w chmurze można to łatwo ustawić.
Zaznacz Tock: Użyj timerów zarządzania czasem
Czasami kunktatorstwo jest wspomagane i wspomagane przez poświęcanie zbyt wiele czasu na nieistotne zadania. Pomóż swojemu zespołowi zrozumieć, jak lepiej poświęcić swój czas, wydać go na najpilniejsze i najważniejsze zadania.
Tutaj może pomóc coś tak prostego jak timer. Jeśli ktoś w Twoim zespole ma tendencję do spędzania zbyt długiego czytania nieistotnych e-maili lub pozwala na przebieg spotkań, wtedy zegar może pomóc zaoszczędzić minuty, które sumują się w ciągu kilku godzin w ciągu tygodnia.
Zauważyłem, że bycie bardziej świadomym czasu ma niesamowite efekty. Dopóki nie zacząłem śledzić, nie zdawałem sobie sprawy z tego, ile czasu poświęcałem na zadania o małym znaczeniu.
System Windows 10 ma wbudowaną darmową aplikację Timer. Możesz także znaleźć aplikacje timera w Internecie lub po prostu użyć timera i alarmu w smartfonie.
Natychmiastowe zmiany: współpraca nad udostępnionymi dokumentami
Przypuśćmy, że masz komunikat prasowy, który chcesz obejrzeć w zespole, zanim przejdzie przez Internet. Próba nakłonienia wszystkich, którzy chcą przekazać swój komentarz do oceny i udzielenia odpowiedzi, może zająć trochę czasu - zwłaszcza w przypadku prokrastynatorów w Twoim zespole.
Tutaj chmura przychodzi na ratunek w postaci udostępnionych dokumentów w chmurze.
Czy wiesz, że możesz współpracować w programie Word, używając funkcji, która pozwala ci współautorować w czasie rzeczywistym? Możesz śledzić edycję znaków po znaku, gdy ktoś inny pracuje nad dokumentem. W ten sposób możesz zebrać wszystkich na połączenie i szybko zebrać wszystkie dane wejściowe w czasie rzeczywistym, unikając tendencji do ociągania się.
Microsoft Office 365 oferuje także wielopartyjne platformy HD wideo i audio, które umożliwiają grupom dyskusję na temat liczb, kampanii i projektów z różnych lokalizacji. Jeśli masz klienta, który chce połączyć pomysły na swoją ostatnią kampanię razem, spowoduje to, że wszyscy znajdą się na tej samej stronie internetowej.
Planner został zbudowany specjalnie dla Office 365. Działa na wszystkich twoich urządzeniach. Możesz dodawać pliki, zadania, a nawet rozmawiać z zespołem bez względu na to, gdzie się znajdują. Powiadomienia e-mail ułatwiają powiadomienie członków zespołu, gdy otrzymają nowe zadanie. Planista angażuje wszystkich i informuje ich o wszelkich wydarzeniach.
Wideo w Office 365 to kolejna opcja, aby uniknąć zwlekania. Przesyłanie i udostępnianie treści wideo za pośrednictwem Twojej firmy powoduje umieszczenie twarzy i akcji na żywo w zapisanych notatkach i dyrektywach.
Użyj wirtualnego asystenta, takiego jak Cortana
Oto jeszcze jeden hack polegający na unikaniu odwlekania: użyj wirtualnego asystenta, aby sporządzić notatki i wykonać badania do następnego projektu. Na przykład, możesz użyć Cortany, aby słownie dyktować kilka notatek dla tego dużego raportu i zapisać je w OneNote. Czasami łatwiej jest zacząć, jeśli zaczniesz od kroków dziecka, na przykład dyktowania kilku notatek o rzeczach, które należy uwzględnić w raporcie.
Możesz także użyć Cortany, aby przeprowadzić interaktywne badanie projektu. Sprawia, że czujesz się mniej jak pracochłonna praca, a bardziej jak zwykła dyskusja, jeśli używasz czegoś podobnego do Cortany, żeby spojrzeć w górę.
Jak pokazały te przykłady, istnieje wiele sposobów wykorzystania technologii do rozpoczęcia i uniknięcia zwlekania. Więc na co czekasz? Zacznij korzystać z niektórych z tych narzędzi!
W chwili pisania tego tekstu Anita Campbell uczestniczy w programie Microsoft Small Business Ambassador.
Człowiek na laptopie przez Shutterstock
Więcej w: Microsoft, sponsorowany 1
