Wybór systemu komunikacji biznesowej dla Twojej firmy nie jest łatwym zadaniem.
Niezależnie od tego, czy jesteś solopreneurem pracującym w domu, czy rozwijającym się biznesem z pełnowartościowym biurem i personelem, twój system komunikacji biznesowej zapewnia dostęp do Twoich klientów, dostawców i wszystkich innych osób, z którymi możesz potrzebować kontaktu.
Oto lista wskazówek dotyczących wyboru systemu komunikacji biznesowej, który pomoże Twojej firmie rozwijać się.
$config[code] not foundZrozumienie krytycznego znaczenia komunikacji
Wybranie systemu komunikacji biznesowej nie jest czymś, co należy lekceważyć. Więc nie wybieraj dostawcy, ponieważ ma rozpoznawalną nazwę lub był pierwszą firmą, z którą się spotkałeś. Wykonaj badania, aby upewnić się, że uzyskasz najlepszą wartość i funkcje potrzebne Twojej firmie.
Być w stanie komunikować się z dowolnego miejsca
Niewielu właścicieli małych firm obecnie zajmuje się prowadzeniem działalności w jednym miejscu. A dzięki systemowi komunikacji w chmurze, oferowanemu przez niektórych dostawców VoIP, takich jak Nextiva, można uzyskać dostęp do systemu komunikacji biznesowej z różnych urządzeń. Nie musisz zostawać w biurze.
Znajdź dostawcę z dobrym wsparciem
Obsługa klienta jest jednym z najważniejszych czynników, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze dostawcy usług telekomunikacyjnych. Porozmawiaj zatem z właścicielami innych firm, przeczytaj recenzje i wykonaj badania online, aby dowiedzieć się, którzy dostawcy mają najlepsze wsparcie dla swoich systemów.
Skoncentruj się na tym, w jaki sposób chcesz otrzymać wsparcie
Dokładniej, powinieneś dowiedzieć się dokładnie, w jaki sposób dostawcy, których rozważasz, oferują wsparcie i upewnij się, że są one zgodne z Twoimi preferencjami. Yaniv Masjedi, wiceprezes marketingu Nextiva, powiedział w wywiadzie telefonicznym Small Business Trends: "Niektórzy ludzie lubią otrzymywać wsparcie przez telefon, a niektórzy wolą komunikować się z Tobą przez Twitter, Facebook, czat na żywo lub e-mail. Więc jeśli wolisz komunikować się z firmą w określony sposób, spójrz na nią i zapytaj ludzi w firmie "- powiedział.
Zapytaj, gdzie znajdują się przedstawiciele usług
Dla tych, którzy wolą otrzymywać wsparcie klienta przez telefon, Masjedi mówi, że lokalizacja agentów jest często ważnym czynnikiem. Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoi przedstawiciele obsługi klienta mają siedzibę w USA lub w określonym obszarze geograficznym, poproś o to podczas przeprowadzania badań.
Zadzwoń do ich działu obsługi klienta
Jednym z najlepszych sposobów na uzyskanie wszystkich tych informacji jest bezpośrednie skontaktowanie się z firmą. Możesz użyć tego do zbierania informacji, ale także wziąć pod uwagę własne doświadczenie. Masjedi mówi: "Zadzwoń do ich działu obsługi klienta i zobacz, jak to jest. Czy czekasz naprawdę długo, czy od razu odbierają telefon? Oczekiwanie na wstrzymanie przez 45 minut, gdy masz problem z systemem komunikacyjnym, jest ostatnią rzeczą, której chcesz doświadczyć. "
Zapoznaj się z dobrym pomysłem dostępnych usług
Rynek systemów komunikacji biznesowej w ostatnich latach rozszerzył się dzięki nowym technologiom. Jest więc wiele opcji do wyboru. Gdy zadzwonisz i zapytasz o konkretnego dostawcę, zrób to samo dla kilku innych firm, a następnie porównaj je.
Porównaj ceny z cenowymi opcjami biznesowymi
Wraz z rozwojem rynku dostępne są opcje cenowe. Usługi VoIP oferują opcje, które często są bardziej dostępne dla małych firm. I tak jak w przypadku każdej decyzji biznesowej, cena powinna być częścią twojej determinacji.
Poświęć trochę czasu na odkrycie ukrytych kosztów
Ale nie należy po prostu brać ceny za każdą usługę w wartości nominalnej. Niektórzy dostawcy oferują wstępne ceny lub oferują tylko określone ceny, jeśli podpisujesz długoterminową umowę. Sprawdź te czynniki, zanim wybierzesz opcję najniższej ceny.
Przeczytaj opinie i poszukaj znaków ostrzegawczych
Recenzje mogą być doskonałym źródłem informacji o różnych firmach. Wykonaj szybkie wyszukiwanie najlepszych opcji i zwracaj uwagę na wszelkie znaki ostrzegawcze, jeśli ludzie mają obawy dotyczące wsparcia lub niezawodności.
Zrozumieć potrzeby Twojej firmy
Przy tak wielu różnych funkcjach i rodzajach planów, jest coś dla praktycznie każdej firmy. Oznacza to, że musisz wybrać plan, który najlepiej pasuje do Twojego rodzaju działalności. Jeśli potrzebujesz opcji mobilnych, wybierz plan obejmujący te funkcje. Jeśli chcesz włączyć możliwość faksowania, wybierz plan, który obejmuje to. Zastanów się, jakich funkcji potrzebujesz i porównaj te plany od różnych dostawców.
Znajdź system, który pasuje do rozmiaru Twojej firmy
Istnieją również plany, które najlepiej pasują do różnych rozmiarów działalności. Jeśli masz kilku pracowników, prawdopodobnie nie potrzebujesz systemu skonfigurowanego na setki. Ale jeśli masz porządny zespół, nie trzymaj się systemu, który miałeś, gdy pracowałeś w domu sam.
Ale także poszukuj skalowalnych rozwiązań
Ale nawet jeśli nie chcesz płacić więcej, niż potrzebujesz, rozwiązaniem może być rozwiązanie, które może rozwijać się wraz z firmą. Znajdź taki, który daje Ci możliwość dodawania linii lub członków zespołu. Lub przynajmniej nie podpisuj umowy długoterminowej, jeśli planujesz przerastać ją w tym czasie. Masjedi mówi: "Tak wiele firm zaczyna się od małych, a następnie w ciągu kilku lat mają setki pracowników. Więc nie chcesz systemu telefonicznego zaprojektowanego dla dziesięciu pracowników lub mniej. Chcesz dostawcę, który będzie cię wspierał, gdy dorośniesz. "
Dowiedz się, jak często dostarczane są aktualizacje
Przy tak dużym wzroście w branży, nie chcesz przegapić nowych funkcji, które mogą być pomocne tylko dlatego, że utknąłeś w umowie. Zanim zarejestrujesz się na cokolwiek, zapytaj o nowe funkcje, nad którymi pracuje firma i jak często aktualizują swoją technologię.
Nie pomijaj małych funkcji
Nawet niewielkie funkcje mogą mieć duże znaczenie, jeśli chodzi o system komunikacji biznesowej. Na przykład Masjedi mówi, że wielu klientów Nextiva naprawdę docenia możliwość łatwego zmieniania wiadomości wychodzących lub wstrzymujących. Jeśli masz małe zwierzątko w swoim obecnym systemie lub coś małego, co chciałbyś z tym zrobić, zapytaj o to, patrząc na dostawców. Nie ma szczegółów za małych.
Weź swój system mobilny
Systemy komunikacji mobilnej stają się popularne teraz, gdy wiele z nich jest opartych na chmurze. Firmy takie jak Nextiva oferują nawet aplikacje mobilne, z których właściciele firm mogą korzystać z połączeń telefonicznych z dowolnego miejsca.
Szukaj opcji takich jak oddzielna linia biznesowa
Dla niektórych przedsiębiorców posiadanie osobnego numeru do operacji biznesowych może być dużym plusem. Masjedi mówi, że prawnicy szczególnie doceniają możliwość wykonywania i odbierania połączeń biznesowych w oddzielnej linii, nawet jeśli faktycznie używają osobistego telefonu komórkowego, ponieważ pozwala im to uniknąć podawania numeru osobistego.
Odkryj wszelkie innowacyjne nowe funkcje
Istnieją niezliczone sposoby korzystania z różnych systemów komunikacyjnych. Jeśli masz jakąś cechę lub zdolność, którą chcesz, prawdopodobnie istnieje dostawca, który ją oferuje. Na przykład Masjedi mówi, że niektóre firmy naprawdę doceniają funkcję vFax Nextiva, która pozwala im wysyłać wirtualne dokumenty jako faksy, nawet jeśli nie masz prawdziwego faksu.
Dowiedz się więcej o Analytics
Analytics może być kolejną przydatną funkcją. Nawet jeśli obecnie ich nie używasz, mogą pomóc Twojej firmie na wiele sposobów. Więc jest to czynnik, który warto przeanalizować.
Zbierz dane, aby rozwijać swoją firmę
Informacje z Analytics mogą dostarczyć danych, których możesz użyć do rozszerzenia operacji. Masjedi ofiarował ten przykład:
"Jeśli jesteś sprzątaczem, a ty zamykasz codziennie o 5, ale widzisz, że połączenia przychodzą z jakiegoś powodu w soboty do 7, to wiesz, że być może musisz otworzyć je w sobotę o dodatkowe dwie godziny, " powiedział.
Użyj nagranych rozmów do szkolenia pracowników
Wiele systemów telefonicznych umożliwia także nagrywanie rozmów. Możesz użyć tej funkcji do oceny usługi telefonicznej, a nawet korzystać z połączeń do szkolenia pracowników i poprawy jakości usług.
Narysuj na technologii, aby zoptymalizować swój zespół
Możesz także korzystać z nagrywania rozmów i analiz, aby mieć oko na zwyczaje pracowników. Nie chcesz, aby członkowie zespołu spędzali cały dzień na niepotrzebnych połączeniach. Więc możesz użyć danych, aby upewnić się, że wszyscy są na zadaniu.
Nie licz na dostawcę przy każdej małej aktualizacji
Inną główną zaletą VoIP i podobnych usług jest to, że dają użytkownikom możliwość samodzielnego aktualizowania części swoich usług. Nie oznacza to, że nie można wezwać serwisu lub pomocy. Ale jeśli chcesz tylko zaktualizować wiadomość wychodzącą lub coś małego, możesz to zrobić bez konieczności czekania w kolejce lub kontaktowania się z przedstawicielem firmy w Twojej lokalizacji. Jeśli więc to jest dla Ciebie ważne, znajdź dostawcę, który będzie mógł samodzielnie zarządzać częściami Twojego konta.
Ale upewnij się, że pomogą, kiedy tego potrzebujesz
Ale dobra obsługa jest nadal istotna dla twoich operacji. Upewnij się, że Twój dostawca jest otwarty i dostępny, aby pomóc Ci we wszystkim, czego potrzebujesz, a nie tylko w niewielkim zestawie opcji w ich fabrycznie nagranym menu telefonu.
Puszki Zdjęcie przez Shutterstock
Więcej w: Nextiva 3 Komentarze ▼
