W każdej organizacji przywództwo czasami musi ogłaszać ogłoszenia z całej firmy z wielu powodów. Mogą to być dobre wiadomości o osiągnięciach pracowników i firmy, a także mniej oczekiwane aktualizacje związane ze zmianami polityki, ograniczeniami, a nawet zwolnieniami. Ilekroć wiadomości muszą być udostępniane, komunikaty organizacyjne powinny przyjąć odpowiedni ton i udostępnić wszystkie niezbędne informacje w kilku zwięzłych akapitach.
$config[code] not foundFormatowanie ogłoszenia
Większość ogłoszeń organizacyjnych jest przygotowywanych w formacie memo. Górna strona powinna zawierać nagłówek zawierający linię "Do" (tj. Wszystkich pracowników, określony dział itp.); linia "Od"; data; i wiersz tematu. Te linie powinny być wyrównane do lewego marginesu.
Ogłoszenie powinno następować w formacie deklaracji, dyskusji i podsumowania. Rozpocznij od deklaracji tematu ogłoszenia lub dlaczego piszesz. Postępuj zgodnie z dodatkowymi wyjaśnieniami i szczegółami, a na końcu podaj podsumowanie, które ponownie ogłasza ogłoszenie i kolejne kroki. Ton powinien być profesjonalny i bezpośredni, aby zapewnić, że pracownicy rozumieją udostępniane wiadomości.
Bądź jasny, zwięzły i konkretny
Najważniejszym aspektem ogłoszenia organizacyjnego jest to, że służy on bezpośrednio celowi. Innymi słowy, publiczność powinna dokładnie wiedzieć, do czego odnosi się ogłoszenie i dlaczego jest ważna. Bądź konkretny w temacie wiadomości; na przykład "Witamy w John Smith" zamiast "Witamy nowego pracownika" lub "Harmonogram świątecznych dni pamięci", a nie "Obchodzenie świąt".
W treści ogłoszenia zacznij od krótkiego wyjaśnienia, dlaczego publikujesz ogłoszenie, a następnie podziel się z nim szczegółami. Na przykład, jeśli wysyłasz ogłoszenie o cięciu kosztów, możesz zacząć od krótkiego akapitu z podaniem powodów zaostrzenia paska i sposobu, w jaki wyciągnąłeś te wnioski. W następnych kilku akapitach zostaną szczegółowo opisane działania mające na celu obniżenie kosztów, które będą miały wpływ na pracowników, na przykład na skrócenie nieistotnych podróży lub darmowy obiad w piątki. Na końcu strony należy kierować pracowników tam, gdzie mogą zadawać pytania lub uzyskać więcej informacji na temat ogłoszenia.
Wideo dnia
Dostarczone przez Sapling Dostarczone przez SaplingTylko fakty
Ogłoszenia organizacyjne są po prostu: ogłoszenia. Dlatego powinny pozostać obiektywne, bez spekulacji czy opinii. Trzymaj się faktów i informacji związanych z tym, co zostało powiedziane. Dobrym sposobem na to jest użycie odwróconego trójkąta lub podejście do stylu dziennikarskiego w celu ogłoszenia. Otwórz najważniejsze informacje w pierwszym akapicie, odnosząc się do kto, co, gdzie, kiedy i dlaczego powiadomienia. Na przykład, jeśli witasz nowego pracownika, ogłaszaj nazwisko pracownika, jego dział, w którym będzie pracował i zaproś pracowników, aby go powitali. Jeśli masz lunch powitalny lub inne wydarzenie, dołącz informacje o tym wydarzeniu w pierwszym akapicie. W poniższych sekcjach należy podać więcej informacji o nowym pracowniku, w tym o wykształceniu i doświadczeniu. Koniec z powtórzeniem powitania i bezpośrednimi pracownikami, aby mogli uzyskać więcej informacji, jeśli mają dodatkowe pytania lub muszą poprosić RSVP o zaproszenie.
