Praca jako specjalista ds. Wsparcia administracyjnego może być bardzo satysfakcjonująca dla zorganizowanej osoby, która lubi wielozadaniowość, uważa, że pomysł pracy w biurze jest atrakcyjny i ma świetne umiejętności komunikacyjne. Podczas gdy konkretne zadania różnią się w zależności od firmy i stanowiska, obowiązki zazwyczaj wiążą się z zarządzaniem biurem, zadaniami biurowymi i obowiązkami na zapleczu. Według danych Bureau of Labor Statistics, mediana dochodu za biuro i administrację w 2016 r. Wyniosła 34 050 USD.
$config[code] not foundZarządzanie biurem
Twoja praca w roli wsparcia administracyjnego zajmuje się zadaniami niezbędnymi do sprawnego funkcjonowania biura. Możesz być odpowiedzialny za śledzenie zakupów zaopatrzenia biurowego i zapasów oraz planowanie konserwacji sprzętu biurowego. Ustanawiasz również procedury i procedury, takie jak organizowanie dostawy kawy co drugi tydzień lub żądanie aktualizacji informacji kontaktowych na temat sytuacji kryzysowych co sześć miesięcy. W niektórych przypadkach można nadzorować innych pracowników administracyjnych i koordynować przepływ pracy w ramach danego działu lub działu.
Przepływ komunikacji
Specjaliści ds. Wsparcia administracyjnego mogą służyć jako łącznicy ds. Komunikacji dla kierowników, których wspierają. W tej roli możesz być odpowiedzialny za otwieranie i sortowanie poczty, sprawdzanie połączeń przychodzących i e-maili oraz ustawianie spotkań z pracownikami, klientami i dostawcami. Możesz również być punktem kontaktowym między kierownictwem, z którym składają raporty, a innymi pracownikami i działami w firmie.
Wideo dnia
Dostarczone przez Sapling Dostarczone przez SaplingZarządzanie danymi
W obsłudze administratorów zwykle wykonuje się różne funkcje zarządzania danymi, w tym zarządzanie papierami i dokumentami elektronicznymi, tworzenie i zarządzanie arkuszami kalkulacyjnymi i bazami danych, tworzenie raportów, kompilowanie informacji i czasami analizowanie wyników.
Przetwarzanie tekstu
Można wykonywać funkcje przetwarzania tekstu, od pisania notatek do pisania i edytowania raportów, propozycji i innych dokumentów biznesowych. Możesz tworzyć biuletyny i broszury, a także aktualizować zawartość na stronach firmowych i blogach. Nie tylko musisz wiedzieć, jak korzystać z edytorów tekstu i pisać szybko i dokładnie, specjaliści od wsparcia administracyjnego muszą mieć umiejętności pisania, edytowania i korekty biznesowej.
Specjalne projekty
Specjaliści, którzy pracują jako specjaliści od wsparcia administracyjnego, są często przydzielani do wykonywania lub nadzorowania specjalnych projektów. W zależności od potrzeb firmy i działu, mogą one obejmować dostawców zaopatrzenia w duży zakup, audytowanie rekordów klientów, analizowanie trendów w nieobecności pracowników i ocenę oferty produktów konkurencji.
Planowanie spotkań
Twoje obowiązki mogą obejmować koordynację czasu spotkań, planowanie sal konferencyjnych, rezerwowanie miejsc poza miejscem spotkania, wysyłanie zaproszeń, śledzenie RSVP, tworzenie i dystrybucja porządku oraz organizowanie usług związanych z jedzeniem i napojami. Możesz także poświęcić kilka minut na spotkania i przekazać je później uczestnikom.
Planowanie podróży
Planowanie podróży w imieniu dyrektorów firm jest ważną częścią wielu zadań wsparcia administracyjnego. Często wybierasz linie lotnicze, hotele i wypożyczalnie samochodów, negocjujesz stawki, rezerwujesz rezerwacje i realizujesz anulowanie w razie potrzeby. Tworzysz i publikuje raporty wydatków w imieniu podróżujących w firmie za pomocą paragonów podróży lub uzgodnić wyciągi z kart firmowych używanych do podróży służbowych.
