Jak napisać notatkę informacyjną

Jednym z obowiązków personelu pracującego na różnych szczeblach władzy jest pisanie notatek informacyjnych dla decydentów, którzy wykorzystują te notatki, aby kształcić się w kwestiach i kierować nimi w tworzeniu protokołów, procedur i przepisów. Notatka informacyjna to zwięzłe podsumowanie problemu lub sprawy, która przedstawia czytelnikowi wezwanie do działania. Udane memo przekonuje czytelnika do działania, dostarczając konkretnych dowodów, które są łatwe do zrozumienia i oceny.

$config[code] not found

Rozpocznij notatkę, pisząc "Do:" i "Od:" Wstaw imię i nazwisko nadawcy i odbiorcy po dwukropkach. W następnym wierszu wpisz datę, w której napisałeś notatkę. Zakończ tę sekcję, pisząc "Temat:", a następnie temat, do którego odwołuje się notatka.

Określ akcję, którą chcesz przeczytać, w pierwszym zdaniu lub akapicie notatki.

Zachowaj uwagę czytelnika, używając krótkich, zwięzłych akapitów, które nie mają więcej niż 5 zdań. Określając powody podjęcia działania, należy wymienić każdy powód w osobnym akapicie.

Wykorzystaj dowody empiryczne, aby przekonać czytelnika o potrzebie proponowanego kierunku działania. Na przykład, powołując się na statystyki mieszkaniowe o niskich dochodach, poszukując zmiany w danej polityce zagospodarowania przestrzennego. Unikaj uogólnień, których nie możesz poprzeć faktami.

Zarys alternatywnych kierunków działań lub polityk, opisując zalety i wady każdego z nich.

Unikaj niepotrzebnie rozwlekłych lub formalnych wyrażeń, na przykład "zgodnie z naszą dyskusją", i technicznego żargonu, gdy cytujesz fakty i liczby. Użyj prostego, bezpośredniego języka, który każdy czytelnik może zrozumieć.

Użyj aktywnego głosu, w przeciwieństwie do biernego, w notatce, aby zachęcić do działania. Jeśli znasz odbiorcę dobrze, użyj zaimków pierwszej osoby, takich jak "ja" i "my", ponieważ ludzie są bardziej skłonni do zrobienia czegoś dla tych, których czują, że znają osobiście. Podkreślaj takie osobiste powiązania dalej, używając skurczów, takich jak "Jestem".

Powtórz konieczność podjęcia działań na końcu noty. Pamiętaj, aby wskazać, czy istnieje termin podjęcia działań, które należy spełnić.