Wraz z rozwojem Twojej firmy dodajesz więcej procesów, oprogramowania i ludzi. Jeśli od samego początku nie aktywnie przeprowadzasz usprawnień, możesz być zaskoczony, że Twoje systemy są skomplikowane i zbędne.
Konsolidacja przepływu pracy pomoże rozwijającej się firmie rozwijać się i sprawić, że Twoi ludzie będą pracować nad ważnymi rzeczami.
Jak skonsolidować swoje systemy biznesowe
Zredukuj czas wprowadzania danych
Jeśli wprowadzasz te same dane w wielu miejscach, tracisz czas. Integracja aplikacji umożliwia automatyczne wprowadzanie danych i automatyczne synchronizowanie ich w innych miejscach.
$config[code] not foundWielki czasomierz? Poszukaj oprogramowania do zarządzania relacjami z klientami (CRM), które oferuje integrację aplikacji z innymi usługami, takimi jak marketing e-mailowy, księgowość i zarządzanie treścią. Na przykład Insightly integruje się z Evernote, Gmailem, Kalendarzem Google, Google Drive, MailChimp, Outlook 2013, Quote Roller, Torpio i Zapier. Wkrótce Insightly będzie również integrował się z QuickBooks Online.
Integracja pozwala efektywniej zarządzać zadaniami w ramach CRM bez powielania pracy, np. Łączenie informacji o projekcie z Evernote z organizacją w CRM lub tworzenie spersonalizowanych ofert z informacjami CRM za pośrednictwem Quote Roller.
Pracuj w chmurze
Czasy, w których nie można pracować nad projektem, ponieważ dane są przechowywane na pulpicie, do którego nie masz dostępu, minęły. Teraz wszyscy w zespole, klienci i wszyscy, którzy muszą współpracować nad projektem lub dokumentem, mogą wyświetlać i wykorzystywać ważne informacje z dowolnego miejsca za pośrednictwem Internetu. Dane przechowywane w chmurze są odporne na uszkodzenia spowodowane błędami komputerowymi, ponieważ nie są przechowywane na komputerach osób.
Pamiętaj, że gdy niektóre aplikacje chmurowe mają niespodziewane przestoje, może to wpłynąć na Twoją zdolność do pracy. (Czy Twoja firma miała wpływ na Dysk Google w marcu?)
Jeśli obawiasz się problemów związanych z przestojem, zastanów się nad połączonymi aplikacjami, które pozwolą Ci pracować z danych kopii zapasowych przechowywanych lokalnie lub tych, które mają tryb offline. Popularne aplikacje w chmurze dla firm to Google Apps dla Firm, Office 365, Box i RebitPro. Ponadto wiele aplikacji w chmurze to tańsze alternatywy dla zakupu pakietu licencji na oprogramowanie dla Twojej firmy.
Użyj tylko jednego kalendarza
Niewiele rzeczy jest bardziej frustrujących niż brakujący termin, ponieważ ktoś sprawdzał zły kalendarz. Najlepszym sposobem na uniknięcie tego jest użycie jednego kalendarza dla każdego i każdego projektu.
Wybierz kalendarz, który będzie zintegrowany z oprogramowaniem używanym do zarządzania CRM i projektami, a także z urządzeniami mobilnymi, z których regularnie korzysta Twój zespół. Synchronizacja ważnych terminów projektów będzie nie tylko możliwa, ale także Twój zespół będzie mógł zarządzać własnymi harmonogramami w ramach tej samej aplikacji mobilnej, jednocześnie dotrzymując ważnych terminów firmowych.
Postępuj zgodnie z "K.I.S.S.S. Reguła"
Tak jak uczyłeś się w szkole, Keep It Simple, Silly.
Jeśli chcesz uniknąć komplikowania rutynowych zadań biznesowych i tworzenia nadmiarowości w przepływie pracy, zawsze skupiaj się na prostocie. Najnowsza technologia nie zawsze poprawia to, co już masz. Jeśli robisz zakupy dla lepszych systemów biznesowych, upewnij się, że nie duplikujesz czegoś, co już masz. To jest jedno miejsce, w którym wtyczki, aplikacje i rozszerzenia są naprawdę pomocne.
Możesz znaleźć oprogramowanie, takie jak CRM lub przeglądarka internetowa, która robi naprawdę dobrze. Następnie może dodać wtyczkę, która automatyzuje proces lub dodaje funkcjonalność, którą zarządzałeś przy użyciu jednoczęściowego oprogramowania. To uwalnia ciebie i twoją drużynę z jeszcze jednego programu i jeszcze jednego procesu do nauki.
Jeśli zaniedbujesz usprawnianie swoich systemów biznesowych, pierwszy raz, kiedy przyjrzysz się opcji, może być nieco przytłaczający. Gdy poświęcisz czas na znalezienie odpowiednich aplikacji do zadań, które potrzebujesz zautomatyzować i wyeliminujesz wszelkie nadmiarowe systemy i oprogramowanie, będziesz mieć prawo do regularnej oceny swoich systemów, dzięki czemu utrzymanie będzie znacznie prostsze.
Prawdopodobnie najlepsza płatność za usprawnienia systemów uwalnia twój zespół do pracy nad projektami - zamiast palić czas, robiąc zbędne zadania.
10 komentarzy ▼
