Świat biznesu wydaje się kręcić na osi spotkań - ale nie wszystkie spotkania są produktywne. Zainwestuj w planowanie sesji produkcyjnej, aby upewnić się, że twoje spotkania wykonają zadanie. Dbaj o to, co musisz osiągnąć i kto powinien wziąć udział.
Określ cel i odbiorców
Ustal cel spotkania i opisz go krótko i jasno. Na przykład utwórz krótką listę punktów opisujących konkretne cele. Celem spotkania może być przekazanie ważnych informacji, podejmowanie decyzji, rozwiązywanie problemów lub przypisywanie działań. Zwięzły i celny punkt pomaga organizatorowi spotkania określić, kto powinien wziąć udział w spotkaniu. Zbuduj listę zaproszonych, dopasowując każdy cel do członków zespołu, których obecność pozwoli faktycznie osiągnąć cel.
$config[code] not foundUstaw agendę
Ustaw porządek spotkania w oparciu o każdy cel w celu. Jeśli celem jest zakomunikowanie rozpoczęcia projektu, należy ustawić punkt porządku obrad, który określi, kto będzie prezentował te informacje i jak informacje będą udostępniane, na przykład w prezentacji PowerPoint. Jeśli celem jest przypisanie działań, ustaw punkt porządku obrad, w którym opisano sposób wykonywania przydziałów. Każdy cel powinien mieć jeden lub więcej punktów programu wyrównanych bezpośrednio z nim.
Wideo dnia
Dostarczone przez Sapling Dostarczone przez SaplingWybierz datę i godzinę
Wybierz datę i godzinę spotkania w zależności od dostępności lidera spotkania i najważniejszych zaproszonych osób. Im większa lista osób zaproszonych, tym trudniej znaleźć dzień i godzinę, w której wszyscy są dostępni. Zaakceptuj czas, który pasuje do wielu harmonogramów, jak to możliwe. Przed wyznaczeniem czasu zastanów się nad strefami czasowymi. Jeśli niektórzy zaproszeni wezmą udział w rozmowach telefonicznych lub przez Internet, weź pod uwagę ich godziny pracy i własne. A 1 p.m. spotkanie w Eastern Standard Time to spotkanie w porze lunchu w Central Standard Time. To samo spotkanie odbędzie się o 2 w Tokio.
Wybierz lokalizację
Znajdź salę konferencyjną, która pozwoli osiągnąć wszystkie punkty programu. Wybierz pomieszczenie wystarczająco duże lub wystarczająco duże, aby wygodnie dopasować liczbę osób, które mają się pojawić. Pokój mieszczący 40 osób to zły wybór na spotkanie z 10 osobami. Podobnie, nie chcesz, żeby tłum ściskał tak mocno, że trzeba wnieść dodatkowe krzesła.
Rozmieść materiały i przypadki
Jeśli oczekiwane są prezentacje, upewnij się, że pokój jest wyposażony w projektor. Jeśli nie, przygotuj projektor, aby zabrać ze sobą projektor - upewnij się też, że masz na co projektować, na przykład ekran lub białą ścianę. Nie zapomnij wziąć pod uwagę dostępności innych nieprzewidzianych elementów, takich jak białe tablice z suchymi znacznikami usuwania, tablice typu flip chart i głośniki dla uczestników poza siedzibą. W przypadku wielogodzinnych spotkań zorganizuj jedzenie i napoje, aby uczestnicy skupili się raczej na temacie niż na żołądkach.
Powiadom zaproszonych
Powiadomić zaproszonych na spotkanie cele, datę, godzinę i lokalizację z odpowiednim wyprzedzeniem, aby mogli odpowiednio przygotować. W większości przypadków preferowane jest powiadomienie z co najmniej tygodniem. Użyj oprogramowania kalendarza w miejscu pracy, aby wysłać spotkanie dla wszystkich zaproszonych osób. Wiele programów będzie powiadamiać zaproszonych o kilka minut lub kilka dni przed spotkaniem lub dostosowywać alerty do swoich potrzeb.
