Pisanie memo do swojego szefa może być trudnym zadaniem. Jest to okazja, aby napisać do swojego szefa o konkretnym przedmiocie, który Twoim zdaniem wymaga rozwiązania. Mogą to być twoje wnioski dotyczące raportu, który poprosił o wypełnienie. Może to być również kwestia, której byłeś świadkiem w biurze, który Twoim zdaniem wymaga naprawy lub rozwiązania problemu. Pisanie uporządkowanej notatki może pomóc szefowi szybko przetrawić te informacje.
$config[code] not foundZacznij od nagłówka. Nagłówek powinien zawierać datę sporządzenia notatki wraz z krótką frazą opisującą, o co chodzi. W ten sposób twój szef wie, kiedy ten problem został zwrócony jego uwagę i na czym polega problem, zanim przeczytasz resztę notatki. Dodaj nazwisko swojego szefa do dokumentu, na wypadek, gdyby się zgubił, i dołącz także swoje, aby wiedział, kto to napisał. Nie zakładaj, ponieważ wysłałeś kopię swojego e-maila do swojego szefa, że będzie pamiętać, kto mu go wysłał pocztą elektroniczną.
Podsumuj, o czym piszesz w pierwszym akapicie w dwóch do trzech zdań. Czas może być cenny w biurze. Nie zamieszczaj swoich opinii w tym podsumowaniu, po prostu podaj fakty dotyczące problemu.
Podaj kluczowe punkty problemu w drugiej sekcji swojej notatki. Można to zrobić jako listę punktowaną lub zarys. Nie przechodź obok pierwszej strony z kluczowymi punktami, kategoryzuj je, jeśli uważasz, że ułatwi to szefowi zrozumienie, w jaki sposób kluczowe punkty odnoszą się do siebie.
Dodaj podstawowe informacje na temat problemu dla swojego szefa. Niech twój szef wie, skąd masz te informacje. W tym momencie, jeśli twój szef zdecydował, że problem, który podniosłeś w notatce, jest ważny, może on skierować to bezpośrednio do ciebie lub kontynuować czytanie, aby uzyskać więcej informacji.
Dodaj swoje pomysły, jak rozwiązać problem, który podniosłeś. Nie zakładaj, że Twój szef będzie mógł osobiście rozwiązać ten problem. Mógłaby mieć taką możliwość, ale jeśli nie może, chcesz mieć swój wkład w notatkę, by mogła ją przeczytać, podczas gdy kwestia jest świeża w jej głowie. Podaj wszelkie istotne liczby lub informacje, które wspierają twój pomysł rozwiązania.
Poproś swojego szefa o skontaktowanie się z Tobą w sprawie wysłanych przez ciebie notatek. Poproś swojego szefa, aby odesłał do Ciebie wiadomość, zadzwonił do Ciebie lub zorganizował spotkanie z Tobą, aby omówić informacje zawarte w notatce. Dzięki temu Twój szef będzie wiedział, co uważasz za najlepszą metodę komunikacji w celu rozwiązania problemu, który pojawił się w notatce.
Wskazówka
Jeśli twój szef jest w tym samym biurze, w którym jesteś, wydrukuj kopię notatki dla niej. Możesz również wysłać wiadomość e-mail, ale drukowanie kopii oszczędza jej kroku, jeśli chce ją przeczytać poza biurem lub z dala od biurka.
Ostrzeżenie
To dobry pomysł, aby nie pozwolić, aby osobiste odczucia lub emocje znalazły odzwierciedlenie w notatce. Unikaj osobistych ataków na innych lub ich pomysły w notatce, pamiętając, że Twój dokument mógłby zostać przejrzany przez osoby inne niż twój szef.
