W biznesie pisanie propozycji często wymaga rozwiązania rzeczywistych problemów. W swojej książce "Komunikacja w biznesie: proces i produkt" Mary Guffey stwierdza: "Propozycje są przekonującymi ofertami, aby rozwiązać problemy, świadczyć usługi lub sprzedawać sprzęt." Podczas gdy pisanie ofert często wymaga obszernych badań i musi być wykonywane w napiętych terminach, łamanie Dokumentacja do jego podstawowych części może znacznie uprościć proces i zwiększyć szanse na spełnienie wniosku z pozytywną reakcją.
$config[code] not foundPrewrowanie i kreślenie
Poznaj swoich odbiorców. Przeprowadź badania w celu ustalenia osób, które tworzą łańcuch poleceń czytających propozycję. To określi, jak techniczny powinien być dany język, czy słowniczek będzie potrzebny, czy też nie, aby zdefiniować terminy, ton i jak wiele informacji ogólnych dotyczących problemu musi zostać uwzględnionych.
Przeprowadzenie badań w celu zidentyfikowania wcześniejszych prób rozwiązania problemu i niedociągnięć tych starań. Sprawdź koszty materiałów i robocizny i określ, ile czasu zajmie od początku do końca, aby ukończyć wszystkie fazy wdrażania proponowanego rozwiązania.
Skorzystaj ze wstępu, aby zidentyfikować problem i jego znaczenie. Podaj dowody na istnienie problemu, na przykład możliwą do zweryfikowania utratę pieniędzy, czasu lub klientów. Opisz, dlaczego podjęcie działania w celu rozwiązania problemu jest teraz potrzebne. Krótko opisz swoje rozwiązanie i, w oparciu o wyniki swoich badań, udowodnij, że twoje proponowane rozwiązanie będzie działać.
Podaj tło problemu w paragrafach body, w tym jego przyczyny i wcześniejsze próby rozwiązania problemu. Potwierdź alternatywne rozwiązania, wykresy lub wykresy. Według Roberta Adlera i Jeanne Elmhorst, redaktorzy "Communicating at Work: Principles for Business and Professions", analiza porównawcza "jest szczególnie przydatna, gdy publiczność rozważa pomysł, który konkuruje z tym, który popierasz".
Podać powody, dla których problem musi zostać rozwiązany i zaproponować rozwiązanie oraz korzyści z niego wynikające. Dołącz opisy zalecanego produktu lub usługi oraz szczegółowe informacje na temat sposobu rozwiązania problemu. Należy uwzględnić harmonogram określający terminy na każdym etapie projektu.
Zgłaszaj koszty obecnie wydawane i wskaż, w jaki sposób Twoje rozwiązanie pozwoli zaoszczędzić pieniądze. W książce "The Bedford Guide for College Writers" autorstwa X.J Kennedy et al., Autorzy propozycji powinni "oszacować zasoby - pieniądze, ludzie, umiejętności, materiał - i czas potrzebny do wdrożenia rozwiązania".
Zakończ końcowe zalecenia i potencjalne konsekwencje niepodejmowania działań związanych z celami organizacji. Skorzystaj z tego wniosku, aby "przekonująco odsprzedać swoją propozycję, podkreślając zalety swojego rozwiązania, produktu lub usługi w stosunku do wszelkich konkurencyjnych pomysłów", sugeruje Gerald Alfred i wsp., Redaktorzy "Handbook of Technical Writing".
