Memorandum lub memo jest dokumentem używanym do komunikacji w ramach organizacji. Ten typ dokumentu zazwyczaj komunikuje problemy lub powiadomienia członkom organizacji, przekonuje innych do podjęcia działań lub prosi o opinie. Notatki są z konieczności krótkie i zwięzłe i mają określony format. Prawie każde pole zawodowe wykorzystuje do komunikacji komunikaty; nauka pisania jest często ważna dla sukcesu zawodowego.
$config[code] not foundZanotuj ogólny pomysł swoich notatek i odbiorców, zanim napiszesz właściwy dokument. Uwagi odbiorców są bardzo ważne przy pisaniu notatek. Na przykład, jeśli problem dotyczy tylko niewielkiej grupy osób, nie adresuj notatki do całej organizacji. Rozważ język odpowiedni dla ogółu odbiorców. Możesz przekazać wiadomość inaczej niż przełożonym niż podwładnym.
Wypełnij swoją sekcję nagłówka. Wszystkie notatki powinny mieć te same sekcje. Najpierw sekcja "Do" będzie zawierała nazwę odbiorników. Na przykład "Do: John Smith" lub "To: Smith Co. Staff" będzie działać w linii "To:". Pod linią "Do" wpisz wiersz "Od:" z Twoim imieniem i nazwiskiem. Bezpośrednio pod linią "Od:" znajduje się sekcja "Data:" z datą zapisania notatki. Miesiące są często skracane; Luty zamienia się na "luty". Na koniec dołącz wiersz "Temat:" z określonym tytułem, który będzie wskazywał, o czym jest notatka.
Napisz wiadomość dalej; dążyć do nie więcej niż jednej strony. Twoje pierwsze zdanie powinno jasno określać cel i kontekst notatki. Następnie, w razie potrzeby, krótko objaśnij tło wydarzenia, sytuację lub okoliczność przedmiotu notatki. Następnie wyjaśnij dokładnie, czego chcesz lub czego oczekujesz od osób otrzymujących notatkę. Jeśli twoja notatka jest koniecznie dłuższa niż strona, możesz zamieścić krótki akapit podsumowania na końcu wiadomości dla jasności.
Zamknij z grzecznym zakończeniem. Pamiętaj, aby podziękować odbiorcom za poświęcony czas na przeczytanie notatki i zaprosić do dyskusji lub komentarzy na temat samej treści notatki.
Dodaj wiersz "Załączony:" po zamknięciu, jeśli chcesz dołączyć dodatkowe dokumenty do notatki. Krótko opisz tytuł załączników w tym wierszu, np. "Załączony: Wznów".
Przejrzyj notatkę, aby wyciąć wszelkie zbędne informacje i uprościj zdania. Celem memo jest krótkość.
Sprawdź swoje notatki na temat błędów ortograficznych i gramatycznych. Notatki są zwykle uważane za dokumenty profesjonalne. Nieostrożne pomyłki i nieuwaga w gramatyce mogą źle odzwierciedlać pisarza.
