W tym dniu urzędu elektronicznego możliwe jest przyjęcie koncepcji dokumentów papierowych za pewnik. Opracowanie skutecznych zasad przechowywania dokumentów biurowych może pomóc w utrzymaniu ważnych dokumentów i łatwym do znalezienia aktywnym dokumentom. Niezależnie od tego, ile dokumentów zostanie zrobionych na komputerach, zawsze będzie pewna ilość, którą należy wydrukować i złożyć ręcznie. Bądź na bieżąco w biurze i możesz prowadzić bardziej efektywne biuro.
$config[code] not foundOdpowiedzialność
Niezależnie od tego, jak szczegółowa może być polityka zgłoszenia biura, ktoś musi być odpowiedzialny za wdrażanie polityki na co dzień, aby była skuteczna. Uprawnienie do delegowania może się różnić w zależności od ilości danych, które należy złożyć, złożoności systemu archiwizacji oraz częstotliwości pobierania informacji i konieczności ich ponownego złożenia.
Przy prawidłowej procedurze zgłoszenia, zgłoszenie powinno być wykonywane wyłącznie przez osobę odpowiedzialną. Jeśli ktokolwiek inny usunie dokument, powinna istnieć reguła, że dokument jest umieszczany w koszu "do", który należy złożyć przez stronę odpowiedzialną. Jeśli istnieje kilka osób odpowiedzialnych za zgłoszenia, powinieneś stworzyć system w każdym folderze, w którym ostatnia osoba, która coś złożyła, musi podpisać swoje inicjały. Aby utrzymać dobry system archiwizacji, odpowiedzialni ludzie muszą zostać pociągnięci do odpowiedzialności.
Kodowanie kolorów
Według PowerHomeBiz.com, jednym ze sposobów na uporządkowanie plików jest ich kodowanie kolorami. Możesz pokolorować pliki kodu za pomocą kolorowych naklejek z zakładkami lub możesz kupić foldery z plikami o różnych kolorach do wykorzystania w szafkach.
Gdy rozdzielasz według kolorów, bardziej wydajne może być użycie systemu kodowania kolorami, aby uzyskać bardziej szczegółowe nagłówki, a następnie inny system dla pod-nagłówków. Na przykład wszystkie dokumenty finansowe można umieścić w zielonych plikach, ale dokumenty dotyczące informacji podatkowych będą miały własny system. Eksperymentuj z kolorami kodującymi twój system kodowania kolorów. Zielone foldery mogą być używane do dokumentów finansowych, ale czerwone naklejki z zakładkami można umieścić na informacjach związanych z podatkami.
Wideo dnia
Dostarczone przez Sapling Dostarczone przez SaplingAktywne i archiwizujące
Twoimi najczęściej używanymi plikami będą te, które powinny być uważane za aktywne, a te, które nie będą regularnie przywoływane, mogą być archiwizowane. Aktywny system plików jest dynamiczny i pozostawia miejsce na rozbudowę i dodanie. Gdy dokument zostanie uznany za poza aktywną fazą, zostaje przeniesiony do archiwizacji. Zachowaj aktywne pliki dla tych, którzy będą ich potrzebować, i nadążaj za organizowaniem aktywnych plików każdego dnia.
