Podczas gdy wiele firm i szkół w większym stopniu polega na komunikacji elektronicznej, niektóre nadal oferują skrzynki pocztowe, które obsługują pocztę papierową, która wchodzi i znika. Mailroom jest podobny do osobistego urzędu pocztowego dla firmy lub szkoły. Ci, którzy pracują w biurze pocztowym, robią wiele takich samych rzeczy jak pracownicy pocztowi.
Poczta zewnętrzna
Jedną z głównych funkcji poczty jest obsługa wszystkich zewnętrznych wiadomości e-mail dla firmy lub szkoły. Poczta dostarcza pocztą całą pocztę do lokalizacji i podnosi wszystkie wychodzące wiadomości. Pracownicy działu pocztowego sortują całą pocztę tak, aby mogła dotrzeć do zamierzonych odbiorców. W niektórych miejscach pracownicy poczty wysyłają pocztę bezpośrednio do każdego działu, podczas gdy inni wymagają od kogoś, aby odebrał pocztę.
$config[code] not foundPoczta wewnętrzna
Wiele firm polega na wykorzystaniu wewnętrznej poczty do wysyłania korespondencji i dokumentacji w obie strony. Pracownicy umieszczają dokumenty w specjalnych kopertach interoffice i kierują je do konkretnej osoby i działu. Pracownicy Mailroomu odbierają korespondencję między lokalami od działów lub pracowników działu, którzy przysyłają pocztę wewnętrzną do poczty w celu dystrybucji. W niektórych firmach pracownicy poczty wykonują dostawy, podczas gdy inni wymagają od departamentów sprawdzania własnej poczty wewnętrznej w pokoju pocztowym.
Opłata pocztowa
Zwłaszcza w większych szkołach i firmach, poczta jest odpowiedzialna za upewnienie się, że wszystkie wysyłki wychodzące mają odpowiednią opłatę pocztową. Zwłaszcza szkoły są często uważane za organizacje non-profit, a czasami kwalifikują się do specjalnych stawek opłat pocztowych. Pracownicy poczty sprawdzają pocztę wychodzącą i przekazują jej odpowiednią opłatę w zależności od jej celu w odniesieniu do firmy. Pracownicy ważą również paczki i określają koszt wysyłki do wysyłki. W niektórych przypadkach firma może korzystać z własnego licznika, który pozwala firmie zaoszczędzić pieniądze, płacąc dokładną opłatę pocztową za wszystko, od listów po duże paczki.
Inni nadawcy
Podczas gdy poczta jest w większości odpowiedzialna za pocztę wewnętrzną i wszystko, co wchodzi lub wychodzi z urzędu pocztowego, zazwyczaj zajmuje się również innymi spedytorami. Wszystko, co jest wysyłane do firmy, często przechodzi przez pocztę. Oznacza to, że personel dostarczający często upuszcza swoje paczki na pocztę, zamiast próbować zlokalizować miejsce, w którym pakiet faktycznie należy. Podobnie, jeśli ktokolwiek otrzyma pakiet, który nie należy do niego, może zabrać go do pokoju pocztowego, aby dostać go do właściwego miejsca przeznaczenia.
Obsługa klienta
Oprócz zajmowania się pracownikami pocztowymi i innymi pracownikami spedycyjnymi pracownicy poczty często wchodzą w interakcję z innymi pracownikami w szkole lub firmie, a także uczniami w szkole. W przypadkach, gdy poczta po prostu sortuje pocztę do poszczególnych skrzynek pocztowych, studenci i pracownicy przychodzą, aby odebrać pocztę. W przypadku wystąpienia problemu, na przykład problemu, który nie dotarł lub problemu z dostępem do poczty, pracownik poczty powinien odpowiedzieć na wszelkie pytania i rozwiązywać problemy. Praca w biurze pocztowym wymaga dobrych umiejętności obsługi klienta, aby wszyscy byli zadowoleni.
