Spotkania są podstawą w biznesie - zachęcają do podejmowania decyzji i działań. Najbardziej produktywne spotkania zarządzają działaniami bez poświęcania czasu na inne ważne tematy. Jeśli działania nie są właściwie zarządzane, można zmarnować cenny czas, omawiając zadania, które nie zostaną zrealizowane, nie osiągną zamierzonych celów lub nie przyniosą żadnej wartości organizacji. Skuteczne zarządzanie działaniami do zamknięcia zaczyna się od dokładnego ich przechwycenia w protokole ze spotkania.
$config[code] not foundDefiniowanie
Zdefiniuj zadania wyraźnie, nie pozostawiając miejsca na błędną interpretację. Zmień działanie tak, jak jest to udokumentowane, aby upewnić się, że uczestnicy spotkania zgadzają się i rozumieją, co jest oczekiwane. Przypisz akcję komuś, kto jest obecny na spotkaniu, i poproś tę osobę, aby werbalnie potwierdziła odpowiedzialność. Źle stwierdzony element akcji przypisany osobie, która nie była obecna podczas zgłaszania problemu, może pozostać otwarta przez czas nieokreślony.
Nagranie
Użyj standardowego formatu do nagrywania spotkań, z sekcją przeznaczoną specjalnie na listę akcji. Utrzymywanie spójności formatu pomaga upewnić się, że problemy są prawidłowo rejestrowane, aby umożliwić sprawne śledzenie. Zapisz, co należy zrobić, kto jest odpowiedzialny za upewnienie się, że tak się stanie, datę zgłoszenia problemu lub przypisanie akcji oraz datę, kiedy działanie ma zostać zakończone. Do każdego zadania należy przypisać głównego właściciela i osobę kopii zapasowej - kopia zapasowa może służyć jako współpracownik głównego właściciela i wesprzeć zadanie, jeśli zostanie ono wezwane.
Wideo dnia
Dostarczone przez Sapling Dostarczone przez SaplingRozdzielczy
Nie czekaj zbyt długo na rozprowadzanie minut spotkania. Jeśli ktoś odbierze notatki elektroniczne podczas spotkania, protokół może być gotowy do dystrybucji, gdy tylko spotkanie zostanie zamknięte lub niedługo potem. Długie opóźnienia mogą sprawić, że uczestnicy stracą poczucie natychmiastowości. Nowsze przypisania akcji mogą mieć większy priorytet niż te, które zostały wydane podczas spotkania.
Śledzenie
Użyj listy elementów akcji, aby śledzić przypisania na podstawie ustalonych terminów płatności. Jeśli spotkanie było częścią regularnej serii, rozpocznij następne spotkanie od przeglądu otwartych akcji. Poinformuj uczestników z wyprzedzeniem, aby mogli przygotować niezbędne materiały do prezentacji postępów. Jeśli spotkanie było sesją wyjątkową lub samodzielną, należy indywidualnie monitorować działania właścicieli działań lub podczas nowego spotkania poświęconego wyłącznie śledzeniu działań do zamknięcia.
Widoczność
Jeśli nie dotrzymamy terminów lub zgłoszone działania nie spełniają oczekiwań, pokaż te fakty członkom zespołu. Rozprowadź listę działań, w tym pisemne komentarze, które jasno wyjaśniają, co spowodowało opóźnienie, dlaczego działanie uznano za niewystarczające i co należy zrobić, aby wrócić na właściwe tory. Jeśli pomoc w zarządzaniu jest potrzebna do usunięcia blokad drogowych, zaplanuj czas z odpowiednimi członkami zespołu zarządzającego, aby przedstawić zwięzłe podsumowanie zarówno problemu, jak i zalecanego przez zespół rozwiązania.
Zamknięcie
Po zakończeniu działania zaktualizuj listę elementów akcji, określając datę zamknięcia emisji. Rozprowadź listę członków zespołu, aby mogli zobaczyć, jakie działania zostały zamknięte i kiedy. Po tym, jak wszyscy zobaczą zamknięte przedmioty, usuń je z listy. Zamknięte przedmioty można archiwizować lub usuwać, w zależności od potrzeb zespołu lub oczekiwań kierownictwa.
