Wykonywanie minut na spotkaniu jest skutecznym i pomocnym sposobem notowania punktów akcji, decyzji i zapytań, które należy rozwiązać podczas spotkania biznesowego, w którym ludzie mogą być zbyt zaangażowani w dyskusję, aby robić notatki. Zwykle wyznaczona jest osoba przyjmująca minutę, której zadaniem jest sporządzanie notatek podczas spotkania, układanie ich w czytelnym formacie i wydawanie ich uczestnikom po zakończeniu spotkania. Podczas oficjalnych posiedzeń protokoły z poprzedniego posiedzenia muszą zostać uzgodnione i zaakceptowane w zapisach bieżących protokołów posiedzeń przez uczestników spotkania.
$config[code] not foundAkceptowanie minut
Ustal, czy kworum jest obecne na bieżącym spotkaniu. Kworum definiuje się jako minimalną liczbę członków potrzebnych do zatwierdzenia wniosku i podjęcia ostatecznych decyzji zgodnie z przepisami stowarzyszenia lub grupy. Bez kworum nie może się odbyć żadne oficjalne spotkanie.
Przeczytaj lub poproś sekretarza o stowarzyszenie, zarząd lub grupę, przeczytaj protokoły z poprzedniego spotkania, zauważając obecność obecnych i wszystkie akcje, które się wydarzyły.
Omów protokoły z poprzedniego spotkania, wprowadzając poprawki przed zatwierdzeniem. Dyskusja powinna być rzeczowa i przyjazna, a nie otwierać starych debat i konfliktów.
Wezwij do ruchu z podłogi. Prezydent lub przewodniczący rady, grupy lub zebrania prosi o zatwierdzenie protokołu z poprzedniego posiedzenia jako przeczytanego lub z omówionymi zmianami, zgodnie z tym, co podano. Wniosek może złożyć każdy członek komisji do głosowania i będzie musiał zostać oddelegowany przez inną osobę. Aby można było kontynuować obecne spotkanie, należy zaakceptować poprzednie minuty.
Poproś wszystkich uczestników o głosowanie w sprawie przyjęcia protokołu. Odbywa się to poprzez pokaz rąk, głos lub przez przewodniczącego, zadając każdemu uczestnikowi indywidualnie. Zanotuj w protokole bieżącego spotkania, że poprzednie zostały zaakceptowane.
Biorąc minuty
Uzyskaj kopię porządku obrad, aby ustalić, co będzie przedmiotem dyskusji. To określi przepływ minut, które należy wykonać. Zgodnie z regulaminem Roberta, jako punktu porządku obrad, poprzedni protokół z posiedzenia musi zostać przeczytany i zaakceptowany przed rozpoczęciem posiedzenia.
Usiądź obok osoby, która przewodniczy spotkaniu w celu wyjaśnienia, gdy spotkanie się rozwija. Użyj magnetofonu, aby przechwycić postępowanie i zweryfikować notatki po zakończeniu spotkania.
Wpisz tytuł protokołu, odnotowując datę, godzinę i miejsce spotkania, a także nazwiska uczestników na spotkaniu.
Sporządź notatki, gdy spotkanie będzie kontynuowane, odnotowując każdy omawiany punkt porządku obrad. Zapisz nazwiska osób, które wykonują ruchy, a także czy są adoptowane czy odrzucane. Zapisz, w jaki sposób została podjęta ta decyzja, czy to przez pokazanie rąk, czy jakąś inną metodę.
Transkrybuj notatki ze spotkań tak szybko, jak to możliwe po zakończeniu spotkania, podczas gdy dyskusje są wciąż świeże.
Użyj szablonu z poprzednich spotkań, aby zapisać aktualne minuty. Jeśli nie ma poprzednich minut, utwórz szablon, wyraźnie określając tytuł spotkania, datę i uczestników.
Wyraźnie pokazuj wszelkie wykonane rezolucje, z pełnymi szczegółami, co to jest rozdzielczość.
Dołącz wszelkie dodatkowe dokumenty przedstawione podczas spotkania, aby dołączyć je do protokołu jako załącznik.
Wskazówka
Pisz bez uprzedzeń, podając tylko dokładne fakty z przeprowadzonych dyskusji.
Wyjaśnij wszelkie niejednoznaczne elementy z menedżerem spotkania przed cyrkulacją minut.
