Jeśli jesteś jednym z milionów pracowników, którzy spędzają średnio 21 procent czasu na spotkaniach, wiesz, że są czasochłonni i często wykolejają Twoją codzienną listę zadań.Możesz nie być w stanie anulować ich wszystkich (chociaż niektóre firmy dążą do dni wolnych od spotkań), ale możesz zwiększyć ich produktywność. Oto, jak poprowadzić spotkanie, które nie spowoduje, że Twoi współpracownicy będą spać lub marnować czasu.
$config[code] not foundUstaw agendę
Brzmi łatwo, prawda? Ale jeśli nie masz agendy z konkretnymi przedmiotami, istnieje duża szansa, że spotkanie zejdzie z tematu, a rozmowy przeniosą się do wszystkiego, od wyników gier do drobnych skarg. Przejmij kontrolę, wysyłając agendy do uczestników z wyprzedzeniem. Poproś wszystkich, aby przygotowali się do uwzględnienia załączonych przedmiotów, a także dali uczestnikom szansę dodania elementu porządku ostatniej minuty, jeśli uważają, że jest to absolutnie kluczowe dla dyskusji.
Poproś wszystkich o pomoc
Oprócz ustalenia porządku obrad i prośby o przygotowanie wszystkich osób, należy wykonać dodatkowy krok i faktycznie przypisać wszystkim obowiązki związane z konkretnymi spotkaniami. To może być tak proste, jak to, że wszyscy spędzają jedną minutę na starcie, prezentując najważniejsze momenty swojej pracy / zespołu przez ostatni tydzień lub miesiąc. W przypadku spotkań dotyczących bieżących projektów każdy może potrzebować przygotować się do omówienia ustaleń lub propozycji poprawek. Na przykład kiedyś pracowałem w firmie, w której pracownicy robili bałagan w kuchni i żadna ilość przypomnień od HR nie rozwiązała problemu. Zespół zarządzający zwołał spotkanie w celu omówienia rozwiązań. Kazano nam przyjść z przynajmniej dwoma pomysłami. W ten sposób mogliśmy omówić konkretne pomysły i zdecydować się na udział w dwóch pierwszych. Dodatkowym bonusem zakończyliśmy zadanie w 45 minut zamiast pełnej godziny, która została przydzielona.
Wideo dnia
Dostarczone przez Sapling Dostarczone przez SaplingPozostaw laptopy przy biurku
Jeśli nie prowadzisz spotkania i dajesz niesamowitą prezentację (nie potrzebujesz innego programu PowerPoint), porzuć laptopa. Eksperci podkreślają, że patrzenie na ekrany utrudnia interakcję i empatię, co utrudnia osiągnięcie konsensusu. Ponadto, rozpraszają one czas i sprawiają, że spotkania przeciągają się dłużej niż potrzeba. Jeśli chcesz robić notatki, używać pióra i papieru, badania wykazały, że ludzie, którzy piszą rzeczy staromodnym sposobem, w rzeczywistości zachowują więcej informacji.
Lista uczestników powinna być krótka
Nie potrzebujesz wkładu całego zespołu we wczesnych etapach planowania. Chociaż nie chcesz pominąć osób, które są krytyczne w tym procesie, nie potrzebujesz też 50 osób. Zdecyduj się na krytycznych interesariuszy na każdym spotkaniu. Jeśli jest to projekt długoterminowy, zainteresowane strony przestawią się z projektem, ale przed wysłaniem zaproszenia zadaj sobie następujące pytania: czy osoba jest ekspertem, czy podejmuje decyzje budżetowe lub finansowe i czy są one potrzebne w tej fazie? procesu? Pamiętaj, że to, że ktoś nie jest częścią spotkania, nie oznacza, że nie powinno się go aktualizować. Przypisz konkretne osoby, aby udostępniały informacje spoza głównej grupy, aby mieć pewność, że zespoły nie czują się jakby pozostawione w ciemności.
