Pomocnicy administracyjni - lub asystenci, jak to się nazywa - zapewniają klerykalne i logistyczne wsparcie, którego potrzebuje biuro, aby mogło funkcjonować. Podstawowe obowiązki zależą od opisu stanowiska pracy, ale ogólnie rzecz biorąc, pracodawcy preferują kandydatów z umiejętnościami posługiwania się komputerem, z doskonałymi umiejętnościami komunikacyjnymi, wyczuciem organizacyjnym i zaawansowanymi umiejętnościami wielozadaniowymi. Menedżerowie nie zawsze są dostępni, aby nadzorować każdą część projektu, dlatego ważna jest także umiejętność samodzielnej pracy.
$config[code] not foundPodstawowe wymagania
Początkowe wymagania zależą od zadania. Pozycje na poziomie pozycji są zwykle otwarte absolwenci szkoły średniej z podstawowymi gramatyka biurowa, komputerowa i angielska umiejętności. Zajęcia z tych przedmiotów są dostępne w lokalnych szkołach lokalnych i szkołach technicznych. Instytucje te również przyciągają medyczne i prawne sekretariaty, które chcą uczyć się specyficznego dla branży żargonu, zauważa Biuro Statystyki Pracy. Wiele agencji pośrednictwa pracy tymczasowej oferuje podobne szkolenia; jednak pracodawcy na ogół preferują tytuł licencjata na stanowiska kierownicze w sekretariacie.
Koordynacja i planowanie
Od odpowiadania na telefony po aktualizowanie kalendarzy wydarzeń, asystenci administracyjni są ściśle zaangażowani w każdą znaczącą działalność organizacyjną biura. Routing poczty przychodzącej i faksów do odpowiedniej osoby jest częścią pracy, podobnie jak rezerwacje spotkań i spotkań personelu. Asystenci w większych organizacjach, takich jak uczelnie czy agencje publiczne, często służą również jako łącznicy między ich szefami a różnymi działami organizacji.
Wideo dnia
Dostarczone przez Sapling Dostarczone przez SaplingKorespondencja i komunikacja
Edytowanie i tworzenie notatek, raportów i innych dokumentów biurowych to kolejne ważne zadanie, które menedżerowie przypisują pomocnikom administracyjnym. Praca na wyższym szczeblu wiąże się z bardziej złożonymi obowiązkami. Na przykład asystenci wykonawczy mogą przeprowadzaj badania i przygotuj prezentacje i arkusze kalkulacyjne, a pomocnicy ze szkolnych okręgów mogą tworzyć, edytować i produkować materiały dla wydziałowych, wydziałowych i szkolnych publikacji oraz biuletyny, kody, biuletyny i programy wydajności.
Relacje z klientem
Dyskrecja i dobry osąd są niezbędnymi cechami dla pomocników administracyjnych, którzy pełnią funkcję publicznego wizerunku pracodawcy. Ta rola często polega na odpowiadaniu na pytania i pomaganiu niezadowolonym klientom. Na przykład doradca w biurze firmy zarządzającej nieruchomościami powinien rejestrować szczegóły skargi najemcy i pomóc w rozwiązaniu problemu. Aby radzić sobie z takimi sytuacjami, asystenci potrzebują doskonałych umiejętności rozwiązywania problemów i rozwiązywania konfliktów.
Prowadzenie dokumentacji i zarządzanie danymi
Doradca administracyjny utrzymuje instytucjonalną pamięć organizacji poprzez swoje umiejętności w zakresie prowadzenia dokumentacji i zarządzania bazami danych. W dzielnicy szkolnej adiutant może koordynować i utrzymywać pliki i indeksy. Natomiast stowarzyszenie właściciela domu może oczekiwać, że asystenci będą organizować i zarządzać ogólną korespondencją, fakturami, brelokami, drobnymi dowodami gotówkowymi i zleceniami pracy - a także wewnętrznymi dokumentami organizacji. W większych organizacjach doradcy mogą zarządzać magazynami lub bibliotekami korporacyjnymi.
