Rola menedżera dokumentów

Kierownik ds. Dokumentów jest członkiem personelu informatycznego, którego celem jest uporządkowanie, aktualizacja i poprawa ogólnego obiegu dokumentów w firmie. Korporacje są największymi pracodawcami zarządzających dokumentami, chociaż niektóre branże - takie jak większe firmy z branży nieruchomości, usługi prawne, finansowanie, opieka zdrowotna i ubezpieczenia - prawdopodobnie mają menedżera dokumentów pod ręką niezależnie od wielkości. Większość stanowisk menedżera dokumentów wymaga co najmniej jednego do trzech lat wcześniejszego doświadczenia; jednak niedawni absolwenci szkół wyższych ze specjalistycznym szkoleniem mogą przenieść się bezpośrednio na stanowisko. Biegłość w posługiwaniu się określonym oprogramowaniem, takim jak systemy zarządzania dokumentami i / lub programy zarządzania relacjami z klientami, ma zasadnicze znaczenie dla funkcji pracy. Menedżerowie dokumentów mają pięć głównych obowiązków: zwiększanie dostępności, archiwizowanie dokumentów, aktualizowanie informacji, rejestrowanie identyfikowalności i pobieranie dokumentów.

$config[code] not found

Zwiększ dostępność

Pracownicy potrzebują dostępu do dokumentów, takich jak listy motywacyjne, materiały marketingowe, samouczki i informacje o kliencie, aby ukończyć swoją pracę. Tradycyjnie pracownicy zapisywali te pliki bezpośrednio na swoich dyskach twardych, aby mieć do nich dostęp w przyszłości, ale istnieje nieodłączne ryzyko, że pliki staną się nieaktualne. Ponadto pracownicy mogą marnować cenny czas na przestawianie dysków twardych na dokumenty, które nigdy nie zostały pobrane. System zarządzania dokumentami rozwiązuje wszystkie te problemy. Tworzy punkt centralny, w którym zapisywane są wszystkie dokumenty. Ponadto te same dokumenty można udostępniać pracownikom i klientom za pośrednictwem strony internetowej. Większość systemów zarządzania dokumentami może łatwo wyświetlać na stronie internetowej; korzyścią jest to, że jest dostępny dla każdego, kto ma połączenie z Internetem i nie wymaga dodatkowego oprogramowania lub instalacji do wyświetlenia (może wymagać nazwy użytkownika i hasła, ale można to określić).

Archiwizacja dokumentów

IRS wymaga od instytucji finansowych przechowywania dokumentacji związanej z klientem przez pięć lat po zamknięciu konta. Departament Sprawiedliwości wymaga jeszcze dłuższego czasu dla kancelarii prawnych, co oznacza, że wszystkie te pliki muszą gdzieś iść. Menedżerowie dokumentów zazwyczaj archiwizują dokumenty chronologicznie, chociaż niektórzy wolą alfabetycznie w zależności od ilości przechowywanych informacji. Jeśli jest to biuro bez papieru, dokumenty powinny zostać zarchiwizowane (w dwóch oddzielnych lokalizacjach), a następnie usunięte z serwera.

Wideo dnia
Dostarczone przez Sapling Dostarczone przez Sapling
Aktualizacja dokumentów

W zależności od wielkości organizacji umiejętność pisania może być kluczowym elementem roli menedżera dokumentów. Listy przewodnie, szablony i samouczki wymagają ciągłych aktualizacji, aby pozostały aktualne. Ponadto oświadczenia o ochronie prywatności, puste umowy i dokumenty techniczne otrzymują drobne poprawki mniej więcej raz w roku. Niezależnie od tego, czy menedżer dokumentów dokona tych zmian osobiście, jego obowiązkiem będzie upewnienie się, że wszyscy korzystają z najbardziej aktualnych wersji. Najprostszym sposobem na to jest użycie systemu zarządzania dokumentami.

Rejestrowanie identyfikowalności

Dokumenty się zmieniają, a to kierownik ds. Dokumentów ma obowiązek wiedzieć, kto wprowadził wprowadzone zmiany. Identyfikowalność jest standardową funkcją w większości programów do zarządzania dokumentami. Menedżer dokumentów może jednak śledzić identyfikowalność bez oprogramowania, czyniąc każdy dokument tylko do odczytu, a następnie rejestrując żądane zmiany po ich otrzymaniu.

Pobieranie dokumentów

Czasem menedżer dokumentów musi znaleźć elementy, które są już zarchiwizowane. Najczęściej jest to spowodowane audytami, procesami sądowymi i klęskami żywiołowymi - wszystko to wymaga skrupulatnych zapisów z przeszłych wydarzeń. Z tego powodu menedżerowie dokumentów muszą archiwizować materiały tak logicznie i dokładnie, jak to możliwe. W ten sposób każdy menedżer dokumentów może uzyskać dostęp do potrzebnych rekordów, niezależnie od tego, kto je pierwotnie zapisał. Jeśli chodzi o przygotowanie do klęsk żywiołowych, przechowuj kopię zapasową serwera biurowego gdzieś poza biurem. Jeśli to możliwe, przechowuj go w innym regionie, takim jak biuro satelitarne.