Jako właściciel małej firmy, czas wolny prawdopodobnie nie jest czymś, co masz dużo. To, co masz dużo, to zadania do wykonania i terminy do spełnienia. Jak więc lepiej wykonać te zadania w krótszym czasie?
Poniżej znajduje się 50 wskazówek dotyczących oszczędzania czasu, które pomogą Ci zaoszczędzić czas przez cały dzień pracy.
50 wskazówek dotyczących oszczędzania czasu dla małych firm
1. Ustaw cele
$config[code] not foundKażdego ranka wypisz szczegółową listę rzeczy, które chcesz osiągnąć tego dnia.
2. Utwórz plan
Sprawdź, kiedy i jak zrealizujesz każdy przedmiot z codziennej listy - czy potrzebujesz pomocy, materiałów itp.?
3. Priorytet według ważności
Jest nieuniknione, że czasami będziesz musiał wyciąć przedmioty z listy rzeczy do zrobienia, więc zdecyduj wcześniej, jakie są najważniejsze przedmioty i ustal priorytety.
4. Priorytet według pilności
Musisz dostać się do tych projektów, które mają pilne terminy, więc zostaw te, które mają się pojawić w przyszłym tygodniu na później.
5. Podziel duże zadania
Jeśli twoja lista zawiera kilka przytłaczających przedmiotów, podziel je na mniejsze, łatwiejsze w zarządzaniu zadania.
6. Bądź realistą
Nie spodziewaj się wszystkiego za godzinę. Poznaj swoje ograniczenia i swoje umiejętności.
7. Śledź swój czas
Aby lepiej zrozumieć, jak naprawdę spędzasz czas, poświęć kilka dni i zapisz wszystko, co robisz i ile czasu to zajmie. Uwzględnij przerwy, wiadomości e-mail, media społecznościowe i wszystko inne, aby dowiedzieć się, jakie są największe straty czasu.
8. Ustal terminy
Potrzebujesz motywacji do ukończenia projektu? Ustal sobie termin i poinformuj o tym innych, aby mogli pomóc ci pociągnąć do odpowiedzialności.
9. Trzymaj jedno oko na zegarze
Nie chcesz ciągle mieć obsesji na punkcie czasu, ale nie chcesz też, aby dzień odszedł od ciebie, ponieważ nie zwracałeś na to uwagi. Zostań na szlaku.
10. Ustaw przypomnienia
Jeśli zbliża się termin lub spotkanie, ustaw przypomnienie na telefonie, które zostanie wyświetlone tuż przed.
11. Zaplanuj przerwy
Każdy musi robić przerwy przez cały dzień, więc pamiętaj, aby uwzględnić je przy planowaniu zadań na dany dzień.
12. Zaplanuj czas na e-mail i media społecznościowe
E-maile i media społecznościowe mogą być wielkim marnotrawstwem. Nie odpowiadaj na każdy otrzymany e-mail i nie pozostawiaj otwartego Facebooka ani Twittera przez cały dzień. Zamiast tego zaplanuj krótki blok lub dwa w ciągu dnia, aby wykonać te zadania.
13. Użyj centralnego systemu zarządzania mediami społecznościowymi
Jeśli korzystasz z mediów społecznościowych w celach marketingowych, prawdopodobnie masz więcej niż jedno konto. Korzystanie z centralnego pulpitu nawigacyjnego, takiego jak HootSuite, może pomóc uniknąć przechodzenia między witrynami, a nawet umożliwia planowanie wpisów w ciągu dnia, dzięki czemu nie trzeba ciągle się z nich logować.
14. Unikaj rozpraszających uwagę
Oprócz mediów społecznościowych i poczty e-mail istnieje wiele innych czynników, które mogą powodować stratę czasu w ciągu dnia. Jeśli pracujesz w domu, wyłącz telewizor. Jeśli pracujesz w biurze, wybierz inną drogę do chłodnicy wody, aby uniknąć rozmownych współpracowników.
15. Trzymaj się jednego zadania na raz
Wielozadaniowość może brzmieć jak oszczędność czasu, ale tak nie jest. Skoncentruj się na jednym zadaniu, ukończ je, a następnie przejdź dalej.
16. Zadania wsadowe
Pomocne może być wykonywanie podobnych zadań po kolei. Na przykład wykonaj wszystkie połączenia telefoniczne na jeden dzień do drugiego.
17. Zachęcaj zadania
Kiedy masz naprawdę trudne zadanie do wykonania, daj sobie nagrodę za jego ukończenie. To może być tak proste, jak zrobienie przerwy.
18. Skoncentruj się na wynikach
Powinieneś wiedzieć, dlaczego robisz każde zadanie na liście. Zadaj sobie pytanie, jak każdy przedmiot wpłynie na Twoją firmę i skup się na wynikach.
19. Nie stresuj nad nieistotnymi szczegółami
Jeśli coś nie ma dużego wpływu na Twój biznes, nie stresuj się tym. Perfekcjonizm może być wielkim marnowaniem czasu.
20. Twórz dobre nawyki
Stwórz nawyk regularnego sortowania plików, reagowania na wiadomości e-mail w odpowiednim czasie i szybkiego wykonywania innych zadań, które pojawiają się na liście zadań do wykonania, aby szybko stała się rutyną.
21. Wyeliminuj nieistotne
Usuń przedmioty, które nie służą już Twojemu zadaniu, zarówno fizycznie, jak i elektronicznie.
22. Użyj filtrów i archiwów poczty e-mail
Korzystaj z filtrów poczty e-mail i archiwów, aby nie tracić godzin na szukanie konkretnej wiadomości. Twój program pocztowy najprawdopodobniej oferuje proste narzędzia do uporządkowania wszystkich twoich komunikatów, więc mądrze wykorzystaj te funkcje.
23. Spotkania graniczne
Spotkania mogą być niezbędne, ale mogą również przekształcić się w czas wasters jeśli zbyt długo lub zbyt często się dzieje. Akceptuj i planuj tylko ważne spotkania.
24. Zatrudnij Virtual Assistant
Wirtualni asystenci mogą pomóc w codziennych codziennych zadaniach, takich jak poczta elektroniczna, księgowość, planowanie i badania. Rozważ skorzystanie z pomocy, jeśli jej potrzebujesz.
25. Wykorzystaj platformę zarządzania projektami
Usługi takie jak Basecamp oferują Twojemu zespołowi sposób komunikowania się w grupach, ustawiania terminów oraz udostępniania i edytowania plików bez konieczności nadążania za kilkoma różnymi wątkami e-mail.
26. Zachowaj projekty w jednym miejscu
W przypadku zarówno ukończonych projektów, jak i tych w toku, należy mieć jeden folder lub obszar, w którym wiadomo, że można je znaleźć.
27. Unikaj Godziny szczytu
Jeśli dojeżdżasz do pracy lub jedziesz na spotkania, weź pod uwagę natężenie ruchu i budowę, aby nie tracić czasu na trasie.
28. Mają wirtualne spotkania
Unikaj podróżowania, jeśli to możliwe, a zamiast tego rozważ korzystanie z programów takich jak Skype lub GoToMeeting.
29. Automatyzacja listy płac
Zamiast ręcznie śledzić godziny i wydatki, zainwestuj w system płac, który wykona całą pracę za Ciebie.
30. Rób notatki
Zawsze przechowuj ze sobą notes, aby zanotować notatki i pomysły, lub użyj aplikacji, takiej jak Evernote, do przechowywania pomysłów, zdjęć i innych materiałów, aby nie tracić czasu na późniejsze zastanawianie się nad nimi.
31. Wykorzystaj technologię
Jest tak wiele oszczędnych i dostępnych aplikacji i usług, takich jak Dropbox, dzięki którym możesz zabrać ze sobą swoje zdjęcia, dokumenty i filmy. Znajdź te, które działają dla Ciebie.
32. Nie daj się ponieść
Próba opanowania i wykorzystania zbyt wielu aplikacji i usług zwiększających produktywność jednocześnie może być marnowaniem czasu. Nie używaj tak wielu z nich, że poświęcasz im więcej czasu, niż oszczędzasz.
33. Delegat
Poproś swój zespół o podjęcie zadań, na które nie masz czasu lub tych, z którymi wiesz, że wykonają dobrą robotę.
34. Zainwestuj w oprogramowanie księgowe
Prowadzenie niekończących się arkuszy kalkulacyjnych może prowadzić do wielu bólów głowy i zmarnowanego czasu. Utrzymuj wszystkie informacje o koncie w jednym miejscu.
35. Zachowaj zorganizowany obszar roboczy
Nie spędzaj godzin na przeglądaniu swojego biurka, szukając konkretnego dokumentu, kiedy możesz po prostu zaimplementować system archiwizacji i znaleźć go w kilka sekund.
36. Utwórz kopię zapasową plików
Niezależnie od tego, czy jest to zewnętrzny dysk twardy, kopie zapasowe czy kopie zapasowe online, w przypadku krachu komputera tworzy kopie zapasowe wszystkich ważnych plików. Rozważ w tym celu usługę online, taką jak Carbonite lub Mozy.
37. Zachowaj szablony dla najczęściej używanych formularzy
Nie tracić czasu na pisanie tych samych akapitów w kółko, kiedy można zapisać ogólny szablon. Po prostu wejdź i przygotuj kilka aktualizacji za każdym razem, gdy go użyjesz, zamiast zaczynać od zera.
38. Wykorzystaj skróty
Używaj skrótów klawiaturowych i przeglądarek, a wszystkie powszechnie używane programy przechowuj w łatwo dostępnym miejscu na pulpicie.
39. Automatyzuj wydatki
Skorzystaj z automatycznych usług płacenia rachunków, ilekroć jest to możliwe, aby uniknąć opóźnień w płatnościach i czasu poświęcanego na faktyczne opłacanie rachunków każdego miesiąca.
40. Użyj kalendarza opartego na chmurze
Aplikacje kalendarza mogą na bieżąco informować Cię o ważnych spotkaniach i terminach, a aktualizacja nie zajmuje dużo czasu. Rozważ skorzystanie z Kalendarza Google w tym celu.
41. Miej system współpracy
Niezależnie od tego, czy korzystasz z platformy, takiej jak Basecamp czy Google Docs, czy też stosujesz bardziej tradycyjne metody, powinieneś mieć ustalony system współpracy, aby Twój zespół nie był zdezorientowany i niezorganizowany.
42. Powiedz "Nie"
Nie podejmuj zadań tylko dlatego, że ktoś cię o to prosi. Jeśli nie masz czasu i nie pomoże to Twojej firmie, nie rób tego.
43. Maksymalnie wykorzystaj czas przestoju
Czas spędzony w poczekalniach, w metrze lub nawet na długich przejażdżkach windą może być wykorzystany do aktualizacji kalendarza, pisania notatek lub wykonywania innych prostych zadań.
44. Czyszczenie starych plików
Pozbycie się starych plików nie tylko powstrzymuje cię od przeszukiwania ich podczas wyszukiwania bardziej istotnych plików, ale może także przyspieszyć działanie komputera i uratować cię przed losem niekończących się ładowań stron.
45. Korzystaj z aplikacji mobilnych
Istnieją mobilne aplikacje zwiększające produktywność, mobilne aplikacje kalendarzy, mobilne listy aplikacji - wszystko to może pomóc Ci w wykonaniu zadań i zaoszczędzić czas, gdy nie jesteś przy komputerze.
46. Poznaj swoje nawyki
Jeśli jesteś wczesnym ptakiem, odejmij najważniejsze zadania od wczesnej fazy. Jeśli jesteś nocną sową, nie zmuszaj się do robienia dużych projektów rano. Zagraj w swoje mocne strony.
47. Skróć swój dzień roboczy
W poście na blogu Freelance Folder, Lexi Rodrigo wyjaśnia, że skrócenie czasu pracy zmusi cię do osiągnięcia więcej w wyznaczonym czasie.
48. Opuść miejsce na nieoczekiwane
Rzeczy, których nie planowałeś, pojawią się przez cały dzień. Weź to pod uwagę podczas tworzenia listy rzeczy do zrobienia.
49. Miej spokojne godziny
Jeśli pracujesz w biurze, połóż na drzwiach znak "Nie przeszkadzać" podczas pracy nad ważnym zadaniem. Jeśli pracujesz w domu, wycisz telefon na ten czas. Jeśli pojawią się zakłócenia, gdy znajdziesz się w strefie, możesz stracić koncentrację i spędzić więcej czasu niż to konieczne.
50. Nie przesadzaj
Rano możesz być nazbyt optymistycznie nastawiony do tego, ile możesz zrobić tego dnia. Ale utworzenie zbyt pełnej listy może cię przytłoczyć tylko w ciągu dnia.
Jeśli wdrożysz nawet kilka opisanych powyżej wskazówek dotyczących oszczędzania czasu, zaczniesz dostrzegać różnicę w dniu pracy i produktywności - a może nawet zauważysz, że masz trochę więcej wolnego czasu.
Więcej w: Small Business Growth 71 Comments ▼
