Nikt nie chce się dowiedzieć o śmierci pracownika, ale kiedy to zrobisz, przygotuj plan, w jaki sposób Ty i Twoja firma będzie go traktować. Ten plan powinien zawierać listę formularzy, które należy wysłać beneficjentowi, rodzinie lub egzekutorowi pracownika oraz kroki, jakie należy podjąć przed wypłatą pracownika i po jego wypłacie. Przepisy stanowe mają tendencję do przestrzegania wytycznych federalnych, ale sprawdź w swoim stanie, aby się upewnić.
$config[code] not foundW czasie wynajmu
Dołącz oznaczenie formularza beneficjenta do dokumentacji wszystkich nowo zatrudnionych pracowników. Wypełniając ten formularz, pracownik informuje, kto powinien otrzymać ostateczną wypłatę w przypadku śmierci w czasie zatrudnienia. Każdego roku przypomnij pracownikom o przejrzeniu formularza, aby upewnić się, że informacje są aktualne i pozostają w zgodzie z życzeniami pracownika. Jeśli twój pracownik nie wyznaczy beneficjenta, możesz wystawić ostatnią wypłatę wykonawcy lub najbliższemu krewnemu, pod warunkiem, że posiada on niezbędne dokumenty, takie jak oryginał listu testamentowego lub administracji, uwierzytelniony odpis aktu zgonu i odpowiednie W -9 Formularz.
Po poznaniu śmierci pracownika
Po zapoznaniu się ze śmiercią pracownika przygotuj i wyślij pakiet informacji do rodziny pracownika i / lub wyznaczenia beneficjenta. Pakiet ten powinien zawierać informacje o wszelkich świadczeniach, formularzach, które należy wypełnić, koperty zwrotne opłacane pocztą, jeśli to konieczne, dane kontaktowe i informacje o wszelkich należnych wynagrodzeniach oraz o tym, kiedy zostaną wypłacone. Natychmiast poinformuj dział płac o śmierci pracownika. Departament ten będzie musiał zamrozić wynagrodzenie pracownika i zatrzymać wszelkie bezpośrednie wpłaty w miejscu, dopóki nie otrzyma niezbędnych dokumentów, które obejmują akt zgonu i formularz W-9 dla beneficjenta lub nieruchomości. Dział płac powinien również obliczyć kwotę końcowej wypłaty, która powinna obejmować wynagrodzenie i inne rodzaje wynagrodzenia, takie jak czas urlopu lub naliczony czas choroby, jeśli dotyczy. Jeśli korzystasz z usługi przetwarzania listy płac, być może trzeba przedłożyć mu uwierzytelnioną kopię aktu zgonu pracownika przed przetworzeniem ostatniej wypłaty pracownika. Te kroki są ważne, ponieważ bank może zamrozić konto bankowe zmarłego, co może wpłynąć na otrzymanie ostatniej wypłaty.
Wideo dnia
Dostarczone przez Sapling Dostarczone przez SaplingPrzetwarzanie ostatecznej płatności
Jeśli pracownik otrzymał, ale jeszcze nie zrealizował wypłaty, należy zatrzymać wypłatę czeku i wystawić nowy czek na tę kwotę na rzecz beneficjenta lub majątku pracownika. Jeśli pracownik jest winien wypłatę zaległych zarobków, wystaw go do beneficjenta lub majątku pracownika. Sprawdź przepisy stanowe regulujące wszelkie specjalne warunki, które muszą być spełnione przed wystawieniem ostatecznej wypłaty.
Zgłaszanie dochodu do IRS
W przypadku wynagrodzeń należnych i wypłaconych w tym samym roku kalendarzowym, co śmierć pracownika, należy uwzględnić wynagrodzenie w formularzu W-2 pracownika, a także podać kwotę końcowej wypłaty w formularzu 1099-MISC w imieniu beneficjenta lub wykonawcy. Jeśli płace są wypłacane po roku, w którym pracownik umiera, nie wystawiaj W-2 na nazwisko pracownika na rok, w którym wystawiasz ostatnią wypłatę. Zamiast tego należy wystawić beneficjentowi lub wykonawcowi formularz 1099-MISC zawierający kwotę końcowej wypłaty. Możesz otrzymać kopie tych formularzy z urzędu skarbowego, który może również zaoferować dodatkowe wskazówki dotyczące wypełniania i wydawania tych formularzy.
