Dobrze zorganizowane biuro oszczędza czas i sprawia, że jesteś szczęśliwszy i szczęśliwszy ze współpracowników.
Posiadanie brnąć w stosach papierów, pogmatwanych szuflad, splątanych drutów i pudełek z rzeczy do siedzenia, może nie wydawać się wielkim problemem, ale jest to prawdziwe fizyczne obciążenie, gdy bierze się pod uwagę czas spędzany na polowaniu na rzeczy, które powinny być łatwe do znalezienia, ale nie są. Dezorganizacja plików elektronicznych i zamieszanie to równie wielki problem.
$config[code] not foundPotem jest ciężar mentalny. Bez względu na to, czy świadomie zdajesz sobie z tego sprawę, czy też nie, bałagany mogą stresować wszystkich.
Oto 21 sposobów na uporządkowanie fizycznych i elektronicznych przestrzeni roboczych.
Zdejmij to z podłogi
Idź w pionie z regałami i regałami. Często brakuje nam miejsca na biurku lub powierzchni. Przechowywanie w pionie sprawia, że bardziej efektywne wykorzystanie przestrzeni i więcej miejsca na poziomie oczu.
Utwórz "Centra aktywności"
Umieść wszystko, czego potrzebujesz, aby ukończyć działanie w jednym obszarze, zwłaszcza jeśli wykonujesz regularnie czynności. Unikasz marnowania czasu na szukanie i montowanie tego, czego potrzebujesz. Na przykład materiały i narzędzia do pakowania i wysyłki powinny znajdować się w jednym obszarze. Lub utwórz półkę na przedmioty, które zabrałeś ze sobą podczas podróży, takie jak teczka podróżna, neoprenowe rękawy i przenośne ładowarki.
Zrób to, Zeskanuj, Shred It
Nie używaj pulpitu jako skrzynki odbiorczej, ponieważ papier krytyczny (np. Czeki!) Może zostać zgubiony. Podpisane kontrakty i inne elementy, które chcesz zachować w formie papierowej, należy niezwłocznie odesłać. Zeskanuj cokolwiek innego w formie cyfrowej. Rozdrobnić i wyrzucić lub poddać recyklingowi papier.
Folder dla wszystkiego
Miej folder dla wszystkich dokumentów papierowych. Foldery wiszące Pendaflex, wraz z wewnętrznymi folderami manila, są niedrogim rozwiązaniem. Oznacz oba. Foldery Pendaflex są twoimi symbolami zastępczymi w szafce na dokumenty i zawsze powinny być tam pozostawione. Wewnętrzny folder manila to ten, który wyciągasz w razie potrzeby. Wtedy po zakończeniu łatwo jest ponownie umieścić folder manila w swoim pendaflecie.
Owiń przewody komputerowe
Masz kable komputerowe i przewody elektryczne w splątanym bałaganie? Nie jesteś jedyny. Na szczęście specjalne zakręty i pokrowce na sznurki potrafią zachować porządek. Oznacz swoje kable, abyś mógł znaleźć właściwy, kiedy musisz odłączyć lub przenieść coś.
Użyj Corkboardów, aby zachować przedmioty "Top of Mind" przed Tobą
Jeśli chcesz odnieść się do listy kontrolnej dla zadania lub przypomnienia, przypnij ją do tablicy korkowej tuż przy biurku. Jest to dobre dla każdego nowego procesu, dopóki nie stanie się zakorzenionym nawykiem. Po prostu zapakuj przedmiot, kiedy już go nie potrzebujesz.
Przechowuj wszystkie instrukcje w jednym miejscu
Czy musicie odwołać się do instrukcji obsługi swojej drukarki? Lub znaleźć małą ulotkę z instrukcjami, która została dołączona do zestawu słuchawkowego Bluetooth? Jeśli umieścisz wszystkie podręczniki w dedykowanej szufladzie, plastikowej skrzyni lub folderze - nie będziesz musiał na nie polować.
Utwórz podzielone szuflady
Jeśli twoje szuflady nie mają wbudowanych przegród, kup niedrogie metalowe lub drewniane przekładki - lub jeszcze lepiej, z przetworzonego plastiku. Porządkuj ładowarki urządzeń; długopisy; spinacze; Notesy i karteczki samoprzylepne; nożyczki i inne przedmioty. Nie tylko uporządkowana szuflada oszczędza czas, ale będziesz czuć się mniej zestresowany, jeśli nie będziesz musiał zanurzać się w pomieszanym bałaganie kilka razy dziennie.
Używaj Labeler do organizowania półek
To nie tylko pliki, które wymagają etykiet. Półki i szuflady mogą zyskać na ich oznaczaniu. W ten sposób wszyscy w biurze znają właściwe miejsce, aby zwrócić rzeczy.
Zachowaj listę "Do zrobienia"
Mentalna bałagania jest tak samo problem jak fizyczne bałaganu. Jednym z kluczowych punktów w systemie Getting Things Done jest wydawanie przedmiotów z głowy i na papier (lub elektroniczna lista). W ten sposób możesz skupić się na zadaniu. Po prostu utrzymuj listę spraw do załatwienia krótką i uporządkowaną.
Wykonaj cotygodniową konserwację i czyszczenie
Pod koniec każdego tygodnia pracy wrzucaj rzeczy używane w ciągu tygodnia z powrotem na swoje miejsca. Niszcz lub układaj stosy papieru. Jeśli nie pozwolisz, by bałagan gromadził się zbyt długo, łatwiej jest zachować porządek.
Użyj lokalizacji chmury centralnej dla dokumentów firmowych
Fantastycznym sposobem na zaoszczędzenie czasu i uniknięcie potrzeby tworzenia własnego "wirtualnego archiwum" jest użycie jednej centralnej lokalizacji chmury dla dokumentów firmowych. Opcje takie jak Dysk Google lub OneDrive umożliwiają konfigurowanie folderów centralnych według tematu lub klienta w celu udostępniania dokumentów.
Użyj oprogramowania Project Management lub Task Manager Software
System zarządzania projektem utrzymuje pracowników na właściwej drodze dzięki projektom. Co ważniejsze, eliminuje papierowe listy rzeczy do zrobienia i instrukcje e-mail oraz zamieszanie, które z nich wynika.
Skanuj paragony i przechowuj je w chmurze
Następnie możesz odrzucić paragony. W nowszych aplikacjach mobilnych nie potrzebujesz nawet skanera - po prostu robisz zdjęcie. Dzięki zaawansowanym aplikacjom możesz automatycznie synchronizować pokwitowania z zapisami księgowymi lub kartami kredytowymi (unikając ręcznego kluczowania).
Użyj zakładek przeglądarki do szybkiego wyszukiwania
Czy kiedykolwiek spędzasz czas na szukaniu linków do witryn z powtarzającymi się stronami referencyjnymi lub ekranami logowania? Albo nie pamiętasz, gdzie je znaleźć? Zrób zakładkę i umieść zakładki w folderach, aby uzyskać do nich dostęp za pomocą kilku kliknięć.
Zapisz listy ulubionych dla zamówień cyklicznych
Innym czasem jest zapisywanie list ulubionych w sklepach internetowych, których regularnie używasz. W ten sposób nie musisz szukać tych samych materiałów za każdym razem, gdy kupujesz. Witryny takie jak Staples.com pozwalają zapisywać listy ulubionych i jest to bardzo wygodne.
Archiwizuj stare pliki
Jeśli w ciągu ostatniego roku nie korzystałeś z plików komputerowych (szczególnie e-maili!), Zarchiwizuj je. Nadal będziesz je mieć, ale nie będziesz musiał przeszukiwać ich, aby znaleźć aktualne przedmioty. Rozważ ustawienie polityki usuwania zarchiwizowanych plików również po pewnym czasie.
Posiadać odpowiednie oprogramowanie antywirusowe i zabezpieczające przed złośliwym oprogramowaniem
Niewiele rzeczy może spowodować więcej zakłóceń i zamieszania niż utracone pliki lub stracony czas z powodu wirusów komputerowych i ataków złośliwego oprogramowania. "Nuff powiedział!
Użyj aplikacji do organizowania notatek
Uwaga: aplikacje takie jak Evernote, Microsoft OneNote i SimpleNote mogą pomóc w organizowaniu i przechowywaniu badań internetowych i notatek elektronicznych.
Naprawdę "inteligentne" telefony to oszczędzające czas
Inteligentne telefony mądrze oszczędzają czas i mogą nas uszczęśliwić. Możemy być w stanie uciec z biura na rodzinne wydarzenie bez poczucia winy, ponieważ wciąż jesteśmy w kontakcie, na wypadek, gdy pojawi się coś krytycznego. Posiadaj wydajne smartfony z wystarczającą pamięcią wewnętrzną do uruchamiania potrzebnych aplikacji.
Automatyczna synchronizacja dla wszystkich urządzeń
Mówiąc o smartfonach, zarówno właściciele firm, jak i pracownicy korzystają z wielu urządzeń - na przykład komputera stacjonarnego, tabletu i smartfona na osobę - w tym samym dniu. Przechowywanie plików w chmurze lub przynajmniej automatyczna synchronizacja plików jest niezbędna, aby zaoszczędzić czas i uniknąć nieporozumień spowodowanych brakiem najnowszego pliku.
Zaktualizuj komputery dla pamięci i prędkości
Nawet nie zdajesz sobie sprawy, ile czasu marnuje się, gdy wszystko, co robisz, trwa dłużej lub gorzej, zamarza lub regularnie się zawiesza. Odpowiednia pamięć i szybkość procesora w zeszłym roku, może nie sprostać zadaniu w tym roku. Więc uaktualnij!
To są moje 21 pomysłów na przechowywanie i organizację biura. Jakie są twoje najlepsze rady dotyczące organizacji twojego biura i oswajania bestialskiej dezorganizacji i bałaganu?
Office Photo za pośrednictwem Shutterstock
10 komentarzy ▼
