Protokoły z posiedzeń są ważnym zapisem tego, co miało miejsce na spotkaniu, w tym omówionych elementów, podjętych decyzji, wykonanych i oddelegowanych zadań oraz ustalonych terminów realizacji. Najlepiej, aby minuty spotkania były wykorzystywane zarówno przez uczestników spotkania, jak i tych, którzy przegapili spotkanie jako punkt odniesienia dla działań, które należy podjąć. Minuty są również używane w przyszłości jako zasób, jeśli ktoś chce wrócić i wskazać konkretny czas lub projekt. Finanse notatek z posiedzeń muszą być szczególnie szczegółowe i szczegółowe, ponieważ dotyczą ważnych numerów i statystyk. Jeśli jesteś odpowiedzialny za sporządzanie notatek z posiedzeń komitetu ds. Finansów, pamiętaj, aby twoje notatki były zgodne z protokołem firmowym i przestrzegaj podstawowych wskazówek dotyczących podejmowania skutecznych i efektywnych notatek na spotkania.
$config[code] not foundZanotuj nazwę firmy, datę i godzinę u góry dokumentu. Uwzględnij również wszelkie inne istotne informacje, takie jak konkretny wydział lub nazwa zespołu lub konkretny powód spotkania.
Rekordy uczestników. Uczestnikami posiedzenia komisji finansowej są zazwyczaj przewodniczący rady, członkowie zarządu i pracownicy bezpośrednio związani z finansami firmy, np. Księgowy lub kierownik ds. Finansów. Jeśli jest to spotkanie finansów rządowych, może być obecny zarządca miasta, a nawet burmistrz. Ponadto na spotkaniu mogą być reprezentowane firmy zewnętrzne, jeśli ma się odbyć dyskusja na temat konkretnego projektu. Pamiętaj, aby zanotować tytuły osób. Jeśli musisz, podaj arkusz obecności, aby upewnić się, że otrzymałeś poprawne nazwy uczestników. Możesz również nagrać nazwiska uczestników, którzy nie mogli być obecni, ale mogą potrzebować kopii protokołu.
Jeśli istnieje agenda, nagrywaj swoje notatki według każdego tematu, gdy omawiany jest temat. Tematy na posiedzeniu komisji finansowej często zawierają budżet, konkretne dane finansowe projektu, dochody lub sprawozdania finansowe, przyszłe przydziały lub zmiany lub aktualizacje kalendarza budżetowego. Uwzględnij główne punkty dyskusji i podpunkty w prozie lub formie wypunktowania w zależności od protokołu firmy. Zwróć uwagę na to, kto mówi, wszelkie wymienione nazwiska lub numery, a także osoby, dla których wyznaczono zadanie i datę wykonania zadania.
Nagraj "Inna firma". Po uwzględnieniu pozycji w porządku obrad, utwórz nową sekcję zatytułowaną Inne firmy. Tutaj możesz zanotować wszystkie nowe elementy, które są zgłaszane do dyskusji. Ponownie zwróć uwagę na mówcę, wszelkie omawiane daty lub liczby oraz wszelkie przypisane zadania i terminy.
Sprawdzanie i adresowanie brakujących informacji. Przed przesłaniem notatki ze spotkania upewnij się, że są one czytelne i poprawne gramatycznie, że nie ma literówek i że nazwy zostały poprawnie napisane. Jeśli brakuje informacji, o których wiesz, że dyskutowano, spróbuj zlokalizować brakujące informacje. Postaraj się napisać protokół możliwie jak najszybciej po spotkaniu, a wciąż możesz przypomnieć sobie, co zostało omówione.
