Etykieta biznesowa wpływa na to, jak inni postrzegają Cię w miejscu pracy - w tym współpracowników, przełożonych i klientów. Jeśli zostaniesz poproszony o zabranie protokołów na spotkanie, najważniejszą sprawą jest ich zatrzymanie jasne, zwięzłe i dokładne.
Przygotowanie i podstawy
Kiedykolwiek będziesz uczestniczyć w spotkaniu biznesowym, udaj się tam wcześniej i przygotuj się na wszelkie zadania, które możesz wykonać na spotkaniu. Jeśli zachowujesz minuty, powinieneś mieć swoje notebook lub komputer gotowywraz z innymi niezbędnymi elementami, takimi jak długopisy lub urządzenia nagrywające. Obecność jest rejestrowana w minutach, więc przygotuj arkusz logowania z wyprzedzeniem. Arkusz logowania powinien zawierać nazwisko każdego uczestnika oraz miejsce na oznaczenie czasu przyjazdu.
$config[code] not foundChociaż etyka biznesowa przeszkadza innym mówcom na spotkaniu biznesowym, oczekuje się, że osoba przyjmująca minutę zachowa dokładne notatki o tym, co zostało powiedziane i zrobione podczas spotkania. Wszelkie wnioski formalne muszą być rejestrowane dosłownie. Wypowiedz się i poproś o wyjaśnienie pytań, jeśli nie usłyszysz lub nie zrozumiesz czegoś wystarczająco dobrze, aby dokładnie je zarejestrować.
Zadaniem osoby prowadzącej spotkanie jest stworzenie porządku obrad i prowadzenie spotkania na właściwej drodze. Jeżeli spotkanie odbiegnie od ustalonego porządku obrad, protokół powinien to odzwierciedlać. Zawsze istnieje możliwość, że pewnego dnia zostaniesz poproszony o dokładne wyjaśnienie, co wydarzyło się na spotkaniu. Niezależnie od tego, powinieneś upewnić się, że minuty dokładnie opisać, co naprawdę się stało i w jakiej kolejności.
Etykieta Minute-Taking
Minutes na spotkania to nie tylko notatki dla wygody osób, które wzięły udział w spotkaniu. Protokół z posiedzenia to dokumentacja prawna o tym, co zostało zrobione na tym spotkaniu zgodnie z artykułem zarejestrowanej parlamentarzystki Nancy Sylvester.
Nie musisz rejestrować wszystkich szczegółów tego, co zostało powiedziane. Z wyjątkiem oficjalnych ruchów, po prostu podsumuj zawartość. Uwzględnij tylko te szczegóły, które w przyszłości będą ważne dla każdego, kto przejrzy minuty. Użyj słów kluczowych, aby podsumować istotę każdej dyskusji.
Unikaj żadnych komentarzy, osobistą opinię lub opisowy język w protokole. Nie tylko są one subiektywne, ale mogą później zawstydzić temat swoich komentarzy. Na przykład możesz dodać notatkę "Pan Smith opuścił spotkanie o 14:45", ale nie powinieneś nazywać tego "Pan Smith rozgniewał się na panią Jones i wypadł ze spotkania".
Aby uniknąć niepotrzebnego komentarza, nie próbuj w jakikolwiek sposób opisywać emocjonalnego tonu spotkania. Na przykład: "Pani Jones nalegała, że wyniki sprzedaży poprawią się w następnym kwartale" jest zbyt subiektywna i byłaby lepiej sformułowana, jak "Pani Jones powiedziała, że dane o sprzedaży powinny poprawić się w następnym kwartale." Niech fakty mówią same za siebie.
