Spotkania z notatkami dotyczą celu spotkania, istotnych faktów i sposobu, w jaki odbiorcy powinni odpowiedzieć na te informacje. Przechowuj notatkę tak bezpośrednią i zwięzłą, jak to możliwe, i wysyłaj ją elektronicznie lub umieszczaj w wewnętrznych skrzynkach pocztowych swoich pracowników. Solidne notatki z spotkań biznesowych pomagają menedżerom, liderom zespołów i współpracownikom udostępniać pracownikom informacje na temat nadchodzących spotkań w sposób terminowy i skuteczny.
$config[code] not foundFormat memo
Podczas formatowania notatki konferencyjnej należy przestrzegać standardowych procedur pisemnej komunikacji biznesowej - pojedyncza spacja i lewa justowanie zawartości, pomiń linię między akapitami, wstaw jedną spację po każdym okresie i nie wciskaj po rozpoczęciu nowego akapitu. Skorzystaj z określonych nagłówków, takich jak "Co przynieść na spotkanie", aby pomóc odbiorcom zidentyfikować ważne informacje oraz dostarczyć ponumerowane listy i punkty, aby mogli szybko zlokalizować potrzebne informacje, zaleca Laboratorium Pisania Online Purdue University. Pozostaw na górze 1,5-calowy margines - chyba że używasz papieru firmowego i musisz zwiększyć margines - i napisz słowo "MEMORANDUM" pogrubioną czcionką na górze strony, zaleca Loyola University w Nowym Orleanie.
Szczegóły i przedmiot
Podaj szczegółowe informacje o spotkaniu. Nie używaj notatek ze spotkania, aby omawiać inne kwestie, które nie są istotne dla spotkania, rekomenduje University of Maryland University College. Dołącz datę, godzinę i miejsce spotkania, główny temat i kto prowadzi spotkanie w nagłówku. Zaadresuj notatkę do poszczególnych pracowników, całego działu, określonego zespołu lub całego personelu, w razie potrzeby. Podaj krótkie podsumowanie tego, co zostanie omówione na spotkaniu i dołącz instrukcje lub załączniki, jeśli chcesz, aby pracownicy przeczytali lub przygotowali materiały przed spotkaniem. Zachowaj notatkę na jednej stronie lub mniej.
Wideo dnia
Dostarczone przez Sapling Dostarczone przez SaplingProfesjonalny ton
W swoim notatniku używaj zwykłego, codziennego języka profesjonalnego i unikaj slangu, sarkazmu i żartów. Jasno określaj kiedy, gdzie i dlaczego prowadzisz spotkanie i nie próbuj robić wrażenia na odbiorcach z wyrazistymi słowami słownictwa. Bądź bezpośredni i konkretny ze szczegółami spotkania i instrukcjami, zachowując uprzejmy i uprzejmy ton. Unikaj emocji i trzymaj się podstawowych faktów dotyczących spotkania, zgodnie z Loyola University. Nawet jeśli podczas spotkania omawiasz emocjonalnie obciążone kwestie, konflikty lub obawy firmy, notatki ze spotkania wymagają spokojnego, neutralnego tonu.
Sposoby wysłania notatki ze spotkania
Wyślij notatkę ze spotkania w ten sam sposób, w jaki zwykle komunikujesz się ze współpracownikami i personelem. Na przykład dyrektor szkoły podstawowej może umieścić wydrukowaną notatkę w wewnętrznej skrzynce pocztowej każdego nauczyciela. Może też wysyłać notatki elektroniczne drogą elektroniczną do roboczych adresów e-mail nauczycieli. Wysyłaj memorandum z wiadomościami tekstowymi do swoich pracowników, jeśli już wcześniej powiadomiłeś ich, że planujesz korespondować w ten sposób. Notatki są zazwyczaj zbyt długie, aby przesłać je za pomocą wiadomości tekstowych, chyba że podajesz tylko datę, godzinę i lokalizację. Unikaj korzystania z osobistych kont e-mail pracowników w celach biznesowych, ale nie wahaj się wysyłać notatek ze spotkań do służbowych adresów e-mail.
