13 sposobów na usprawnienie spotkań

"Jakich ram można użyć, aby ułatwić planowanie spotkań w celu rozwiązywania problemów?"

Jak sprawić, by spotkania były bardziej efektywne

Użyj płótna modelu biznesowego

"Business Model Canvas to proces, który holistycznie rozwiązuje wielostronny charakter tworzenia udanych rozwiązań biznesowych. Systematycznie dopasowuje zainteresowania interesariuszy do klientów, do łańcucha dostaw i inwestorów, co pomaga ci uzyskać opłacalne, możliwe do zastosowania rozwiązania. "~ Christopher Kelly, Convene

Rozwal ściany

"Zbyt często spotkania służące rozwiązywaniu problemów to sztywne, skoordynowane wydarzenia. Zamiast trzymać się ustrukturyzowanego podejścia, znajdź kogoś, kto jest kompetentny w robieniu dobrych notatek i pozwól swojemu zespołowi "zgasić" staroświecki sposób: w pokoju, rozmawiając ze sobą bez konieczności trzymania rogu społecznego, i rozwiązywanie problemów przez komisję. "~ Nathan Hale, pierwszy amerykański kupiec

Dodaj odpowiedzialność

"Rozwiązujemy wiele problemów technicznych w naszej organizacji związanych z niestandardowymi integracjami. Ramy, które działają dla nas to: analizować, dyskutować, sugerować, podsumowywać, rozwiązywać, monitorować. Analizujemy wszystkie problemy przed spotkaniem i krótko je omawiamy (maksymalnie 30 minut). Sugestie dotyczące rozwiązań są następnie gromadzone i recapowane. Realizujemy, rejestrujemy i realizujemy uchwały. "~ Duran Inci, Optimum7

Niech wszyscy staną na pełnym spotkaniu

"Ludzie nie lubią wstawać niepotrzebnie. To nienaturalne. W InGenius Prep Joel Butterly narzucił tę zasadę i zmusił nas do sprawnego rozwiązywania problemów na spotkaniach i podsumowywania konkretnych punktów działań. Ograniczenia czasowe mogą być zbyt mało elastyczne, a nieograniczony czas jest trującą pigułką produktywności. Więc wstań. "~ David Mainiero, InGenius Prep

Zdefiniuj jedną rzecz, którą chcesz osiągnąć

"Oto ramy, których używamy podczas naszych spotkań: Zdefiniuj jedną rzecz, którą chcesz osiągnąć podczas spotkania. Upewnij się, że wynik jest jasny. Śledź jedną rzecz trzema gadżetami. To jest jak trzy wypusty twierdzenia o tezie. Jakie trzy rzeczy omówisz, aby osiągnąć jedną rzecz? Ustaw agendę z wyprzedzeniem. "~ Jon Tsourakis, Revital Agency, LLC

Upewnij się, że wszyscy usłyszeli

"Badania pokazują, że równy udział jest kluczem do projektów obejmujących pracę zespołową. Nawet dominujący personel zyskuje na słuchaniu, a bardziej zarezerwowani pracownicy często mają świetne pomysły, których po prostu nie można usłyszeć. Postaraj się zorganizować spotkanie, które zniechęca do jawnego osądu lub skorzystaj z minutnika, aby pozwolić wszystkim mówić bez przerwy. "~ Brandon Stapper, 858 Graphics

Zachowaj je krótkie i uporządkowane

"Liczne badania wykazały, że nasze skoki uwagi zaczynają słabnąć po 20 minutach. Dlatego mam ścisły 20-minutowy punkt odcięcia dla spotkań. Aby upewnić się, że wszystko zostanie zrealizowane w tak krótkim czasie, bardzo dobrze zorganizuję spotkania. Zamiast żartować, każę każdemu pracownikowi wyrazić swoją opinię na temat problemu, a następnie wspólnie podejmujemy szybką decyzję. "~ Elle Kaplan, LexION Capital

Przyjdź przygotowany, aby omówić rozwiązania, a nie problemy

"Wszyscy gracze firmy powinni zablokować godziny, aby zdiagnozować problem, przyjść na spotkanie z rozsądnymi rozwiązaniami, a następnie wykorzystać spotkanie tylko do stworzenia buy-in lub uzyskania opinii. W ten sposób uczestnicy mogą ulepszyć pomysł zamiast spędzać cenny czas na burzy mózgów. Ponadto możesz używać narzędzi takich jak e-mail, Slack lub Trello, aby rozmowy były krótkie i wychodzić z sali konferencyjnej. "~ Jake Dunlap, Skaled

Daj swojemu zespołowi świeże ramy odniesienia

"Jeśli myślisz, że rozwiązanie problemów oznacza zablokowanie wszystkich w pokoju na czas nieokreślony, to spójrz na wykres wizji. Nie mrugaj, chyba że płonąca suchość poprawia (zamiast zaciera) wzrok. Faktem jest, że monotonne bodźce (nawet te wymagające układanki) odręcają umysł. Spróbuj zmienić scenerię. Nowe rzeczy mogą skłaniać do nowych sposobów myślenia i prowadzić do krytycznych epifanii. "~ Manpreet Singh, TalkLocal

Zacznij od wyraźnie określonego problemu

"Burza mózgów zwykle nie działa dobrze. Kluczem jest dobrze zdefiniować problem, a następnie mówić o konkretnych strategiach, które możesz teraz zastosować, aby zbudować rozwiązanie. Nie ma znaczenia jak mała lub głupia jest rzecz. Lepiej, aby wszyscy zaangażowani mogli teraz podjąć działania, niż wymyślić idealny plan. "~ Thomas Smale, FE International

Przyjmij więcej niż jedno rozwiązanie

"Kiedy spotkanie z rozwiązywaniem problemów odbywa się przez 15 minut, więcej niż jeden członek twojego zespołu jest zmuszony wymyślić pomysł, jak iść naprzód. Twoim największym zadaniem jako lidera jest odfiltrowanie opcji, które zostały już złożone. Znajdź ich zgodność i ograniczenia. Niech każdy członek wie, że ich punkt widzenia zostanie szanowany i przetestowany. "~ Cody McLain, SupportNinja

Bądź skoncentrowany na trzech celach

"Trzyczęściowy proces skutecznego rozwiązywania problemów może sprawić, że różnica między chaosem a sukcesem. Kluczem jest wyjaśnienie celu spotkania i skupienie wszystkich na każdym kroku. Krok 1: Zidentyfikuj problem. Krok 2: Określ, co Cię powstrzymuje. Krok 3: Zaakceptuj rozwiązanie. Jeśli to możliwe, neutralny moderator spotkania może pomóc wszystkim skupić się na właściwej ścieżce. "~ Nicole Munoz, Zacznij już teraz

Niech wszyscy odrabiają lekcje

"Jeśli mamy problem, który musimy rozwiązać, przekażę zespołowi ogólne informacje i kilka punktów, na które powinniśmy się skupić, i poprośmy ich o burzę mózgów i przyniesienie ich notatek. W ten sposób nie marnujemy czasu na ponowne wprowadzenie problemu i możemy szybko znaleźć rozwiązania. Skupiamy się na jednym problemie, nawet jeśli w naszych dyskusjach pojawia się inny, więc rozmowa nie jest wykolejona. "~ Micah Johnson, GoFanbase, Inc.

Spotkanie Zdjęcie przez Shutterstock