W przeszłości sekretarz był często uważany za jeden z najniższych na totemie firmy. Czasy się zmieniły, a rola sekretarza stała się asystentem administracyjnym, osobą, która często jest podstawą funkcjonowania całej organizacji. Niezależnie od tego, czy pracują dla jednego dyrektora, wielu menedżerów, czy dla całej organizacji, obsługa administracyjna asystenta pozwala wszystkim innym poświęcić więcej czasu na strategiczne priorytety i rozwój firmy, mając pewność, że szczegóły są pod kontrolą.
$config[code] not foundPrzegląd obowiązków administracyjnych
W sensie ogólnym obowiązki administracyjne są zadaniami i działaniami, które są częścią codziennej działalności firmy. Obejmują one odbieranie połączeń, odbieranie wiadomości, zarządzanie korespondencją, zamawianie materiałów eksploatacyjnych i utrzymywanie wspólnych powierzchni biurowych w porządku i funkcjonalności. Do obowiązków może należeć również tworzenie raportów, wprowadzanie danych i zarządzanie nimi, zarządzanie plikami, podstawowe księgowanie i inne zadania finansowe. Wiele z tych obowiązków jest zarządzanych przez asystentów administracyjnych, których zadaniem jest pomaganie danej osobie lub zespołowi w wykonywaniu niektórych lub wszystkich zadań biurowych, ale wiele stanowisk na stanowiskach wstępnych i na poziomie średnim obejmuje również sporo pracy administracyjnej. Na przykład asystenci administracyjni mogą być odpowiedzialni za aktualizowanie własnej pracy w systemie zarządzania projektami lub odpowiadanie na wiadomości e-mail. Większość obowiązków administracyjnych ma charakter biurowy i często sprowadza się do zarządzania i dystrybucji informacji.
Technologia
Wiedza na temat technologii jest jednym z najważniejszych aspektów obowiązków administracyjnych. Obejmuje to korzystanie z narzędzi takich jak komputery, faksy, kopiarki, skanery, telefony i inny sprzęt biurowy. Korzystanie z popularnych programów komputerowych, w tym edytorów tekstu, arkuszy kalkulacyjnych, baz danych i oprogramowania do publikowania na komputerach jest zazwyczaj wymagane w przypadku większości prac administracyjnych. Możliwość rozwiązywania problemów z udostępnionym sprzętem jest również częścią wielu administracyjnych opisów zadań. Nie jest niczym niezwykłym, na przykład, aby administratorzy byli wezwani do usuwania zacięć papieru lub do zmiany tonera w drukarkach i kserokopiarkach.
W niektórych firmach od asystentów administracyjnych oczekuje się również umiejętności korzystania z oprogramowania do planowania i zarządzania projektami. Ci, którzy pracują bezpośrednio dla kadry kierowniczej, są zwykle proszeni o zarządzanie kalendarzem swojego szefa, a działowi asystenci administracyjni są proszeni o planowanie spotkań, śledzenie wakacji i dni chorych, a także ogólnie wiedzą, gdzie są ludzie i co robią.
Wideo dnia
Dostarczone przez Sapling Dostarczone przez SaplingPorozumiewanie się
Kolejnym ważnym obowiązkiem administracyjnym jest komunikacja. Asystenci administracyjni są często proszeni o porozumiewanie się, zarówno w formie pisemnej, jak i ustnej. Mogą zostać poproszeni o napisanie notatek, korespondencję ze współpracownikami lub klientami za pomocą poczty elektronicznej, aktualizację podręczników firmy lub witryn internetowych lub edycję i korektę pracy innych osób. Asystenci są również zwykle odpowiedzialni za odbieranie telefonu, wykonywanie połączeń w imieniu swojego szefa i interakcje z odwiedzającymi. Dlatego też skuteczny asystent administracyjny powinien mieć doskonałe umiejętności komunikacyjne oraz umieć pisać i mówić w sposób jasny i profesjonalny.Solidne zrozumienie ortografii, gramatyki i standardów profesjonalnej komunikacji pisemnej jest ważne, ponieważ asystent reprezentuje swojego szefa.
Księgowość i zakupy
Śledzenie wydatków jest ważne w każdej firmie, a to zadanie często spoczywa na asystencie administracyjnym, który może zostać wezwany do zapisania wydatków w arkuszu kalkulacyjnym lub programie księgowym, zbierania i weryfikowania raportów wydatków od pracowników oraz zarządzania zwrotami kosztów. W małej firmie asystent administracyjny może również obsługiwać należności, wysyłać rachunki i przetwarzać płatności oraz obsługiwać depozyty dla firmy. Specjaliści zajmujący się administracją są czasem odpowiedzialni za drobną gotówkę, śledzenie wydatków i dodawanie funduszy w razie potrzeby. Inne obowiązki w tym obszarze mogą obejmować analizę wydatków, pomoc w budżetowaniu i rozwiązywanie sporów między sprzedawcami.
Jeśli chodzi o zakupy, asystenci administracyjni zazwyczaj zajmują się dostawami, co oznacza, że organizują i monitorują materiały biurowe oraz w razie potrzeby zamawiają uzupełnienia. Przeprowadzają badania na dostawcach i w razie potrzeby zlecają lub wystawiają zamówienia. W niektórych przypadkach asystenci administracyjni mogą również być odpowiedzialni za śledzenie i zarządzanie licencjonowaniem oprogramowania lub subskrypcji, zapewniając, że są one wypłacane szybko i używane prawidłowo.
Badania i planowanie
Wielu administratorów jest wezwanych do zarządzania projektami badawczymi i kompilowania informacji. Może to być tak proste, jak wyszukiwanie numeru telefonu lub adresu, lub bardziej złożony projekt może obejmować wyszukiwanie informacji o klientach, porównywanie szczegółów i tworzenie rozbudowanych arkuszy kalkulacyjnych lub raportów. Projekty te zazwyczaj wymagają pracy w krótkich terminach i prezentacji informacji.
W wielu przypadkach obowiązki administracyjne obejmują również planowanie. Od cotygodniowych spotkań personelu po ważne wydarzenia, asystenci administracyjni są wezwani do dbania o szczegóły. Użytkownik może być odpowiedzialny za rezerwację sali konferencyjnej na spotkanie lub zarządzanie rezerwacją pokoju dla całego budynku lub piętra, zamawianie posiłków i upewnienie się, że wszystkie urządzenia techniczne są gotowe i działają po rozpoczęciu spotkania. Planowanie podróży to kolejna duża odpowiedzialność. Jeśli firma nie ma działu podróży, asystentem administracyjnym może być osoba, która prowadzi badania i rezerwuje loty i hotele, dokonuje rezerwacji posiłków i zajmuje się innymi szczegółami, takimi jak rejestracje konferencji.
Specjalistyczne zadania
W określonych branżach pracownicy administracyjni są wezwani do obsługi zadań wymagających specjalistycznej wiedzy lub umiejętności. Na przykład prawni i medyczni asystenci administracyjni często muszą wykonywać zadania wymagające zrozumienia terminologii i procedur branżowych. Sekretarze prawni mogą być wezwani do wypełniania i dokumentowania dokumentów prawnych, takich jak wezwania, odwołania lub roszczenia, które wymagają podstawowego poziomu wiedzy prawnej i zrozumienia. Znajomość systemu sądownictwa i procedur jest również ważna dla tych asystentów administracyjnych, podobnie jak umiejętność prowadzenia badań prawnych.
Obowiązki w dziale kadr koncentrują się na kwestiach związanych z zatrudnieniem i mogą obejmować wywiady z harmonogramami, przetwarzanie kontroli w tle i wstępną weryfikację aplikacji, aby upewnić się, że są kompletne. Ktoś, kto pełni tę funkcję będzie najprawdopodobniej wymagał znajomości i doświadczenia w zakresie zasobów ludzkich i prawa pracy. Zasadniczo, konkretna dziedzina i dział, w którym pracuje asystent administracyjny, będą czynnikiem determinującym konkretne obowiązki, a niektóre dziedziny wymagają większego doświadczenia i wiedzy niż inne.
Kwalifikacje asystenta administracyjnego
Podczas gdy większość zadań obejmuje przynajmniej niektóre obowiązki administracyjne, większość jest obsługiwana przez asystentów administracyjnych. W prawie każdej branży istnieją możliwości, a większość stanowisk na poziomie początkowym jest dostępna dla osób posiadających dyplom ukończenia szkoły średniej lub ich odpowiednik. Niektórzy pracodawcy wolą zatrudniać asystentów administracyjnych lub sekretarzy z tytułem licencjata lub doświadczeniem w tej dziedzinie. Niektóre dziedziny, takie jak prawo i medycyna, zazwyczaj wymagają od asystentów dodatkowej edukacji związanej z dziedziną.
Niezależnie od poziomu wykształcenia większość pracodawców poszukuje asystentów administracyjnych, którzy mają doświadczenie i umiejętności w zakresie pracy biurowej, w tym w zakresie przetwarzania tekstów, arkuszy kalkulacyjnych i zarządzania bazami danych. Zazwyczaj pracodawcy wymagają od asystentów umiejętności w produktach Microsoft Office. Niektóre kolegia środowiskowe, agencje pracy tymczasowej i programy edukacyjne dla dorosłych oferują programy certyfikatów w zakresie zarządzania biurami, które mogą przynieść Ci korzyść, gdy szukasz pracy. Większość pracodawców zapewnia również szkolenia w miejscu pracy, aby pomóc asystentom przyspieszyć i poznać ich konkretne zadania.
Poza umiejętnościami pisarskimi pracodawcy chcą zatrudnić osoby, które mają doskonałe umiejętności komunikacyjne (pisemne i ustne), umiejętności organizacyjne, zdolności decyzyjne i umiejętności rozwiązywania problemów oraz umiejętności interpersonalne. Profesjonalizm jest również koniecznością, podobnie jak możliwość wielozadaniowości i priorytetyzacji. Ponieważ tak wielu pracodawców zajmuje się poufnymi informacjami i często są związani przepisami federalnymi, dyskrecja i zdolność zachowania poufności są również ważnymi cechami.
Prognozy płac i zatrudnienia
Średnia pensja asystenta administracyjnego jest bardzo różna, ponieważ asystenci rozpoczynający naukę znajdują się na niższym końcu spektrum, zarabiając od 20 do 20 dolarów, a najlepiej opłacani asystenci zarabiają prawie sześć osób. PayScale.com informuje, że asystenci administracyjni zarabiają średnio 38 736 USD, co jest ściśle odzwierciedlone w danych statystycznych Biura Pracy, co daje medianę wynagrodzenia na poziomie 37 870 USD, przy czym połowa asystentów administracyjnych zarabia więcej, a połowa zarabia mniej. BLS informuje, że najlepiej zarabiający asystenci zarabiają ponad 62 000 USD rocznie, a kwota ta wynosi 85 000 USD dla sekretarzy wykonawczych. Wynagrodzenie wzrasta wraz z wieloletnim doświadczeniem, a ci, którzy mają najwięcej doświadczenia, zarabiają najwięcej.
Niestety, BLS projektuje również, że popyt na asystentów administracyjnych prawdopodobnie spadnie o 5 procent do roku 2026, ponieważ większość stanowisk nie będzie nowa, ale raczej zastąpi pracowników, którzy odejdą. Rozwój technologii i przeniesienie wielu obowiązków administracyjnych na innych pracowników powodują znaczny spadek. Ponadto, jak wiele organizacji usprawnia operacje, asystenci są przypisywani do więcej niż jednego menedżera lub działu i ponoszą więcej obowiązków.
Jak odnieść sukces w swoich administracyjnych obowiązkach
Często zdumiewający asystenci administracyjni znajdują się na szczycie listy promocji, zwłaszcza gdy mają wykształcenie wyższe i dogłębne zrozumienie branży i biznesu. Traktowanie swojej pracy poważnie może prowadzić do większych i lepszych rzeczy, więc w twoim najlepszym interesie jest znalezienie sposobów, aby stać się niezbędnym dla twojego szefa i współpracowników.
Jednym z najlepszych sposobów, aby to zrobić, jest poznanie celów i priorytetów swojego szefa oraz przewidywanie jego potrzeb. Spójrz naprzód i przygotuj się na przewidywania, aby przygotować się na prośby lub potrzeby, zanim szef zda sobie z nich sprawę. Na przykład, jeśli twój szef uczęszcza na określone spotkanie co tydzień lub co miesiąc, przeczytaj protokoły ze spotkania przed czasem i przygotuj dokumenty lub raporty, które twój szef ma zaprezentować na spotkaniu z dużym wyprzedzeniem. Jeśli zauważysz, że Twój przełożony będzie uczestniczył w spotkaniach przez cały dzień bez dużej przerwy, zamów lunch, który będzie dostarczony i utrzymaj świeżą kawę. Pamiętaj, że Twoim zadaniem jest sprawić, by szef wyglądał dobrze, więc zrób to, co musisz zrobić, aby zaprezentować najbardziej profesjonalny i kompetentny wizerunek.
Dotrzymywanie kroku branży może również pomóc Ci zostać asystentem rocka. Poznaj terminologię i nadążaj za trendami. W ten sposób możesz przyczynić się do rozmów i być dokładniejszym w swojej pracy. Szczegóły mają znaczenie, więc zrozumienie, o czym wszyscy mówią, pomoże ci uniknąć kosztownych błędów. Wielcy asystenci są również zaradni i wiedzą, kiedy podjąć działania i dokładnie to, co robić. Nie możesz uciec do szefa z każdym pytaniem lub zagadnieniem; Twój szef oczekuje, że zajmiesz się sprawami, które powracają do nauki. Jeśli znasz swoją organizację wewnątrz i na zewnątrz, gdzie można znaleźć informacje oraz zasady i procedury firmy, możesz być bardziej zaradny i rozwiązywać problemy.
Wreszcie bycie doskonałym asystentem wymaga wyjątkowych umiejętności organizacyjnych. Możesz zostać wezwany do odpowiadania na pytania, dostarczania aktualizacji statusu lub rozwiązywania innych problemów w dowolnym momencie, a jeśli nie jesteś zorganizowany, nie możesz tego zrobić. Najważniejszym obowiązkiem administracyjnym jest utrzymywanie wszystkich talerzy wirujących i organizujących się, co jest podstawą tej umiejętności.
