Tradycyjne przechowywanie papieru zostało w dużej mierze zastąpione lub wspomagane przez przechowywanie plików w komputerowych bazach danych. Istnieją zalety i wady tradycyjnego zgłoszenia. Chociaż pliki papierowe są na wyciągnięcie ręki i łatwo dostępne, zajmują dużo miejsca i zużywają papier. Ustalenie, czy tradycyjny system archiwizacji jest dla Ciebie odpowiedni, zależy od Twojej firmy. Firmy prawne i firmy przechowujące dokumentację medyczną mogą stwierdzić, że ich pliki zmieniają się lub rosną tak szybko, że tradycyjne składanie dokumentów papierowych jest jedynym sposobem na nadążanie za codziennymi wydarzeniami.
$config[code] not foundŁatwy dostęp
Tradycyjna organizacja plików jest łatwo dostępna. Pliki fizycznie znajdują się w centralnej lokalizacji. Jeśli nie możesz znaleźć czegoś, możesz wydać tak długo, jak potrzebujesz przejść przez każdy plik, aż znajdziesz dokładnie to, czego szukasz. Możliwość przeglądania, dotykania i odczytywania plików w dowolnym momencie może pomóc w zastanowieniu się, w jaki sposób wprowadzić innowacje w swoim biznesie.
Łatwy do zrozumienia
Tradycyjne systemy archiwizacji są zazwyczaj łatwe do zrozumienia. Pliki można układać na kilka sposobów, w tym alfabetycznie, według tematu lub zestawów umiejętności, numerycznie, według daty, miejsca lub kolejności ważności. Nawet jeśli początkowo nie rozumiesz używanego systemu segregowania, możesz to zrozumieć, przeglądając pliki i zwracając uwagę na ich czynniki definiujące.
Wideo dnia
Dostarczone przez Sapling Dostarczone przez SaplingPrzestarzały
Z drugiej strony, tradycyjne pliki papierowe zostały zastąpione w wielu organizacjach komputerowymi. Więcej firm skanuje i pobiera swoje pliki na komputery biurowe. Dzięki tej metodzie pracownicy mogą znajdować pliki i przesyłać je natychmiast za pomocą oprogramowania do bazy danych wyszukiwania, oszczędzając czas i zwiększając produktywność.
Trudne do ochrony
Tradycyjnie zorganizowane pliki są trudne do ochrony. Pożary lub inne klęski żywiołowe mogą niszczyć pliki, co może skutkować utratą działalności. Tworzenie kopii zapasowych tradycyjnych plików jest czasochłonne i zajmuje wiele godzin kopiowania, etykietowania i ponownego składowania.
Brak przestrzeni i wydajności
Tradycyjna organizacja plików może wymknąć się spod kontroli. Liczba plików do zorganizowania rośnie wraz z Twoją firmą; może to być ból w bazie danych, aby znaleźć miejsce na wszystkie te papiery. Skuteczne przesyłanie przedmiotów również może stanowić wyzwanie.
